Tips om je organisatie voor het eerst in kaart te brengen

Een werkkaart is een meegroeiend naslagwerk dat de verschillende lagen van relaties, verantwoordelijkheden en werk binnen je organisatie zichtbaar maakt. Als gemeenschappelijk referentiepunt geeft ze het hele team richting en versterkt ze de samenwerking.

Overwin het lege canvas

Met al zijn oneindige mogelijkheden kan een leeg canvas overweldigend aanvoelen. Waar begin je? Wat wil je bereiken? Je organisatie in kaart brengen om relaties, rollen en verantwoordelijkheden te verhelderen is niet anders; cartografie is bovenal een kunst.

In dit artikel delen we inzichten en best practices van meer dan 300 organisaties die het lege vel met succes hebben overwonnen en hun eerste interactieve organogram publiceerden. We splitsen het proces op in vier fundamentele vragen: waarom breng je je organisatie in kaart, wie doet er mee, wat breng je in kaart en hoe pak je het aan.

Van niets naar iets gaan kan intimiderend voelen, maar met een paar richtlijnen breng je je organisatie moeiteloos in kaart.

Waarom in kaart brengen

Organisaties veranderen voortdurend. Mensen komen en gaan. Het werk past zich aan een schuivende markt aan. Relaties ontstaan zowel formeel (bijvoorbeeld medewerker en manager) als informeel (bijvoorbeeld het biertje na het werk). Met zoveel dat zich achter de schermen afspeelt, is het lastig om zicht te houden op:

• Wie werkt op dit moment met wie, en waaraan?
• Waar is hulp nodig?
• Wie heeft de bevoegdheid om welke beslissing te nemen?
• Waar werkt onze organisatie precies naartoe?

Zonder antwoord op die vragen raken medewerkers gefrustreerd of in de war door een gebrek aan duidelijkheid, en komen ze door verspilde tijd en energie niet toe aan hun werkelijke potentieel.

Organisatieschema’s (organogrammen) beantwoorden een deel van die vragen door de relaties binnen een organisatie te tekenen. Klassieke piramidale hiërarchieën (organigrammen) sommen bijvoorbeeld de leden van de organisatie op, laten zien wie beslissingsbevoegdheid heeft (via rapportagelijnen) en beschrijven hoe het werk functioneel is opgedeeld (bijvoorbeeld per team of afdeling).

Een organisatieschema uit 1930 dat de organisatie van de Volkenbond in kaart brengt. (Afbeelding: Martin Grandjean)

Dit soort organogrammen heeft zijn beperkingen. Het zijn vaak statische versimpelingen die medewerkers in één vaste positie plaatsen: een functietitel. In een eerder artikel legden we uit waarom denken in rollen in plaats van in functies de tekortkomingen van het klassieke organogram opheft. Wil je een diepere vergelijking van traditionele en moderne benaderingen? Lees dan onze gids over dynamische organogrammen versus statische organogrammen.

Bij Peerdom denken we het organogram opnieuw als een dynamische werkkaart. Een werkkaart geeft het lopende werk beter weer, brengt teams op één lijn, helpt werk efficiënt te verdelen en geeft iedereen de informatie om te ontdekken hoe ze het best kunnen bijdragen, en dat op een manier die zowel hun eigen behoeften als die van de organisatie dient.

Wie je erbij betrekt

Je bent er dus klaar voor om te beginnen. Maar wie doet al dat kaartwerk? Welke mogelijkheden zijn er voor wie meeschrijft aan je kaart? Wij zagen een brede waaier aan methoden.

Aan het ene uiterste staat een volledig gecentraliseerd proces: één cartograaf beschrijft elke rol met haar verantwoordelijkheden en wijst daarna teamleden aan hun rollen toe. Aan het andere uiterste staat een volledig gedecentraliseerd proces: elk lid van de organisatie doet mee door de eigen rollen aan te maken en te beschrijven.

Daartussen liggen tal van tussenvormen. Een klein team van vrijwilligers kan het project trekken, of een vertegenwoordiger van elk team of elke afdeling vult het eigen deel van de kaart in. Welke methode je ook kiest om te beginnen, betrek later altijd meer mensen. Je wilt een accurate weerspiegeling van de werkelijkheid maken, en daarom is het cruciaal om je kaart met zoveel mogelijk mensen in de organisatie te toetsen.

Het in kaart brengen kan door één cartograaf gebeuren, of volledig participatief, waarbij iedereen bijdraagt.

Wat je in kaart brengt

Nu je weet wie er in kaart gaat brengen, is het tijd om inhoud aan je werkkaart toe te voegen. Het doel is om werk te verdichten tot rollen die actief bijdragen aan het bestaansrecht van je organisatie. Let erop dat je rollen beschrijft die de huidige werkelijkheid weergeven, niet een geïdealiseerde toekomst.

Veel organisaties hebben hun structuur al in een of andere vorm gedocumenteerd (in organigrammen, spreadsheets of een tekening in PowerPoint). Is dat document actueel, begin daar dan. Schrijf je rollen en verantwoordelijkheden voor het eerst op, wanhoop dan niet. Vaak kun je de schriftelijke sporen van je structuur bij elkaar puzzelen uit andere documenten, zoals functiebeschrijvingen, vacatureteksten of e-mailhandtekeningen.

Rollen definiëren

Begin met de naam. Maak zo duidelijk mogelijk wat de rol tot stand brengt, zoals Speaker of Key Accounts Liaison. Geef daarna een korte beschrijving van het bestaansrecht van de rol, als antwoord op de vraag “Waarom bestaat deze rol?”. Het bestaansrecht van de Key Accounts Liaison kan bijvoorbeeld zijn: “Zorgen voor een soepele ervaring en blijvend succes voor onze belangrijkste klanten.”

Een voorbeelddefinitie van de rol Speaker, met de titel, het bestaansrecht en de verantwoordelijkheden.

Men vraagt ons vaak hoe gedetailleerd rollen en verantwoordelijkheden beschreven moeten worden. Een vuistregel is om niet meer te beschrijven dan nodig is voor wederzijds begrip binnen het team. Vermijd beschrijvingen die te veel ruimte laten voor interpretatie: dat leidt tot verwatering van verantwoordelijkheid, misverstanden of conflict. Te veel beschrijven smoort daarentegen creatieve probleemoplossing en levert rolbeschrijvingen op die moeilijk te onderhouden zijn.

Soms zijn de verantwoordelijkheden duidelijk af te leiden uit de roltitel alleen. In andere gevallen wil je meer details kwijt. Je kunt altijd met een minimale beschrijving beginnen en die later uitwerken naarmate je kaart evolueert.

Rollen toewijzen

Iedereen in je organisatie kan meerdere rollen vervullen. Rollen kunnen ook meerdere rolhouders hebben. Vraag na het toewijzen aan iedereen om te controleren of hun persoonlijke verzameling rollen (rolportfolio) hun lopende werk volledig weergeeft.

Rollen groeperen

Nu alle rollen in kaart zijn gebracht, is het tijd voor structuur. Groepen van rollen brengen mensen samen die vaak met elkaar werken. Dat versnelt de communicatie en maakt het leren tussen collega’s met aanvullende expertise makkelijker. Een paar ideeën om rollen te groeperen:

1. Groepeer rollen functioneel in thema’s of onderwerpen. Alle rollen die met interne of externe communicatie te maken hebben, kun je bijvoorbeeld samenbrengen in de groep Communicatie. Functionele opdelingen zijn weliswaar de manier waarop organigrammen teams weergeven, maar ze leiden meestal tot informatiesilo’s. Op een werkkaart kan één persoon daarentegen meerdere rollen over groepen heen vervullen, zodat informatie vrij door de organisatie kan stromen. Dat doorbreekt silo’s en voedt een onderling verbonden netwerk van teams.
2. Groepeer rollen volgens een shared service- of hub-and-spoke-structuur. De organisatie wordt dan opgedeeld in kleine groepen operationele rollen die rechtstreeks de kernactiviteit en de markt bedienen, en een tweede groep ondersteunende rollen die als gedeelde dienst voor de operationele teams werken. Loyco, een Zwitserse organisatie voor hr, verzekeringen en risicobeheer, is op die manier georganiseerd.

De BetaCodex-structuur plaatst gedeelde dienstrollen in het midden en operationele of projectteams aan de rand. Dit is een van de vele modellen die je kunt gebruiken om je rollen te groeperen. Lees er meer over in onze gids over Beta Codex en het Peach-model. Afbeelding met dank aan BetaCodex.

Hoe je je rollen in dit eerste ontwerp ook clustert, je kunt later altijd herschikken om de samenwerking verder te optimaliseren en aan te sluiten bij de steeds veranderende realiteit van hoe jullie echt samenwerken.

Je kunt jezelf daarbij ook afvragen: wat als we de rollen anders hadden opgesplitst of gegroepeerd? Hoe zou onze ideale toekomstige organisatie eruitzien? De Ontwerpen-app van Peerdom is voor precies zulke experimenten gemaakt. Met de Ontwerpen-app maak je een kopie van je kaart en kun je er vrijuit in herschikken en spelen. Je bepaalt op elk moment welk van je ontwerpen je als live kaart publiceert.

Hoe je in kaart brengt

Het maken van je kaart is nauw verweven met wie je erbij betrekt en welke inhoud je in kaart brengt. Heb je te weinig informatie voor een accurate kaart, overweeg dan participatieve oefeningen waarin het hele team samen de rolbeschrijvingen samenstelt.

Workshops om rollen in kaart te brengen zijn een manier om het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden te decentraliseren, terwijl de kans zo groot mogelijk blijft dat ze echt weergeven wat er op de werkvloer gebeurt. Bij Peerdom werken we nauw samen met organisatiecoaches, onze zogenoemde Companions, die elk hun eigen aanpak hebben voor zo’n collectieve rolworkshop. In een reeks komende artikelen duiken we in hun strategieën, zodat je er zelf een kunt organiseren.

Je kaart is voortdurend in beweging, dus wees niet bang om een tijdslimiet te stellen, vroeg te publiceren en stap voor stap te verbeteren.

Stel een tijdslimiet en publiceer

Vergeet niet dat je een kaart publiceert die voortdurend blijft evolueren. Er bestaat geen perfect of afgerond product. Naarmate het terrein (het werk en de mensen) verandert, zul je moeten bijwerken.

We raden je daarom aan te mikken op een zo goed mogelijke benadering van de huidige werkelijkheid, en die met het team te delen om verdere verbeteringen uit te lokken. Beperk je eerste kaartoefening bij voorkeur tot een paar weken of een maand: dat is meestal genoeg tijd om een eerste schets te maken en feedback van het team op te halen.

Een praktijkvoorbeeld van de ngo HEKS/EPER

HEKS/EPER “ondersteunt projecten voor ontwikkelingssamenwerking om armoede en onrecht te bestrijden en zet zich in voor een waardig leven voor alle mensen”. Ze maakten hun werkkaart in twee stappen. Eerst namen ze contact op met een van onze companions en definieerden ze in een rolworkshop gezamenlijk hun rollen en een groepsstructuur. Eén persoon, houder van een organisatiebrede rol Secretary, was verantwoordelijk voor het overzetten van de tekstuele beschrijvingen uit Excel naar de visuele weergave. Doorlopende wijzigingen aan de kaart worden ook aan die rol doorgegeven, die de kaart vervolgens bijwerkt.

Leer van de besten

De beste manier om te leren in kaart brengen is inspiratie zoeken bij anderen. In de Peerdom Showcase verken je live organisatiekaarten en zie je hoe anderen hun rollen definiëren en groeperen tot hun eigen werkkaart.