Vier organisaties samenvoegen en op nieuwe manieren werken
Virtual Minds vertrouwt op Peerdom om organisatorische helderheid over alle teams heen op te schalen. Ontdek hoe transparant in kaart brengen zorgde voor integratie na de fusie, wendbaarheid en blijvende groei.
Marius Leichte en het corporate development team van AdTech-bedrijf Virtual Minds betraden vorig jaar onbekend terrein. Ze stonden op het punt om binnen een paar maanden tijd vier organisaties samen te voegen.
Daar kwam bij dat Virtual Minds een plattere, vloeiendere manier van samenwerken op basis van rollen wilde invoeren. Die nieuwe manier van werken zou het Duitse bedrijf vooroplopend maken, maar bij hun omvang dreigde ook een chaotische werkcultuur. Virtual Minds heeft ongeveer 200 mensen in dienst en is een dochteronderneming van mediabedrijf ProSiebenSat.1 Media.
De dubbele uitdaging van een fusie én een cultuurtransformatie betekende dat Marius en zijn collega’s een onzekere toekomst tegemoet gingen met weinig houvast. Daar kwam Peerdom goed van pas, zegt Marius, senior manager corporate development bij het bedrijf.
De interactieve visuele kaart maakte gedetailleerde werktaken transparanter en bood functies waarmee het bedrijf rolbeschrijvingen kon standaardiseren, zegt Marius. Zo hielp de kaarttool van Peerdom Virtual Minds om zich in dat onbekende landschap te oriënteren, zegt Marius.
“Het is intuïtief”, zegt Marius, die het team organisatieontwikkeling van Virtual Minds leidt. “Het werkt als de Google Maps van onze organisatie.”
Een cruciaal hulpmiddel bij de fusie en een katalysator voor verandering
Twee bedrijven samenbrengen is op zichzelf al een flinke opgave. Uitzoeken wie er werkelijk aan welke taken werkt, welke competenties in huis zijn en hoe je rollen samenvoegt, opnieuw definieert of schrapt, is lastig. Dat voor vier organisaties tegelijk doen was een nog grotere puzzel.
Medewerkers waren onzeker over de fusie, en het thuiswerken dat de coronapandemie afdwong maakte effectief communiceren moeilijker dan gewoonlijk, herinnert Marius zich.
Peerdom hielp die problemen op te lossen. De werkkaart stelde nieuwe collega’s aan elkaar voor en gaf duidelijkheid over hoe het net gefuseerde bedrijf op basis van rollen zou samenwerken. Zo werkte de kaart als katalysator terwijl Virtual Minds naar een meer gedecentraliseerde vorm van besluitvorming toe bewoog.
Traditionele bedrijfsstructuren omschrijven functies vaak via titels en bevelslijnen. Virtual Minds wilde het werk juist opsplitsen in specifiekere taken, samenwerking over functies heen aanmoedigen en mensen op de werkvloer meer beslissingen binnen hun rollen laten nemen. Door voor dat op rollen gebaseerde ontwerp te kiezen, en dat midden in een fusie, werd het essentieel om elke medewerker te laten zien wat de veranderingen concreet voor hun eigen werk zouden betekenen, zegt Marius.
De transparantie die de werkkaart en de collegaprofielen bieden over ieders rollen, doelen, verantwoordelijkheden, projecten en relaties is belangrijk geweest voor de geslaagde transformatie bij Virtual Minds, zegt hij.
Balanceren tussen flexibiliteit en standaardisatie
Een van de uitdagingen bij het herontwerpen van werk als een verzameling rollen in zelfsturende teams is de kans op chaos naarmate organisaties groeien. Als individuen en teams hun rollen en verantwoordelijkheden zelfstandig mogen definiëren, kan er verwarring ontstaan doordat mensen dezelfde taken of rollen met andere woorden beschrijven. Dat geldt ook wanneer je twee verschillende bedrijven samenvoegt - twee rollen lijken misschien te verschillen, terwijl ze eigenlijk hetzelfde zijn. Rollen niet samenvoegen is een gemiste kans om van elkaar te leren en kennis over te dragen tussen collega’s.
Marius en zijn teamgenoten liepen tegen dat probleem aan en hadden het ook gezien bij andere bedrijven die voor een op rollen gebaseerde organisatieaanpak hadden gekozen. “Naarmate je groter wordt, kan het een rommeltje worden”, zegt hij.
Volgens Marius hebben een paar functies van Peerdom Virtual Minds geholpen om een chaotische werkkaart te vermijden. De werkkaart brengt flexibiliteit en standaardisatie in balans om de groeiende complexiteit hanteerbaar te houden, zegt hij. Virtual Minds gebruikt de mogelijkheid om rollen te “spiegelen” om snel een gestandaardiseerde rol met vaste terminologie te dupliceren. Het bedrijf heeft gespiegelde rollen ingezet voor meer dan 50 teamleden, en verbindt daarmee mensen uit de hele organisatie via hun gedeelde verantwoordelijkheden.
Daar komt bij, merkt Marius op, dat de categorieën toegangsrechten in Peerdom hielpen beperken wie de werkkaart van Virtual Minds kon bewerken, wat het risico op onbedoelde en verwarrende herstructureringen verkleinde.
Een gamechanger
Nu de fusie van vier organisaties rond is en het werk op rollen is gebaseerd, ziet Virtual Minds de eerste positieve effecten van de nieuwe manier van werken. Zo heeft het bedrijf initiatieven en projecten kunnen starten die eerder niet mogelijk waren geweest, zegt Marius. Daaronder valt ook dat het grotere technische en zakelijke uitdagingen beter aankan.
Dat de fusie en de transformatie zouden slagen, stond allerminst vast, gezien de stevige reeks uitdagingen waar Virtual Minds een jaar geleden voor stond. Marius denkt dat het open delen van informatie doorslaggevend is geweest om medewerkers de nieuwe organisatie en haar nieuwe manier van werken te laten begrijpen. Peerdom en de intuïtieve visualisatie ervan speelden een belangrijke rol om die transparantie mogelijk te maken, zegt Marius.
De werkkaart heeft bij Virtual Minds dan ook veel fans.
Marius vertelt over een collega die meehielp aan het ontwerp van de op rollen gebaseerde transformatie bij het bedrijf. Op een dag belde die collega hem op om hem en zijn team te complimenteren met de keuze voor Peerdom, en met de algemene transparantie en interne afstemming die daardoor bij Virtual Minds zijn toegenomen.
“Bedankt, jongens”, zei het teamlid tegen Marius. “Dit is een gamechanger.”
Ed Frauenheim is schrijver, spreker en consultant. Hij publiceerde meer dan 50 verhalen over sterke werkculturen in Fortune en schreef mee aan boeken als A Great Place to Work For All en Reinventing Masculinity: The Liberating Power of Compassion and Connection.
