‘We willen zien hoe we echt werken, maar het organigram dat we al jaren hebben, houden we ook.’
De afgelopen acht jaar hebben we die zin in een of andere vorm steeds opnieuw gehoord. Veel organisaties denken over de verdeling van hun werk na via een klassiek organigram. Het is het beeld dat ze altijd hebben gebruikt, maar het vangt maar een deel van hun dagelijkse werk.
Daar hebben ze gelijk in: door elke organisatie met rapportagelijnen loopt een tweede organisatie. Die bestaat uit de projecten, werkgroepen en missieteams waar veel van het echte werk gebeurt. De meeste mensen horen bij allebei: een thuisteam met een leidinggevende, en een of meer soepele, netwerkachtige teams. Nu zie je ze allebei, op één kaart.
De organisatie op je organigram
Vakjes en lijnen kent iedereen: een baas voor elke persoon en een duidelijk loopbaanpad van de nieuwste collega tot de CEO.
Het organigram draagt veel gewicht. Salarissen, HR-rechten, compliance, toegang tot informatie en loopbaanpaden hangen er allemaal aan vast. Het vertelt je waar je bent binnengekomen en waar je daarna naartoe kunt. Het is ook een gedeelde taal tussen organisaties. Stap je over naar een ander bedrijf, dan kun je nog steeds ongeveer bepalen waar je staat qua managementniveaus.
Al meer dan een eeuw is het de standaardmanier om een organisatie te beschrijven, en veel bedrijven hebben er hun succes op gebouwd. Daarom willen maar weinig bedrijven het uit elkaar halen.
De organisatie waarin je elke dag werkt
Denk nu eens aan het werk dat mensen vorige week echt hebben gedaan.
Neem een senior data-analist in het financiële team. Op het organigram is dat één vakje en één baas. Dit kwartaal bouwt diezelfde persoon ook de rapportage voor een nieuwe fabriek, werkt samen met Juridische Zaken en IT aan een migratie van klantgegevens en begeleidt twee juniorcollega’s bij Sales.
Dat gebeurt allemaal in teams en kortlopende projecten buiten de vakjes en lijnen. Mensen komen samen rond een project, hebben er een rol in, maken het af en pakken het volgende op.
Beide beschrijvingen kloppen. Het organigram zegt waar je thuishoort. Het werk zegt wat je doet en met wie. Het ene verandert als iemand wordt aangenomen of promotie maakt, het andere om de paar weken.
Twee beelden, en elk beantwoordt de helft van de vragen
De meeste bedrijven houden deze twee organisaties tegelijk in stand. De rapportagelijnen staan in het HR-systeem. Het werk leeft in projectlijsten en spreadsheets, in chatkanalen en in de hoofden van mensen. Is het hele verhaal nodig, dan tekent iemand het op een whiteboard of een PowerPoint-dia.
Elk beeld op zich roept vragen op. Laat je mensen alleen het organigram zien, dan kunnen ze niet achterhalen wie er eigenlijk aan wat werkt. Laat je ze alleen de soepele, netwerkachtige kant zien, dan vragen ze terecht: ‘Waar hoor ik thuis? Wie mag er beslissen?’
Mensen hebben beide antwoorden nodig, en wel tegelijk.
Kotters duale besturingssysteem
De managementliteratuur heeft hier een naam voor. In zijn artikel ‘Accelerate!’ in de Harvard Business Review uit 2012 en zijn boek Accelerate uit 2014 beschrijft John Kotter een duaal besturingssysteem (dual operating system): de hiërarchie behouden om het bedrijf betrouwbaar te runnen, en er een netwerk van vrijwilligers naast zetten voor snelle, strategische verandering. Beide draaien tegelijk, met dezelfde mensen.
Wat we in de praktijk zien, is breder. Bij de meeste organisaties die bij ons aankloppen, gaat de tweede organisatie verder dan strategische initiatieven: zo wordt het gewone werk gedaan. Bayer Pharma Schweiz brengt bijvoorbeeld Chapters als thuisteams voor de rapportagelijnen in kaart, en Nuclei voor het afdelingsoverstijgende werk, zoals we beschreven in ons verhaal over Bayer en onze gids over Dynamic Shared Ownership. Roche laat Mission Based Teams draaien bovenop de lijnorganisatie.
Veel organisaties werken met een duaal besturingssysteem zonder de naam ooit te gebruiken, maar ze maken het zelden in zijn geheel zichtbaar.
Allebei op één kaart
Sinds Peerdom 5.3 kan elke groep op je kaart een eigen lay-out hebben. Je kunt een groep instellen op de lay-out Organigram om de rapportagelijnen te tonen die iedereen herkent. Naast dat organigram kunnen je teams en missies in bubbels of cirkels getekend worden. Projecten voor de hele organisatie lopen over een contour om alles heen en laten de verbindingen tussen de twee besturingsmodellen zien.
Rising Star Ketchup Co. is een fictief voedingsbedrijf dat zo werkt. Bottling en On the Road werken in ploegen met duidelijke leidinggevenden, dus zijn ze getekend als organigrammen. Het bedrijfsbrede project ‘No-sugar ketchup by 2028’ brengt collega’s uit het hele bedrijf samen. Selecteer het, en er lopen lijnen naar elke rol in het project, of die rol nu in een bubbel zit of in een rij van het organigram.
Je kiest zelf hoeveel je van elk laat zien. Sommige organisaties tekenen hun hele rapportagestructuur als organigram, met hun projectteams ernaast. Andere houden alleen een hiërarchie in de afdelingen die daarop draaien. Het zijn in elke lay-out dezelfde gegevens, dus je kunt later altijd van gedachten veranderen.
Wat iedereen ziet
Hier betaalt de kaart zich uit voor de mensen die erop staan.
Ga met de muis over een collega, en de kaart markeert elke functie en rol van die persoon, in het organigram en in alle andere teams. In één oogopslag zie je waar die persoon in de rapportagelijn staat en waar die verder allemaal aan bijdraagt.
In het profiel staan de functie en de rollen bij elkaar, elk met de groep waartoe die behoort. Dat geeft een duidelijke boodschap over hoe je je werk kunt zien: je bent zowel je functietitel als een verzameling rollen. Je kunt ook een veld Functietitel en een veld Leidinggevende aan het profiel toevoegen, voor extra duidelijkheid.
Nu kan iedereen de vragen beantwoorden waarvan de antwoorden vroeger over meerdere systemen verspreid waren. Wat is mijn thuisteam? Aan wie rapporteer ik? Waar werk ik nog meer aan, en met wie? Bij wie moet ik hiervoor zijn?
Zo zet je het op
- Zet je organisatie als groepen op één kaart. Heb je al twee groepen, één voor functies en één voor rollen, dan ben je klaar.
- Open de groep met je rapportagelijnen, ga naar het tabblad Ontwerp en kies Organigram.
- Maak je afdelingsoverstijgende werk aan als projecten voor de hele organisatie in de app Projecten, en voeg de rollen toe die meedoen.
- Zet de laag Projecten aan om de contour om de kaart te zien, en selecteer een project om te zien wie erin zit.
De stapsgewijze uitleg staat in de documentatie: Groepslay-outs. Spreek vroeg twee dingen af die de kaart zichtbaar maakt en aan jou overlaat: hoe mensen hun tijd verdelen tussen hun team en hun projecten, en wie wat beslist als de twee elkaar raken.
Groepslay-outs horen bij elk abonnement, ook bij het gratis abonnement Peerdom. De app Projecten is een add-on voor Peerdom+, die je eerst kunt uitproberen. Peerdom is een Zwitsers bedrijf, en onze verwerkersovereenkomst beschrijft waar gegevens verwerkt worden en noemt onze huidige subverwerkers.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ons organigram houden en in rollen werken? Ja. Je rapportagelijnen verschijnen als organigram, je rollen en projecten staan ernaast, en iedereen komt in beide voor, op dezelfde kaart.
Wat is een duaal besturingssysteem? Een model van John Kotter waarin een organisatie twee systemen tegelijk laat draaien: een hiërarchie voor betrouwbare dagelijkse operaties en een netwerk van vrijwilligers voor strategische verandering. Het netwerk vult de hiërarchie aan, en de twee werken zij aan zij.
Hebben mensen twee tools nodig om beide te zien? Eén kaart is genoeg. Eén persoon heeft één profiel, met de functie in de hiërarchie en de rollen in de rest van de organisatie.
Waar zie ik aan wie iemand rapporteert? In het organigram op de kaart. Voeg een veld Leidinggevende toe aan je organisatie, en het staat ook op elk profiel.
Werkt dit ook bij fusies en overnames? Ja. Zet het overgenomen bedrijf als groep op je kaart en teken het als het organigram dat het is. Integratieprojecten lopen dan om beide bedrijven heen. Zie ons artikel over overnames.
Rising Star Ketchup Co. is een fictief demobedrijf dat dit artikel illustreert. Alle namen in de screenshots zijn verzonnen.
