De meeste organisaties hebben ze. De vakantielijst bij HR. De lijst van wie welke kantoorsleutel heeft, in een la. Het overzicht van softwarelicenties dat financiën één keer per jaar bijwerkt. De map van de preventieadviseur met de EHBO-certificaten en wanneer ze verlopen. Elk ervan begon als een snelle spreadsheet. Vaak is hij verouderd, wordt hij door één persoon bijgehouden en kan niemand anders hem vinden.
Sinds kort is er een nieuwe verleiding: een AI-programmeertool vragen om in een weekend een tracker te bouwen. Die tracker heeft daarna hosting nodig, toegangsregels en een koppeling met de mensen, rollen en teams van je organisatie, en iemand die dat allemaal draaiende houdt.
Met App Builder kan het korter. Je bouwt de app die je nodig hebt in een paar minuten, en hij verschijnt in Peerdom, waar je organisatie al woont.
Bouwen, gebruiken
Elke app begint met iets wat iemand in je organisatie nodig heeft:
“Laat iedereen de eigen vakantie- en ziektedagen invoeren, met wie de vervanging doet.”
Open App Builder, klik op Nieuwe app en voeg de velden toe waar die zin om vraagt: de persoon, de datums, het soort afwezigheid en de vervanger. Kies wie de app ziet, laat iedereen zijn eigen items toevoegen en kies hoe de app op de kaart verschijnt. Alles wordt bewaard terwijl je typt. Is hij klaar, zet hem dan van Ontwerp op Actief, en de app verschijnt in de appbalk van iedereen die toegang heeft.
Niemand schrijft code, en er hoeft niets nieuws gehost te worden.
Vijftien spreadsheets, vijftien apps
Dit zijn de lijsten waar we in bijna elke organisatie over horen, hoe groot ze ook is en hoe ze ook werkt. Elke lijst begint met een zin zoals die hierboven en is in een paar minuten gebouwd in App Builder. De screenshots tonen echte apps in twee demo-organisaties: Driftwood Coffee Roasters en Northwind Studio.
Afwezigheden
“Laat iedereen de eigen vakantie- en ziektedagen invoeren, met wie de vervanging doet.”
Vervangt de vakantielijst van HR. Leden voeren hun eigen afwezigheden in, en Eigenaar/es kunnen er een voor iemand anders vastleggen. Groepeer het bord per soort, of gebruik de tabel voor een overzicht.
Kantoordagen
“Laat zien op welke dagen iedereen meestal op kantoor werkt en op welke dagen thuis.”
Vervangt het bericht “Wie is er woensdag?”. Groepeer het bord op een willekeurige weekdag en je ziet wie je die dag op kantoor tegenkomt.
Zaalreserveringen
“Laat iedereen onze vergaderzalen reserveren: welke zaal, welke dag en tijd, wie reserveerde en wie meedoet.”
Houdt zaalreserveringen in één lijst in plaats van in losse berichten. Groepeer het bord per zaal en je ziet alle reserveringen voor de zaal Harbour bij elkaar.
Terugkerende overleggen
“Zet onze terugkerende overleggen per team op een rij, zoals de standup op maandag en de terugblik op vrijdag.”
Vervangt het overzicht van overleggen op een wikipagina. Elk overleg hoort bij een team en noemt de facilitator als rol, dus het klopt nog steeds als iemand anders de rol overneemt. Op de kaart toont elk team hoeveel terugkerende overleggen het heeft.
Uitrusting
“Houd bij welke laptop, telefoon en toegangspas iedereen heeft.”
Vervangt de inventarislijst van IT en de vraag “Wie heeft sleutel 4?”. Als iemand vertrekt, ligt de lijst van wat terug moet al klaar.
Certificaten
“Houd EHBO-, voedselveiligheids- en heftruckcertificaten bij, en wanneer ze verlopen.”
Vervangt de map van de preventieadviseur. Op de kaart vult een ring rond elke gecertificeerde persoon zich naarmate het certificaat ouder wordt, zodat de bijna verlopen certificaten opvallen.
Software-abonnementen
“Zet onze software-abonnementen per team op een rij, met wat elk per maand kost.”
Vervangt het licentieoverzicht van financiën. Elk team krijgt op de kaart een meter die de maandelijkse kosten optelt tegen een limiet. Hier zit de Online Shop boven zijn CHF 500 en toont dat in rood.
Onboarding
“Plan elke nieuwe collega: startdatum, buddy, laptop klaar en hoe ver die persoon al is.”
Vervangt de onboardingchecklist van HR. Groepeer het bord per fase en je ziet wie nog wordt voorbereid en wie al zijn plek heeft gevonden.
Kudos
“Laat mensen een collega bedanken voor iets concreets.”
Vervangt bedankjes die in een chat wegscrollen. Het bedankje blijft, en de bedankte persoon is gemarkeerd op de kaart.
Vrijwilligersuren
“Registreer vrijwilligersuren per team, met een doel van 40 uur per team.”
Vervangt de spreadsheet voor het impactverslag. Iedereen registreert zijn eigen uren, en elk team ziet zijn totaal tegenover het doel op de kaart.
Leverancierscontracten
“Bewaar onze leverancierscontracten op één plek: wie verantwoordelijk is, wat ze per jaar kosten en wanneer we moeten opzeggen.”
Vervangt de contractenlijst die alleen financiën kan vinden. Op de kaart toont een ring hoe ver de contracten van elk team al gelopen zijn, zodat verlengingen niet als verrassing komen.
Saleskansen
“Volg onze leads: wie verantwoordelijk is, hoe elke lead ervoor staat, waar hij interesse in heeft en wat de deal waard is.”
Vervangt de salesspreadsheet die op één laptop leeft. Groepeer het bord per status, elke status in zijn eigen kleur, en elke kaart toont wie de lead heeft en wat hij waard is. Een lead kan in meerdere dingen tegelijk interesse hebben.
Dienstjubilea
“Laat ieders volgende dienstjubileum zien.”
Vervangt de lijst met datums die iemand bij HR op een geeltje bijhoudt. Het jubileum komt elk jaar terug, dus de tabel toont altijd het volgende, en wie erop sorteert ziet de komende eerst.
Kantoorindrukken
“Laat iedereen foto’s delen van onze evenementen en het dagelijkse kantoorleven.”
Vervangt de gedeelde fotomap die niemand kan vinden. Iedereen voegt een moment toe met een paar foto’s en een bijschrift. De eerste foto wordt de kaart, zodat de app leest als een fotomuur.
Onkosten
“Laat elk team zijn kleine onkosten registreren met een foto van het bonnetje, tegenover een budget van CHF 1.000.”
Vervangt de spreadsheet die iemand elke vrijdag samenstelt, en de envelop met bonnetjes die erbij hoort. Wie het geld uitgeeft, voert het bedrag en een foto van het bonnetje in één keer in. Hieronder volgen we dezelfde app in onze tweede demo-organisatie, Northwind Studio.
Onkosten van dichtbij
Stel dat je organisatie elk team een budget van CHF 1.000 geeft voor kleine uitgaven: een teamdiner, een treinkaartje, een zaal voor een workshop. Je wilt dat iedereen ziet hoe elk team ervoor staat.
De kernvelden van de app Onkosten zijn een Bedrag in CHF, een Datum en een Team, met een foto van het bonnetje ernaast. Op de kaart verschijnt hij als voortgang naar een limiet van CHF 1.000 per team, en iedereen die de app ziet kan zijn eigen uitgaven toevoegen.
Marketing registreert een diner van de teamoffsite: CHF 420. Rond het team Marketing verschijnt op de kaart een meter: een klein streepje bovenaan toont de limiet, en een groene lijn loopt van daar tot 42%.
Een paar dagen later boekt een Lid van Marketing een trein naar Bern voor een klantbezoek. Diegene opent Onkosten via de appbalk, voegt CHF 640 toe en sluit het paneel.
Op elke geopende kaart kleurt de meter van Marketing rood en loopt een kort stukje voorbij het limietstreepje. CHF 1.060 tegenover een limiet van CHF 1.000: zestig frank te veel. Niemand heeft iets ververst, en niemand hoefde er een e-mail over te sturen. Wie het geld uitgaf, legde het vast, en de kaart liet het aan alle anderen zien.
Waarom bouw je het niet gewoon zelf?
Een AI-programmeertool schrijft in een middag een vakantietracker. Die tracker heeft daarna hosting nodig, logins, toegangsregels en een manier om je mensen, rollen en teams te kennen. In Peerdom is dat er allemaal al:
- Je organisatie. Een app in Peerdom kent je mensen, rollen en teams. Een certificaat hoort bij een persoon, een overleg bij een team, een facilitator bij een rol. Neemt iemand een rol over, dan klopt de app al.
- Een plek waar mensen al kijken. Actieve apps verschijnen in de appbalk van wie toegang heeft en, als je dat wilt, op de kaart, naast alles wat je organisatie in Peerdom bijhoudt. Niemand heeft nog een login nodig.
- Toegang die al werkt. Eigenaar/es bepalen wie een app ziet en wie er iets aan toevoegt. Leden wijzigen alleen hun eigen items. Archiveren en herstellen werken zoals in elke Peerdom-app.
- Je data in Zwitserland. Met onze Swiss Safe Harbour-aanpak wordt wat je apps in Peerdom bewaren in Zwitserland gehost, met dezelfde back-ups als de rest van de data van je organisatie. Juist bij deze lijsten telt dat: afwezigheden, certificaten en uitrusting zijn persoonsgegevens.
Bewust methodeneutraal
Peerdom heeft organisaties nooit voorgeschreven hoe ze moeten werken. Sommige klanten werken met holacracy, andere met sociocratie, sommige zijn onderweg naar teal, en veel hebben een klassieke hiërarchie met een paar zelforganiserende teams erin. App Builder houdt die belofte. Je krijgt geen vaste set apps voor één manier van werken. Je bouwt de apps die jouw manier van werken nodig heeft.
Wie het dichtst bij het werk staat, vormt zijn eigen tools
In de meeste bedrijven betekent een tool veranderen: iemand anders vragen en dan wachten. Met App Builder zetten de mensen die weten wat er vastgelegd moet worden het zelf op, in een paar minuten. Ontbreekt er iets, dan is een veld in een minuut toegevoegd, en wat al is ingevoerd blijft staan.
Aan de slag
App Builder is een uitbreiding op Peerdom+: Eigenaar/es voegen hem toe via de App Store. Daarna staan Vakanties en Vaardigheden al klaar als ontwerp, en Onkosten is als voorbeeld één klik verwijderd. Volg voor je eerste app de stapsgewijze handleiding.
Veelgestelde vragen
Moet ik kunnen programmeren? Nee. Elke app in dit artikel bouw je in App Builder: je geeft hem een naam, kiest de velden en bepaalt hoe hij op de kaart verschijnt. Er hoeft niets gehost te worden.
Welk abonnement heb ik nodig? App Builder is een uitbreiding op Peerdom+. Eigenaar/es voegen hem toe via de App Store.
Wie kan apps bouwen? Eigenaar/es ontwerpen apps en bepalen wie elke app ziet en wie er items aan toevoegt. Leden voegen items toe aan de apps die voor hen openstaan en wijzigen alleen hun eigen items.
Waar worden de gegevens bewaard? Wat je apps in Peerdom bewaren, staat in Zwitserland, met dezelfde toegangsregels en back-ups als je andere Peerdom-data.
Werkt App Builder voor onze manier van organiseren? Ja. Het gaat niet uit van een methode. De apps koppelen aan je eigen teams, rollen en mensen, hoe je ze ook noemt.
