De schaduwzijde van zelfsturing: 7 uitdagingen
Zelfsturing is niet altijd zonneschijn. Ontdek de verborgen valkuilen, machtsdynamiek en blinde vlekken, en hoe Peerdom organisaties helpt die transparant aan te pakken.
Zelfsturing wordt vaak aangeprezen als de heilige graal van de werkplek van de toekomst. Bijna alles wat je erover leest (of over zelforganisatie, Teal, sociocratie, holacracy, *cratie, enz.) benadrukt hoe zo’n organisatiemodel de werkplek zal omwentelen: medewerkers krijgen zeggenschap, de organisatie wordt weerbaarder in de markt en overbodige onderlinge hiërarchieën verdwijnen. Dat de nadruk zo op de voordelen en de successen ligt, is begrijpelijk; wie gepassioneerd achter een beweging staat, laat vanzelf het positieve zien en houdt het negatieve klein.
Ook bij Peerdom zijn we gepassioneerd over zelfsturing en over het opnieuw doordenken van samenwerking. Toch kozen we er op het allereerste Peerdom Forum voor om juist de keerzijde van het invoeren van zelfsturing te belichten, om beter te begrijpen wat er nog beter moet. We vroegen:
- Welke onuitgesproken frustraties ontstaan er op zulke werkplekken?
- Wat gaat er geregeld mis?
- Welke uitdagingen komen dagelijks terug in zelfsturende organisaties?
We brachten een groep beoefenaars van zelfsturing, ontwerpers en organisatiecoaches samen om over die onuitgesproken schaduwzijde te mijmeren. Tijdens de workshop destilleerden we 25 uitdagingen die zich in een zelfsturende organisatie hadden voorgedaan (de volledige lijst staat onderaan). Die uitdagingen clusterden we vervolgens in zeven categorieën, waarna we de kern van elk probleem uitwerkten. Op dat eerste Peerdom Forum was er eigenlijk geen tijd om oplossingen te bespreken. Toch hebben we ons de vrijheid gegund een paar ideeën aan te reiken over waar en hoe je kunt beginnen.
Uitdaging 1: de omslag naar een mindset van “zelforganisatie”
Ons hele leven lang werken we in omgevingen en maken we deel uit van sociale groepen die hiërarchisch in elkaar zitten. In een doorsnee gezin bijvoorbeeld staan de ouders boven de kinderen, en hebben de kinderen bijzonder weinig autonomie.
Overstappen op een mindset van zelfsturing vraagt om nieuw gedrag, en dus om het afleren van gewoontes in de omgang met elkaar die diep in onze collectieve sociale ervaring verankerd zitten. Zelfsturende organisaties verwachten van mensen dat ze verdeelde macht waarderen, onvoorwaardelijk vertrouwen geven, moed tonen tegenover het onbekende, eigenaarschap nemen, open en eerlijk zijn en voortdurend willen leren en verbeteren. Te oordelen naar het aantal deelnemers dat op het forum vraagstukken in deze categorie aandroeg, komen die eigenschappen niet vanzelf.
Een mogelijke oplossing: ga aan de slag met een organisatiecoach. Gewoontes en dynamiek tussen mensen bijstellen vraagt om sociaalpsychologisch inzicht en actief werk. Coaches reiken oefeningen en praktische tips aan die helpen om los te komen van oude reflexen. Weet je niet bij wie je moet aankloppen? Probeer een van onze vertrouwde Companions!
Uitdaging 2: leiderschap in stand houden
Op een zelforganiserende werkplek “commanderen en controleren” de vroegere leidinggevende posities (CEO, CTO, managers, directeuren enzovoort) niemand meer. Zonder zulke sturende posities lopen zelforganiserende werkplekken vaak aan tegen een gebrek aan duidelijk leiderschap.
Leiderschap kan om twee redenen in het gedrang komen. Ten eerste kan je zelforganiserende team afkerig zijn van leiders, omdat het zich moeilijk een leider kan voorstellen die geen baas is. Simpelweg omdat leiderschap en management vroeger in één en dezelfde functie samenvielen. Omgekeerd aarzelen wie vroeger manager was vaak om leiderschap te nemen, uit angst nog altijd als baas gezien te worden.
Een mogelijke oplossing: bedenk dat het volkomen in orde is (en zelfs nodig!) dat bepaalde mensen je organisatie inspireren en leiden. Maak je team duidelijk dat zelforganiserend zijn niet betekent dat er geen leiderschap is. Moedig natuurlijke leiders aan om het voortouw te nemen, of dat nu oud-managers zijn of andere teamleden. Leiders zijn ervaren mensen die het team inspireren en helpen plannen, koers bepalen of richting geven, zonder anderen te hoeven vertellen wat ze moeten doen. Leiderschap draait om begeleiding, advies geven en ervaring delen.
Uitdaging 3: besluitvorming
In hiërarchisch geleide organisaties is er een duidelijke bevelslijn voor besluitvorming. Maar zodra beslissingsmacht wordt verdeeld: wie is er dan verantwoordelijk voor het nemen van besluiten? Wie hakt de knoop door, en hoe komen besluiten tot stand in tijden van crisis? Hoe maak je een bedrijfsbrede strategie met autonome teams? Deelnemers aan het Peerdom Forum uitten de vrees dat besluitvorming zou verzanden in consensus, en breder: onzekerheid over mechanismen voor collectieve besluitvorming.
Een mogelijke oplossing: doe je huiswerk. Verzet je actief tegen consensusdenken. Verken verschillende besluitvormingsmodellen: een goed vertrekpunt is het Decision Book van Mikael Krogerus of de Decider-app van NOBL.
Uitdaging 4: ongeduld met de transformatie
Een ander terugkerend thema: teamleden worden geregeld ongeduldig en gefrustreerd omdat het zo lang duurt om “helemaal over te stappen” op een zelforganiserende werkplek.
Een mogelijke oplossing: stuur de verwachtingen goed. Een zelfsturende onderneming “worden” betekent alleen maar dat je voortdurende verandering belichaamt en omarmt. Evolutie heeft geen vast begin of einde; het is een reis, geen bestemming. Je hoeft niet naar de finish te snellen, juist omdat er geen finish is. Herinner iedereen eraan dat er nooit een dag komt waarop je “volledig getransformeerd” bent. Je team wordt alleen steeds beter in stap voor stap verbeteren.
Uitdaging 5: informatiebeheer
In zelfsturende organisaties gebeurt werk parallel en worden besluiten autonoom genomen. Door dat verdeelde karakter zijn er minder centrale punten waar informatie samenkomt. Deze nieuwe omgeving vraagt dat je je werk openlijk deelt, zodat je collega’s hun eigen besluiten kunnen nemen met zo veel mogelijk beschikbare informatie. Maar open en transparant delen kan ook leiden tot een overdaad aan informatie en tot afleiding.
Een mogelijke oplossing: digitale samenwerkingstools zoals wiki’s, chatclients met kanalen en cloudopslag maken het delen van informatie eenvoudig. Maar het is aan je team om oplettend en slim te zijn over hoe die informatie geordend wordt en hoe ze terechtkomt bij wie ze het hardst nodig heeft: maak het mensen makkelijk om te vinden wat ze zoeken, maar duw niet alles naar iedereen.
Uitdaging 6: human resources
Human resources omvat een breed pakket aan cruciale bedrijfsprocessen: beloning, professionele ontwikkeling, functioneringsbeoordeling, werving en het onderhouden van de werkcultuur. Die processen zijn doorgaans gestandaardiseerd en gecentraliseerd, en vragen dus om een zorgvuldige heroverweging in de context van zelforganisatie.
Een mogelijke oplossing: leer van andere zelforganiserende bedrijven hoe zij elk van bovenstaande punten aanpakken. Combineer wat je opsteekt tot je eigen, unieke oplossing die past bij jouw bedrijfscultuur. Begin ergens, en vertrouw erop dat je team van daaruit verder kan groeien. Richard D. Bartlett stelde een prachtige verzameling bronnen over gedecentraliseerd organiseren samen, waarvan een deel de hierboven genoemde HR-thema’s raakt.
Uitdaging 7: organisatieontwerp
Voor veel bedrijven is een uitstapje naar zelforganisatie de eerste keer dat ze expliciet stilstaan bij hoe hun organisatie werkt. Organisatieontwerp is een taai beest en er duiken veel vragen op. Hoe en wanneer is het bijvoorbeeld zinvol om cirkels te definiëren? Hoe en door wie worden rollen en verantwoordelijkheden vastgelegd? Hoe krijg je mensen die niets van organisatieontwerp of organisatietheorie weten makkelijk mee in deze nieuwe begrippen? En breder: hoe zorg je dat je organisatieontwerp je dagelijkse werk vooruithelpt in plaats van een theoretisch concept te blijven?
Een mogelijke oplossing: maak gebruik van software voor zelfsturing waarmee je cirkels, rollen en verantwoordelijkheden expliciet vastlegt (bijvoorbeeld Peerdom). Sluit je aan bij een coach voor organisatieontwerp (bijvoorbeeld een van onze companions) of bij mensen uit een andere organisatie die zo’n transformatie hebben doorgemaakt. En put gerust uit onze kennis: stel ons gewoon je vraag. ;-)
Hoe nu verder?
Het eerste Peerdom Forum gaf ons de kans om een gemeenschap van gelijkgestemden bijeen te brengen en een aantal terugkerende problemen in zelforganiserende omgevingen te benoemen. In komende edities van het Forum verkennen we verder welke oplossingen er zijn. Laat het ons weten als je wilt meedoen, als je ideeën hebt over hoe je deze vraagstukken aanpakt, of als je een thema kent dat het verkennen waard is.
Bijlage: de volledige lijst met uitdagingen rond zelfsturing
Hieronder staat de volledige, onbewerkte lijst met uitdagingen die tijdens het Peerdom Forum ter sprake kwamen. Zijn we iets vergeten? Laat het ons vooral weten!
- Moeite om impliciete aannames expliciet te maken
- Spanningen die voortkomen uit persoonlijke meningen in plaats van uit specifieke rollen
- Leercurve: mensen inwerken die de theorie niet kennen
- Persoonlijke ontwikkeling op peil houden
- Ego’s die een rol gaan spelen
- Te veel betrokkenheid bij te veel projecten
- Te weinig eigenaarschap en proactiviteit
- Moeite om denken vanuit de bedoeling te stimuleren
- Gebrek aan methodes en tools om nieuw gedrag te trainen
- Verkeerde aannames over hoe lang het duurt tot je “getransformeerd” bent
- Angsten en twijfels van het team adresseren (omgaan met behoeften)
- Angst over wat te doen in tijden van crisis
- Vertrouwen
- Omgaan met externe partijen die niet op deze manier werken
- Het dagelijkse werk en het organisatieontwerp op elkaar afgestemd houden
- Begrijpen hoe autonomie en afstemming zich tot elkaar verhouden
- Collega’s aanspreken op hun verantwoordelijkheid
- Collectieve besluitvorming
- Bedrijfsbreed gedeelde strategie / meetwaarden
- Cirkels definiëren in een organisatieontwerp
- Rollen definiëren en verantwoordelijkheden verdelen
- Zicht houden op rollen en hun plek in de organisatie
- Informatiebeheer / neiging om te veel te delen
- Oude gewoontes afleren
- HR-processen vinden die hierbij passen (budget, salaris, werving)
