Wie Bayer Pharma Schweiz sein Organigramm der tatsächlichen Arbeit angeglichen hat

Die Herausforderung: Wenn das Organigramm verbirgt, wie Arbeit wirklich geschieht

Das Pharmageschäft ist um sich überlappende Produktlebenszyklen herum organisiert. Während Produkte von der Forschung über die Produktion, die Vermarktung und den Support bis zum Ende ihres Lebenszyklus wandern, verschiebt sich die Arbeit und Menschen übernehmen mehrere Rollen. 2022 führte Bayer Pharma Schweiz eine neue Organisationsstruktur mit Home Teams und Work Teams ein, um eine bereichsübergreifende, dynamische Ressourcenverteilung zu unterstützen und noch schneller auf sich verändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen zu reagieren.

2023 kündigte Bayer Dynamic Shared Ownership (DSO) an, ein konzernweites Betriebsmodell, das Hierarchien abbauen, Bürokratie reduzieren, Strukturen verschlanken und Entscheidungen beschleunigen soll. Wie DSO funktioniert und warum Bayer es eingeführt hat, beschreibt unser Leitfaden zu Dynamic Shared Ownership bei Bayer im Detail.

In diesem Zusammenhang traten drei Bedürfnisse zutage:

• Das Bild der Organisation an die Realität angleichen. Das klassische Organigramm verbarg die bereichsübergreifende Arbeit. Menschen verteilten sich über Projekte und Themengruppen, die quer zu den Berichtslinien lagen. Weil diese Arbeit unsichtbar war, liess sich Expertise nur schwer so einsetzen, dass Entscheidungen mit Kundenwirkung kompetent, schnell und lösungsorientiert getroffen werden konnten.

• Orientierung in der neuen Organisationsstruktur geben. Die Menschen brauchten ein klares Bild, um zu verstehen, was DSO für ihre Rollen, Verantwortlichkeiten, Übergaben und ihre tägliche Arbeit bedeutet.

• Die berufliche Entwicklung unterstützen. Mitarbeitende wollten sichtbar machen, welche Expertise sie in neuen Rollen aufbauen. Sie brauchten ein Werkzeug, um sie zu dokumentieren und Entwicklungsgespräche zu stützen.

Karte von Bayer Pharma Schweiz in Peerdom, in der Chapters (Sechsecke) die Nuclei (Kreise) umgeben. Jede Person gehört zu genau einem Home-Team-Chapter und kann zusätzlich in mehreren Nuclei mitarbeiten.

Eine lebendige Karte

2023 begann die Pharma-Division von Bayer Schweiz damit, die Verteilung der Arbeit zu kartieren, um die neue Organisationsstruktur zu klären und den Beitrag jeder und jedes Einzelnen sichtbar zu machen. Sie nutzten die Entwürfe-App von Peerdom, um alternative Strukturen vorab anzusehen, und die Beitrag-App, um zu sehen, wie sich die Kapazität über verschiedene Szenarien hinweg verändert.

Bayer Pharma Schweiz wollte Home Teams und Berichtslinien beibehalten. Weil aber ein grosser Teil der täglichen Arbeit ausserhalb dieser Linien stattfindet, wollten sie auch die Projekt- und Themenarbeit abbilden, die im klassischen Organigramm fehlte.

Um diese beiden Realitäten nebeneinander abzubilden, führten sie fünf Muster ein:

1. Die Berichtslinien rund um die Mitte abbilden. Jede Person wird in genau ein Home Team (Chapter) mit einem klaren Chapter Head eingestellt. Chapters entsprechen den Funktionsteams des traditionellen Organigramms und sind als Sechsecke dargestellt, damit man sie sofort erkennt.

2. Die fliessende Arbeit in der Mitte zeigen. Bereichsübergreifende Projekte, Arbeitsgruppen und Thementeams erscheinen als Kreise. Bayer Pharma Schweiz nennt sie Nuclei. Zusätzlich zu ihrer funktionalen Position in einem Home Team (Chapter) können Menschen in einem oder mehreren Nuclei aktiv sein.

3. Fähigkeiten in die Rollenbeschreibungen einbetten. Sie ergänzten ein Feld Skills, das die Fähigkeiten auflistet, die zum Ausfüllen einer Rolle nötig sind. Diese Schlagwörter machen die Suche nützlich und helfen, Entscheidungen an die richtige zuständige Person zu leiten.

4. Chapter und Job Title im Profil zeigen. Jedes Profil erhielt die Felder Chapter und Job Title, damit neben den Beiträgen in den beweglicheren Nuclei auch das Home Team und die angestellte Position einer Kollegin oder eines Kollegen erkennbar sind.

5. Beiträge Chapters und Nuclei zuordnen. Die Teams dokumentierten die Zeitaufteilung zwischen Chapter und Nuclei und machten so Kapazität und FTE-Verteilung sichtbar und leichter besprechbar.

Die Karte teilen und verstehen

Mit der Einführung der neuen, flacheren Organisationsstruktur im Herbst 2024 wurde die bestehende Produktivkarte durch das in der Entwürfe-App gewählte Szenario ersetzt. Vom ersten Tag an machte die Live-Karte deutlich, wo jede Person steht, was sich geändert hat und wie zu handeln ist. Damit die neue Organisationskarte auf einen Blick verständlich ist, veröffentlichte Bayer Pharma Schweiz eine einseitige Legende in der Seiten-App. Formen und Farben tragen Bedeutung, und ein paar Governance-Regeln halten alles konsistent:

• Sechsecke = Home Teams / Chapters
• Kreise = Work Teams / Nuclei
• Farben kennzeichnen Kernrollen, Nicht-Kernrollen und Sonderrollen (z. B. Scrum Master)
• Streifen zeigen unterbesetzte Rollen an
• Gespiegelte Rollen dienten dazu, eine einzige Rollenbeschreibung über Teams hinweg zu teilen. Du bearbeitest eine gespiegelte Rolle einmal, und alle Spiegelungen aktualisieren sich, während die Personen lokal zugeordnet bleiben.

Bayer Pharma Schweiz hat ein neues Organisationsdesign eingeführt, in dem Chapters (Sechsecke) die Nuclei (Kreise) umgeben. Jede Person gehört zu genau einem Home-Team-Chapter und kann zusätzlich in mehreren Nuclei mitarbeiten.

Wirkung: Vier Ergebnisse aus der Einführung

1. Mehr Klarheit nach der Einführung der neuen Organisationsstruktur. Home Teams und die Arbeit an den Missionen waren ab dem ersten Tag des Go-live sichtbar.

2. Schnellere Entscheidungen dank Rollenklarheit. Bei Bayer Pharma Schweiz haben 90 % der Rollen einen definierten Zweck, 80 % haben Verantwortlichkeiten und 60 % enthalten Schlagwörter zu Fähigkeiten. Fähigkeiten machen die Suche nützlich. Zweck und Verantwortlichkeiten machen Zuständigkeit klar.

3. Weniger Bürokratie. Solange die formalen Berichtslinien gleich bleiben, lässt sich die Arbeitskarte häufig aktualisieren, ohne sich ständig mit HR abstimmen zu müssen.

4. Die richtige Fachperson mit weniger Umwegen finden. Früher hiess die Suche nach der richtigen Ansprechperson, Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen, und konnte eine Woche dauern, wenn eine Zwischenstation beschäftigt oder in den Ferien war. Mit der Karte geht das Nachschlagen jetzt sofort. Man sucht nach Rolle oder Fähigkeit und schreibt die zuständige Person innerhalb von Minuten an.

Hürden bei der Einführung: Drei Hindernisse und wie sie darauf reagiert haben

Angst vor Transparenz

Herausforderung: Manche befürchteten, der Beitrag ihrer Rolle würde nicht wahrgenommen oder wertgeschätzt.

Antwort: Für jede Rolle einen Zweck und eine zuständige Person verlangen. Profilseiten in Talentgesprächen unter vier Augen nutzen, um Arbeitslast, Kapazität und interne Karrieremöglichkeiten zu besprechen. Sichtbarkeit als Coaching-Werkzeug behandeln, nicht als Bedrohung.

Widerstand gegen Veränderung

Herausforderung: Es zeigte sich ein vertrautes Muster im Wandel: ein Drittel begeistert, ein Drittel unentschieden, ein Drittel zögerlich.

Antwort: Rückhalt der Führung sichern, kurze Workshops nach dem Motto “Zeig deine Karte” durchführen und in der Vermittlung auf den persönlichen Nutzen fokussieren, der aus Klarheit über die eigene Arbeit entsteht.

“Warum das noch zusätzlich zu meinem Job?”

Herausforderung: Manche fragten sich, ob der Dokumentationsaufwand den Nutzen wert ist.

Antwort: Konkrete Fälle zeigen, in denen eine Suche im Selbstbedienungsmodus ineffiziente Informationsketten ersetzt, oder wie sichtbare Expertise die eigenen Entwicklungsgespräche stützt. Aktualisierungen der Karte leichtgewichtig halten und an bestehende Rhythmen koppeln, etwa Coaching-Sitzungen oder Quartals-Teammeetings.

Wie es weitergeht: Bayer Pharma Schweiz setzt auf Anpassungsfähigkeit

• FTE-Verteilung in Peerdom: Bayer Pharma Schweiz hat Peerdom beauftragt, die Beitrag-App so zu erweitern, dass Planung, Überprüfung und Zuteilung vollständig in Peerdom stattfinden statt verstreut über Tabellen.

• Von einer Karte zu einem Netzwerk: Nach der Veröffentlichung ihrer Karte teilte Bayer Pharma Schweiz sie mit anderen Teams bei Bayer. Innerhalb von zwei Jahren erstellten über 90 Bayer-Teams Karten, die mehrere hundert Personen abdecken. Der nächste Schritt ist, sie über die Netzwerk-App zu verbinden, damit die Suche nach Rollen, Fähigkeiten und Kolleginnen und Kollegen über Teams und Standorte hinweg funktioniert. Sitzt die passende Expertise in einer anderen Division oder einem anderen Land, soll sie sich in Sekunden finden lassen.

Pharma- und forschungsgetriebene Organisationen sind von Natur aus dynamisch. Eine lebendige, gemeinsame Referenz hilft, Verwirrung zu reduzieren. Neue Mitarbeitende sind schneller eingearbeitet. Fachleute lassen sich leichter finden. Ressourcen umzuverteilen braucht weniger Schritte, oft ganz ohne formalen HR-Prozess. Teams stimmen sich mit weniger Reibung ab. Am wichtigsten: Das Bild der Organisation passt besser zur tatsächlichen Arbeit als eine formale Stellenbeschreibung, wodurch Veränderung weniger Verwirrung stiftet und Einzelne eine solide Grundlage für Gespräche zur Talententwicklung haben.

Die Lektionen zum Mitnehmen

• Wenn dein Organisationsdesign Berichtslinien mit beweglichen Arbeitsgruppen mischt (etwa in einer Matrixorganisation), bilde beides nebeneinander ab.
• Veröffentliche eine Kartenlegende für ein gemeinsames Verständnis. Nutze Farben und Formen für die Lesbarkeit.
• Mach jede Rolle und alle Kolleginnen und Kollegen auffindbar, indem du 5-8 Schlagwörter zu Fähigkeiten ergänzt. Ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen zur Einführung von Rollen zeigt unser Leitfaden zur Umsetzung rollenbasierter Governance.
• Ergänze Home Teams oder Berichtslinien im Profil der Kolleginnen und Kollegen, um die Netzwerkansicht in der Hierarchie zu verankern.
• Nutze Entwürfe, um strukturelle Szenarien zu testen oder Rollenbeschreibungen zwischenzulagern, die aktuell nicht gebraucht werden.