Conseils pour cartographier ton organisation pour la première fois

Surmonte la toile blanche

Avec toutes ses possibilités infinies, une toile vierge peut sembler insurmontable. Par où commencer ? Qu'essaies-tu de réaliser ? Cartographier ton organisation pour clarifier les relations, les rôles et les responsabilités n'est pas différent ; il y a de l'art dans la cartographie.

Dans cet article, nous fournissons des idées et des bonnes pratiques recueillies auprès de plus de 300 organisations qui ont réussi à conquérir la page blanche pour publier leur premier organigramme interactif. Nous décomposons le processus en quatre aspects fondamentaux : pourquoi cartographier ton organisation, qui participe au processus de cartographie, que dois-tu cartographier et comment le faire.

Pourquoi la carte

Les organisations sont en constante évolution. Les individus vont et viennent. Le travail s'adapte à un marché changeant. Les relations se forment à la fois de manière formelle (par exemple, employé - directeur) et informelle (par exemple, les bières après le travail). Avec tout ce qui se passe en coulisses, il est difficile de garder le fil :

• Qui travaille actuellement avec qui et sur quoi ?
• Où a-t-on besoin d'aide ?
• Qui est habilité à prendre telle ou telle décision ?
• Qu'est-ce que notre organisation cherche à accomplir exactement ?

Sans réponse à ces questions, les collaborateurs et collaboratrices deviennent frustré·e·s ou confus·es en raison d'un manque de clarté et sont incapables de réaliser leur véritable potentiel en raison du temps et de l'énergie perdus.

Les organigrammes apportent des réponses à certaines des questions ci-dessus en mettant en évidence les relations au sein d'une organisation. Par exemple, les hiérarchies pyramidales classiques dressent la liste des membres de l'organisation, soulignent qui a le pouvoir de prendre des décisions (par le biais des lignes hiérarchiques) et détaillent comment le travail est réparti fonctionnellement (par exemple, par équipe ou par département).

Ces types d'organigrammes ont des limites. Ils ont tendance à être des simplifications grossières et statiques qui placent les employés dans une position unique et fixe : un titre de poste. Dans un article précédent, nous avons expliqué pourquoi le fait de considérer les rôles plutôt que les postes permet de pallier les insuffisances des organigrammes classiques.

Avec Peerdom, nous réimaginons l'organigramme comme une carte de travail dynamique. Une carte de travail représente mieux la réalité du travail en cours, permet d'aligner l'équipe, aide à distribuer efficacement le travail et donne à chacune et chacun les informations nécessaires pour trouver comment elle·il peut contribuer au mieux tout en satisfaisant à la fois les besoins individuels et ceux de l'organisation.

Qui impliquer ?

Tu es donc prêt à commencer à cartographier. Mais, qui doit faire tout le travail de cartographie ? Quelles sont les possibilités de participation à l'élaboration de ta carte ? Nous avons observé un large éventail de méthodes.

À un extrême, considérons un processus entièrement centralisé : une seule personne "cartographe" décrit chaque rôle et ses responsabilités, puis affecte les membres de l'équipe à leurs rôles. À l'autre extrême se trouve un processus entièrement décentralisé : chaque membre de l'organisation participe en créant et en décrivant ses propres rôles.

Il existe également des options intermédiaires. Par exemple, une petite équipe de bénévoles peut diriger le projet, ou un· représentant·e de chaque équipe ou service peut se charger de remplir sa propre section de la carte. Quelle que soit la méthode que tu choisis pour commencer à cartographier, tu devrais toujours impliquer d'autres personnes plus tard. Ton but devrait être de vouloir créer un reflet fidèle de la réalité. Il est donc essentiel de vérifier ta carte avec le plus grand nombre possible de personnes au sein de l'organisation.

Que cartographier ?

Maintenant que tu sais qui va cartographier, il est temps d'ajouter du contenu à ta carte de travail. L'objectif est de condenser le travail dans des rôles qui contribuent activement à l'objectif de ton organisation. Veille à décrire des rôles qui reflètent la réalité actuelle - et non un futur idéalisé.

De nombreuses organisations disposent déjà d'une certaine forme de structure organisationnelle documentée (par exemple, dans des organigrammes, des feuilles de calcul ou un dessin sur PowerPoint). Si le document est à jour, commence par là. En revanche, si c'est la première fois que tu écris les rôles et les responsabilités, ne désespère pas. Tu pourras peut-être rassembler des traces écrites de ta structure disséminées dans d'autres documents tels que des descriptions de postes, des annonces d'emploi ou des signatures de courriels.

Définir les rôles

Commence par le nom. Essaie d'indiquer clairement ce que le rôle permet de réaliser, comme Conférencier·ère ou Liaison avec les clients clés. Ensuite, donne une brève description de la raison d'être du rôle, en répondant à la question « Pourquoi ce rôle existe-t-il ? ». Par exemple, l'objectif de la Liaison avec les clients clés pourrait être : « Assurer une expérience harmonieuse et un succès continu pour nos clients clés ».

On nous demande souvent jusqu'à quel point il faut détailler la description des rôles et des responsabilités. Une règle empirique consiste à ne décrire que le minimum nécessaire pour assurer une compréhension mutuelle au sein de l'équipe. Évite les descriptions qui laissent trop de place à l'interprétation, car cela entraînera une diffusion des responsabilités, des malentendus ou des conflits. À l'inverse, une description excessive étouffe la résolution créative des problèmes et crée des descriptions de rôles difficiles à maintenir.

Parfois, les responsabilités peuvent être déduites d'un seul titre de rôle. Dans d'autres cas, il est préférable d'entrer plus de détails. Tu peux toujours commencer par une description minimale et la développer plus tard au fur et à mesure que ta carte évolue.

Attribuer les rôles

Chaque personne de ton organisation peut avoir plusieurs rôles. Les rôles peuvent également avoir plusieurs titulaires. Après avoir assigné des personnes à des rôles, assure-toi de demander à chacun·e de vérifier que sa collection personnelle de rôles (portefeuille de rôles) représente de manière exhaustive son travail en cours.

Grouper les rôles

Maintenant que tu as cartographié tous les rôles, il est temps d'ajouter une structure. Les groupes de rôles permettent de rassembler les personnes qui travaillent fréquemment ensemble. Cela accélère la communication et facilite l'apprentissage entre pairs ayant des compétences complémentaires. Voici quelques idées sur la façon de regrouper les rôles :

1. Groupe les rôles de façon fonctionnelle en thèmes ou sujets. Par exemple, tous les rôles ayant trait à la communication interne ou externe pourraient être regroupés dans le groupe Communication. Bien que les séparations fonctionnelles soient la façon dont les organigrammes représentent les équipes, elles aboutissent généralement à des silos d'information. En revanche, une carte de travail permet à une seule personne d'assumer plusieurs rôles au sein de différents groupes, de sorte que l'information puisse circuler librement dans l'ensemble de l'organisation. Cela permet de briser les silos et de favoriser un réseau interconnecté d'équipes.
2. Regroupe les rôles à l'aide d'un service partagé ou d'une structure en étoile. Ici, l'organisation est divisée en petits groupes de rôles opérationnels qui servent directement l'activité principale et le marché, et un deuxième groupe de rôles de soutien qui sont au service partagé des équipes opérationnelles. Par exemple, Loyco, une organisation de gestion des ressources humaines, des assurances et des risques en Suisse s'organise [de cette manière] (https://peerdom.org/loyco/map).

Quelle que soit la façon dont tu répartis tes rôles en groupes dans cette première version, tu peux toujours réorganiser à l'avenir pour mieux optimiser la collaboration et pour correspondre à la réalité en constante évolution de la façon dont vous travaillez réellement ensemble.

En particulier, tu peux aussi te demander : et si nous avions réparti ou regroupé les rôles différemment ? À quoi ressemblerait notre future organisation idéale ? L'application [Brouillon] (https://www.peerdom.com/fr/app/drafts) a été conçue pour ce type d'expérimentation. Avec l'application Brouillon, tu peux dupliquer ta carte dans une copie et être libre de réorganiser et de jouer avec ta carte alternative. Tu peux choisir à tout moment lequel de tes brouillons publier en tant que carte active.

Comment cartographier

Le processus de création de ta carte est étroitement lié aux personnes que tu impliques et au contenu que tu cartographies. Si tu ne disposes pas de suffisamment d'informations pour créer une carte précise, envisage des exercices participatifs qui rassemblent les descriptions de rôles de toute l'équipe.

Les ateliers de cartographie des rôles sont un moyen de décentraliser la tâche de définition des rôles et des responsabilités, tout en maximisant les chances qu'ils reflètent vraiment ce qui se passe sur le terrain. Avec Peerdom, nous travaillons en étroite collaboration avec des coachs organisationnels, nos compagnons (https://www.peerdom.com/fr/companions/), qui ont chacun et chacune leur propre approche de l'organisation d'un atelier collectif de cartographie des rôles.

Fixe une limite de temps et publie

N'oublie pas que tu publies une carte qui restera en constante évolution. Il n'y a pas de produit parfait ou fini. À mesure que le terrain (le travail et les gens) évolue au fil du temps, tu devras faire des mises à jour.

Nous te suggérons donc de viser une meilleure approximation de la réalité actuelle que tu partageras avec l'équipe pour stimuler d'autres améliorations. Nous te recommandons de limiter ton exercice de cartographie initiale à quelques semaines ou un mois, car c'est généralement assez de temps pour esquisser une ébauche et obtenir les commentaires de l'équipe.

Un exemple concret de l'ONG HEKS/EPER

L'EPER soutient des projets de coopération au développement visant à lutter contre la pauvreté et l'injustice, et s'engage en faveur d'une vie dans la dignité pour tous les êtres humains. Ils ont créé une carte de travail en deux étapes. Tout d'abord, ils ont contacté l'un de nos compagnons et ont défini collectivement leurs rôles et une structure de groupement dans le cadre d'un atelier sur les rôles. Une seule personne, détenant un rôle de Secrétaire à l'échelle de l'organisation, a été chargée de transférer les descriptions textuelles d'Excel à sa représentation visuelle. Les mises à jour continues de la carte sont également communiquées à ce rôle, qui met à jour la carte en conséquence.

Apprends des meilleurs

La meilleure façon d'apprendre la cartographie est de s'inspirer des autres. Dans notre [vitrine] (https://www.peerdom.com/fr/showcase), tu peux explorer des cartes organisationnelles en direct pour voir comment d'autres définissent et regroupent les rôles pour créer leur propre carte de travail.