« Nous voulons voir comment nous travaillons vraiment, mais nous gardons aussi l’organigramme que nous avons depuis des années. »
Depuis huit ans, nous entendons cette phrase, sous une forme ou une autre, encore et encore. Beaucoup d’organisations réfléchissent à la répartition de leur travail à travers un organigramme classique. C’est l’image qu’elles ont toujours utilisée, mais elle ne saisit qu’une partie de leur travail quotidien.
Elles ont raison : toute organisation dotée de lignes hiérarchiques est traversée par une seconde organisation. Celle-ci est faite des projets, des groupes de travail et des équipes de mission où se joue une grande part du travail réel. La plupart des personnes appartiennent aux deux : une équipe d’attache avec une ou un responsable, et une ou plusieurs équipes fluides, en réseau. Vous pouvez désormais voir les deux, sur une seule carte.
L’organisation que montre votre organigramme
Tout le monde connaît les cases et les lignes, une ou un responsable pour chaque personne, et un parcours de carrière clair de la dernière recrue jusqu’à la direction générale.
L’organigramme pèse lourd. Salaires, droits RH, conformité, accès à l’information et parcours de carrière en dépendent. Il dit où votre parcours a commencé dans l’entreprise et où il pourrait vous mener. C’est aussi un langage commun d’une organisation à l’autre. Si vous changez d’entreprise, vous saurez encore à peu près où vous vous situez en matière de niveaux de management.
Depuis plus d’un siècle, l’organigramme est la façon habituelle de décrire une organisation, et bien des entreprises ont bâti leur réussite sur lui. Voilà pourquoi si peu d’entre elles veulent s’en défaire.
L’organisation dans laquelle vous travaillez chaque jour
Pensez maintenant au travail que les gens ont réellement fait la semaine dernière.
Prenez une personne qui occupe le poste d’analyste de données senior dans l’équipe Finance. Sur l’organigramme : une case et une ligne hiérarchique. Ce trimestre, la même personne construit aussi le reporting d’une nouvelle usine, travaille avec le service juridique et l’informatique sur une migration de données clients, et accompagne deux collègues en début de carrière dans l’équipe Ventes.
Tout cela se passe dans des équipes et des projets éphémères situés en dehors des cases et des lignes. Les personnes se réunissent autour d’un projet, y tiennent un rôle, le mènent à bien et passent au suivant.
Les deux descriptions sont vraies. L’organigramme dit où est votre place. Le travail dit ce que vous faites et avec qui. L’un change lors d’une embauche ou d’une promotion, l’autre toutes les quelques semaines.
Deux images, et chacune répond à la moitié des questions
La plupart des entreprises font vivre ces deux organisations en même temps. Les lignes hiérarchiques vivent dans le système RH. Le travail vit dans les listes de projets et les tableurs, dans les canaux de discussion et dans la tête des gens. Quand il faut l’histoire complète, quelqu’un la dessine sur un tableau blanc ou une diapositive PowerPoint.
Prise seule, chaque image soulève des questions. Si vous montrez seulement l’organigramme, personne ne peut savoir qui travaille réellement sur quoi. Si vous montrez seulement le côté fluide, en réseau, on demande à juste titre : « Quelle est ma place ? Qui a le droit de décider ? »
Il faut les deux réponses, et il les faut ensemble.
Le double système d’exploitation de Kotter
La littérature du management a un nom pour cela. Dans son article « Accelerate! » paru dans la Harvard Business Review en 2012, puis dans son livre Accelerate de 2014, John Kotter décrit un double système d’exploitation (dual operating system) : garder la hiérarchie pour faire tourner l’entreprise de manière fiable, et lui adjoindre un réseau de volontaires pour le changement stratégique rapide. Les deux systèmes fonctionnent en même temps, avec les mêmes personnes.
Ce que nous observons en pratique est plus large. Pour la plupart des organisations qui viennent nous voir, la seconde organisation va au-delà des initiatives stratégiques : c’est ainsi que le travail ordinaire se fait. Bayer Pharma Schweiz, par exemple, représente des Chapters comme équipes d’attache pour les lignes hiérarchiques et des Nuclei pour le travail transversal, comme nous l’avons décrit dans notre histoire avec Bayer et dans notre guide sur le Dynamic Shared Ownership. Roche fait fonctionner des Mission Based Teams par-dessus son organisation hiérarchique.
Beaucoup d’organisations appliquent un double système d’exploitation sans jamais employer ce nom, mais elles le rendent rarement visible dans son ensemble.
Les deux sur une seule carte
Depuis Peerdom 5.3, chaque groupe de votre carte peut avoir sa propre disposition. Vous pouvez régler un groupe sur la disposition Organigramme pour montrer les lignes hiérarchiques que tout le monde reconnaît. À côté de cet organigramme, vos équipes et vos missions peuvent être dessinées en bulles ou en cercles. Les projets pour toute l’organisation suivent un contour autour de l’ensemble et montrent les liens entre les deux modèles de fonctionnement.
Rising Star Ketchup Co. est une entreprise alimentaire fictive qui fonctionne ainsi. Bottling et On the Road travaillent en équipes postées, avec des responsables clairs : ils sont donc dessinés en organigrammes. Le projet transversal « No-sugar ketchup by 2028 » réunit des collègues de toute l’entreprise. Sélectionnez-le, et des lignes partent vers chaque rôle du projet, que ce rôle se trouve dans une bulle ou dans une ligne de l’organigramme.
Vous choisissez la place que prend chacune des deux. Certaines organisations dessinent toute leur structure hiérarchique en organigramme, avec leurs équipes projet à côté. D’autres ne gardent une hiérarchie que dans les départements qui fonctionnent ainsi. Ce sont les mêmes données dans chaque disposition : vous pouvez donc changer d’avis plus tard.
Ce que voit chaque personne
C’est ici que la carte prend toute sa valeur pour les personnes qui y figurent.
Survolez une ou un collègue, et la carte met en évidence chaque poste et chaque rôle de cette personne, dans l’organigramme comme dans toutes les autres équipes. D’un coup d’œil, vous voyez sa place dans la ligne hiérarchique et tous les autres endroits où elle contribue.
Dans son profil, son poste et ses rôles apparaissent ensemble, chacun indiquant le groupe auquel il appartient. Le message est clair sur la façon de comprendre votre travail : vous êtes à la fois votre intitulé de poste et un ensemble de rôles. Vous pouvez aussi ajouter au profil un champ Intitulé de poste et un champ Responsable hiérarchique pour plus de clarté.
Désormais, tout le monde peut répondre aux questions dont les réponses étaient dispersées entre plusieurs systèmes. Quelle est mon équipe d’attache ? À qui est-ce que je rends compte ? Sur quoi d’autre est-ce que je travaille, et avec qui ? À qui parler de ce sujet ?
Comment le mettre en place
- Modélisez votre organisation sous forme de groupes sur une seule carte. Si vous avez déjà deux groupes, l’un pour les postes et l’autre pour les rôles, vous êtes prêts.
- Ouvrez le groupe qui contient vos lignes hiérarchiques, allez dans son onglet Design et choisissez Organigramme.
- Créez votre travail transversal comme projets pour toute l’organisation dans l’app Projets, et ajoutez les rôles qui y participent.
- Activez le calque Projets pour voir le contour autour de la carte, et sélectionnez un projet pour voir qui y participe.
Le guide pas à pas se trouve dans la documentation : Dispositions par groupe. Convenez dès le départ de deux points que la carte rend visibles et qu’elle vous laisse régler : comment chaque personne répartit son temps entre son équipe et ses projets, et qui décide quoi quand les deux se croisent.
Les dispositions par groupe font partie de chaque offre, y compris l’offre gratuite Peerdom. L’app Projets est une extension de Peerdom+, que vous pouvez d’abord essayer. Peerdom est une entreprise suisse, et notre accord de traitement des données décrit où les données sont traitées et liste nos sous-traitants actuels.
Questions fréquentes
Pouvons-nous garder notre organigramme et travailler en rôles ? Oui. Vos lignes hiérarchiques apparaissent sous forme d’organigramme, vos rôles et vos projets à côté, et chaque personne figure dans les deux, sur la même carte.
Qu’est-ce qu’un double système d’exploitation ? Un modèle de John Kotter dans lequel une organisation fait fonctionner deux systèmes à la fois : une hiérarchie pour les opérations quotidiennes fiables et un réseau de volontaires pour le changement stratégique. Le réseau complète la hiérarchie, et les deux travaillent côte à côte.
Faut-il deux outils pour voir les deux ? Une seule carte suffit. Une personne a un seul profil, avec son poste dans la hiérarchie et ses rôles dans le reste de l’organisation.
Où voir à qui une personne rend compte ? Dans l’organigramme, sur la carte. Ajoutez un champ Responsable hiérarchique à votre organisation, et il apparaît aussi sur chaque profil.
Est-ce que cela fonctionne pour les fusions et acquisitions ? Oui. Placez l’entreprise rachetée sur votre carte comme un groupe et dessinez-la comme l’organigramme qu’elle est. Les projets d’intégration entourent alors les deux entreprises. Voir notre article sur les acquisitions.
Rising Star Ketchup Co. est une entreprise de démonstration fictive qui illustre cet article. Tous les noms dans les captures d’écran sont fictifs.
