«Wir wollen sehen, wie wir wirklich arbeiten, aber das Organigramm, das wir seit Jahren haben, behalten wir.»
In den letzten acht Jahren haben wir diesen Satz in der einen oder anderen Form immer wieder gehört. Viele Organisationen denken über die Verteilung ihrer Arbeit in einem klassischen Organigramm nach. Es ist das Bild, das sie schon immer verwendet haben, doch es erfasst nur einen Teil ihres Arbeitsalltags.
Damit liegen sie richtig: Durch jede Organisation mit Berichtslinien zieht sich eine zweite Organisation. Sie besteht aus den Projekten, Arbeitsgruppen und Missionsteams, in denen ein grosser Teil der eigentlichen Arbeit passiert. Die meisten Menschen gehören zu beiden: zu einem Heimteam mit einer vorgesetzten Person und zu einem oder mehreren fliessenden, vernetzten Teams. Jetzt siehst du beide, auf einer Karte.
Die Organisation auf deinem Organigramm
Alle kennen die Kästchen und Linien, die vorgesetzte Person über jedem Namen und den klaren Karriereweg von der neusten Anstellung bis an die Spitze.
Das Organigramm trägt viel Gewicht. Löhne, HR-Rechte, Compliance, der Zugang zu Informationen und Karrierewege hängen daran. Es zeigt dir, wo du angestellt wurdest und wohin du als Nächstes gehen könntest. Es ist auch eine gemeinsame Sprache über Organisationen hinweg. Wechselst du in eine andere Firma, kannst du trotzdem ungefähr ablesen, wo du in Bezug auf die Führungsebenen stehst.
Seit mehr als einem Jahrhundert ist es die übliche Art, eine Organisation zu beschreiben, und viele Unternehmen sind damit erfolgreich geworden. Darum wollen so wenige von ihnen daran rütteln.
Die Organisation, in der du jeden Tag arbeitest
Und jetzt denk an die Arbeit, die die Leute letzte Woche tatsächlich gemacht haben.
Nimm eine erfahrene Fachperson für Datenanalyse im Finanzteam. Im Organigramm ist das ein Kästchen und eine vorgesetzte Person. In diesem Quartal baut dieselbe Person zusätzlich das Reporting für ein neues Werk auf, arbeitet mit dem Rechtsdienst und der IT an einer Migration von Kundendaten und begleitet zwei Nachwuchskräfte im Verkauf.
All das geschieht in Teams und kurzlebigen Projekten ausserhalb der Kästchen und Linien. Menschen finden sich um ein Projekt zusammen, übernehmen darin eine Rolle, bringen es zu Ende und nehmen das nächste in Angriff.
Beides stimmt. Das Organigramm sagt, wo du hingehörst. Die Arbeit sagt, was du tust und mit wem. Das eine ändert sich, wenn jemand eingestellt oder befördert wird, das andere alle paar Wochen.
Zwei Bilder, und jedes beantwortet die Hälfte der Fragen
Die meisten Unternehmen halten diese beiden Organisationen gleichzeitig am Leben. Die Berichtslinien liegen im HR-System. Die Arbeit lebt in Projektlisten und Tabellen, in Chat-Kanälen und in den Köpfen der Leute. Wer das ganze Bild braucht, zeichnet es auf ein Whiteboard oder eine PowerPoint-Folie.
Jedes Bild wirft für sich allein Fragen auf. Zeigst du den Leuten nur das Organigramm, können sie nicht herausfinden, wer tatsächlich woran arbeitet. Zeigst du ihnen nur die fliessende, vernetzte Seite, fragen sie zu Recht: «Wo gehöre ich hin? Wer darf entscheiden?»
Die Menschen brauchen beide Antworten, und zwar zusammen.
Kotters duales Betriebssystem
Die Managementliteratur hat dafür einen Namen. In seinem Harvard-Business-Review-Artikel «Accelerate!» von 2012 und in seinem Buch Accelerate von 2014 beschreibt John Kotter ein duales Betriebssystem: die Hierarchie behalten, um das Geschäft verlässlich zu führen, und ihr ein Netzwerk von Freiwilligen zur Seite stellen, für schnelle, strategische Veränderung. Beide Systeme laufen gleichzeitig, mit denselben Menschen.
Was wir in der Praxis sehen, reicht weiter. Bei den meisten Organisationen, die zu uns kommen, geht die zweite Organisation über strategische Initiativen hinaus: So wird die ganz normale Arbeit erledigt. Bayer Pharma Schweiz zum Beispiel bildet Chapters als Heimteams für die Berichtslinien ab und Nuclei für die bereichsübergreifende Arbeit, wie wir in unserer Bayer-Geschichte und im Leitfaden zu Dynamic Shared Ownership beschreiben. Roche setzt Mission Based Teams auf die Linienorganisation auf.
Viele Organisationen betreiben ein duales Betriebssystem, ohne den Namen je zu verwenden, aber nur selten machen sie es als Ganzes sichtbar.
Beide auf einer Karte
Seit Peerdom 5.3 kann jede Gruppe auf deiner Karte ihr eigenes Layout haben. Du kannst eine Gruppe auf das Layout Organigramm einstellen, um die Berichtslinien zu zeigen, die alle kennen. Neben diesem Organigramm können deine Teams und Missionen in Bubbles oder Kreisen dargestellt werden. Projekte für die ganze Organisation laufen auf einer Kontur um alles herum und zeigen die Verbindungen zwischen den beiden Betriebsmodellen.
Die Rising Star Ketchup Co. ist ein fiktives Lebensmittelunternehmen, das so arbeitet. Bottling und On the Road arbeiten in Schichten mit klaren Vorgesetzten, also sind sie als Organigramme gezeichnet. Das Projekt «No-sugar ketchup by 2028» bringt Kolleginnen und Kollegen aus dem ganzen Unternehmen zusammen. Wählst du es aus, führen Linien zu jeder beteiligten Rolle, ob sie in einer Bubble sitzt oder in einer Zeile des Organigramms.
Du bestimmst, wie viel du von beidem zeigst. Manche Organisationen zeichnen ihre gesamte Berichtsstruktur als Organigramm, mit den Projektteams daneben. Andere behalten eine Hierarchie nur in den Abteilungen, die so arbeiten. In jedem Layout sind es dieselben Daten, du kannst dich also später anders entscheiden.
Was jede Person sieht
Hier zahlt sich die Karte für die Menschen aus, die darauf stehen.
Fährst du mit der Maus über eine Kollegin oder einen Kollegen, hebt die Karte jede Position und jede Rolle dieser Person hervor, im Organigramm und in allen anderen Teams. Auf einen Blick siehst du, wo sie in der Berichtslinie steht und wo sie sonst überall mitwirkt.
In ihrem Profil stehen Position und Rollen zusammen, jede mit der Gruppe, zu der sie gehört. Das vermittelt klar, wie du deine Arbeit verstehen kannst: Du bist dein Jobtitel und eine Sammlung von Rollen. Du kannst dem Profil auch ein Feld für den Jobtitel und eines für die vorgesetzte Person hinzufügen, damit es noch klarer wird.
Jetzt kann jede und jeder die Fragen beantworten, deren Antworten früher über mehrere Systeme verstreut waren. Wo ist mein Heimteam? An wen berichte ich? Woran arbeite ich sonst noch, und mit wem? Mit wem rede ich am besten darüber?
So richtest du es ein
- Bilde deine Organisation als Gruppen auf einer Karte ab. Wenn du schon zwei Gruppen hast, eine für Positionen und eine für Rollen, bist du bereit.
- Öffne die Gruppe mit deinen Berichtslinien, geh zum Tab Design und wähle Organigramm.
- Lege deine bereichsübergreifende Arbeit in der App Projekte als Projekte für die ganze Organisation an und füge die beteiligten Rollen hinzu.
- Schalte die Ebene Projekte ein, um die Kontur um die Karte zu sehen, und wähle ein Projekt aus, um zu sehen, wer dabei ist.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in der Dokumentation: Gruppen-Layouts. Kläre früh zwei Dinge, die die Karte sichtbar macht und dir überlässt: wie die Leute ihre Zeit zwischen Team und Projekten aufteilen und wer was entscheidet, wenn beide aufeinandertreffen.
Gruppen-Layouts gehören zu jedem Plan, auch zum kostenlosen Plan Peerdom. Die App Projekte ist ein Add-on für Peerdom+, und du kannst sie zuerst testen. Peerdom ist ein Schweizer Unternehmen, und unser Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt, wo Daten verarbeitet werden, und nennt unsere aktuellen Unterauftragsverarbeiter.
Häufige Fragen
Können wir unser Organigramm behalten und in Rollen arbeiten? Ja. Deine Berichtslinien erscheinen als Organigramm, deine Rollen und Projekte daneben, und jede Person kommt in beiden vor, auf derselben Karte.
Was ist ein duales Betriebssystem? Ein Modell von John Kotter, in dem eine Organisation zwei Systeme gleichzeitig betreibt: eine Hierarchie für den verlässlichen Tagesbetrieb und ein Netzwerk von Freiwilligen für strategische Veränderung. Das Netzwerk ergänzt die Hierarchie, und beide arbeiten Seite an Seite.
Braucht es zwei Tools, um beides zu sehen? Eine Karte genügt. Eine Person hat ein Profil, mit ihrer Position in der Hierarchie und ihren Rollen im Rest der Organisation.
Wo sehe ich, an wen jemand berichtet? Im Organigramm auf der Karte. Füge deiner Organisation ein Feld für die vorgesetzte Person hinzu, dann erscheint sie auch auf jedem Profil.
Funktioniert das bei Fusionen und Übernahmen? Ja. Nimm das übernommene Unternehmen als Gruppe in deine Karte auf und zeichne es als das Organigramm, das es ist. Integrationsprojekte laufen dann um beide Unternehmen herum. Siehe unseren Artikel über Übernahmen.
Die Rising Star Ketchup Co. ist ein fiktives Demo-Unternehmen, das diesen Artikel veranschaulicht. Alle Namen in den Screenshots sind erfunden.
