Tipps für die erstmalige Visualisierung deiner Organisation

Überwinde das leere Blatt

Bei all ihren unendlichen Möglichkeiten kann ein leeres Blatt überwältigend sein. Wo soll man anfangen? Was willst du erreichen? Die Abbildung deiner Organisation zur Klärung von Beziehungen, Rollen und Verantwortlichkeiten ist nicht anders; es ist eine Kunst für sich.

In diesem Artikel geben wir Einblicke und nützliche Praxis-Tipps, die wir von über 300 Organisationen gesammelt haben, die erfolgreich das leere Blatt gefüllt haben, um ihr erstes interaktives Organigramm zu veröffentlichen. Wir gliedern den Prozess in vier grundlegende Aspekte: Warum sollte man seine Organisation abbilden, wer nimmt am Abbildungsprozess teil, was sollte man abbilden und wie geht das?

Wieso die Organisation abbilden?

Organisationen verändern sich ständig. Personen kommen und gehen. Die Arbeit passt sich einem sich wandelnden Markt an. Beziehungen werden sowohl formell (z. B. Mitarbeiter/in – Manager/in) als auch informell (z. B. beim Feierabendbier) geknüpft. Bei so vielen Vorgängen hinter den Kulissen ist es schwierig, den Überblick zu behalten:

• Wer arbeitet derzeit mit wem und woran?
• Wo wird Hilfe benötigt?
• Wer hat die Befugnis, welche Entscheidungen zu treffen?
• Worauf genau arbeitet unsere Organisation hin?

Ohne Antworten auf diese Fragen werden die Mitarbeiter/innen aufgrund mangelnder Klarheit frustriert oder verwirrt und können ihr wahres Potenzial aufgrund von Zeit- und Energieverschwendung nicht ausschöpfen.

Organigramme liefern Antworten auf einige der oben genannten Fragen, indem sie die Beziehungen innerhalb einer Organisation aufzeigen. Beispielsweise listen klassische pyramidale Hierarchien die Mitglieder der Organisation auf, heben hervor, wer die Entscheidungsbefugnis hat (über Berichtslinien), und zeigen detailliert, wie die Arbeit funktional aufgeteilt ist (z. B. nach Team oder Abteilung).

Diese Art von Organigrammen hat ihre Grenzen. Sie sind in der Regel statische, stark vereinfachte Darstellungen, die Mitarbeiter/innen in eine einzige, feste Position bringen: eine Berufsbezeichnung. In einem früheren Artikel haben wir erklärt, warum die Berücksichtigung von Berufsrollen statt Berufspositionen die klassischen Mängel von Organigrammen überwindet.

Bei Peerdom stellen wir uns das Organigramm als dynamische Arbeitskarte vor. Eine Arbeitskarte stellt die tatsächliche Arbeit besser dar, sorgt für eine bessere Abstimmung im Team, hilft bei der effizienten Arbeitsverteilung und gibt jedem die notwendigen Informationen, um herauszufinden, wie er am besten beitragen kann, während sie sowohl die individuellen als auch die Bedürfnisse der Organisation erfüllt.

Wen sollte man involvieren?

Du bist also bereit, mit der Visualisierung zu beginnen. Aber wer sollte die ganze Arbeit machen? Welche Optionen gibt es für die Personen, die an der Erstellung deiner Karte beteiligt sind? Wir haben eine Vielzahl von Methoden beobachtet.

Als ein Extrem betrachten wir einen vollständig zentralisierten Prozess: Ein einzelne/r Kartograf/in beschreibt jede Rolle und ihre Verantwortlichkeiten und weist dann Teammitgliedern ihre Rollen zu. Das andere Extrem ist ein vollständig dezentralisierter Prozess: Jedes Mitglied innerhalb der Organisation beteiligt sich, indem es seine eigenen Rollen erstellt und beschreibt.

Es gibt auch Zwischenoptionen. Beispielsweise könnte ein kleines Team aus Freiwilligen das Projekt leiten oder ein/e Vertreter/in jedes Teams oder jeder Abteilung könnte die Verantwortung für das Ausfüllen des eigenen Kartenabschnitts übernehmen. Egal, für welche Methode du dich entscheidest, um mit der Visualisierung zu beginnen, solltest du später immer mehr Personen einbeziehen. Du möchtest ein genaues Abbild der Realität erstellen, daher ist es wichtig, deine Karte mit so vielen Personen in der Organisation wie möglich zu überprüfen.

Was sollte man auf der Karte integrieren?

Jetzt, da du weisst, wer die Kartierung vornehmen wird, ist es an der Zeit, deiner Arbeitskarte Inhalte hinzuzufügen. Das Ziel besteht darin, die Arbeit in Rollen zu bündeln, die aktiv zum Zweck deiner Organisation beitragen. Achte darauf, Rollen zu beschreiben, die die aktuelle Realität widerspiegeln – und nicht eine idealisierte Zukunft.

Viele Organisationen haben bereits eine Art Organisationsstruktur dokumentiert (z. B. in Organigrammen, Tabellen oder einer Zeichnung in PowerPoint). Wenn das Dokument aktuell ist, kannst du damit beginnen. Verzweifle aber nicht, wenn du zum ersten Mal Rollen und Verantwortlichkeiten aufschreibst. Möglicherweise kannst du schriftliche Spuren deiner Struktur zusammenfügen, die in anderen Dokumenten wie Stellenbeschreibungen, Stellenanzeigen oder E-Mail-Signaturen verstreut sind.

Die Definition von Rollen

Beginne mit dem Namen. Versuche, deutlich zu machen, was die Rolle bewirkt, wie Sprecher/in oder Key-Account-Liaison. Gib als Nächstes eine kurze Beschreibung des Zwecks der Rolle und beantworte die Frage „Warum gibt es diese Rolle?“. Der Zweck der Key-Account-Liaison könnte beispielsweise lauten: „Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und anhaltenden Erfolgs für unsere Schlüsselkunden - und kundinnen.“

Wir werden oft gefragt, wie detailliert wir bei der Beschreibung von Rollen und Verantwortlichkeiten sein sollten. Als Faustregel gilt, nur das Minimum zu beschreiben, um ein gegenseitiges Verständnis im gesamten Team zu gewährleisten. Vermeide Beschreibungen, die zu viel Interpretationsspielraum lassen, da dies zu Verantwortungsdiffusion, Missverständnissen oder Konflikten führen kann. Im Gegensatz dazu erstickt eine Überbeschreibung die kreative Problemlösung und führt zu Rollenbeschreibungen, die schwer beizubehalten sind.

Manchmal lassen sich Verantwortlichkeiten eindeutig aus einem einzigen Rollentitel ableiten. In anderen Fällen möchtest du vielleicht mehr Details eingeben. Du kannst immer mit einer minimalen Beschreibung beginnen und diese später im Laufe der Entwicklung deines Plans ausarbeiten.

Rollen zuweisen

Jede Person in deiner Organisation kann mehrere Rollen innehaben. Rollen können auch mehrere Rolleninhaber/innen haben. Nachdem du Personen Rollen zugewiesen hast, solltest du alle bitten, zu überprüfen, ob ihre persönliche Sammlung von Rollen (Rollenportfolio) ihre laufende Arbeit umfassend abbildet.

Gruppierung von Rollen

Dies beschleunigt die Kommunikation und erleichtert das Lernen zwischen Personen mit komplementärem Fachwissen. Wenn ihr überlegt, wie ihr die Rollen gruppieren könnt, hier sind einige Ideen:

1. Funktionale Gruppierung von Rollen nach Themen oder Themenbereichen. Beispielsweise könnten alle Rollen, die mit interner oder externer Kommunikation zu tun haben, in der Kommunikationsgruppe zusammengefasst werden. Obwohl Organigramme Teams durch funktionale Aufteilung darstellen, führen sie in der Regel zu Informationssilos. Im Gegensatz dazu ermöglicht eine Arbeitskarte einer einzelnen Person, mehrere Rollen in verschiedenen Gruppen zu übernehmen, sodass Informationen frei durch die Organisation fliessen können. Dadurch werden Silos aufgebrochen und ein vernetztes Team-Netzwerk gefördert.

2. Gruppiert Rollen mithilfe eines Shared Service oder einer Hub-and-Spoke-Struktur. Hier wird die Organisation in kleine Gruppen von operativen Rollen aufgeteilt, die direkt dem Kerngeschäft und dem Markt dienen, und in eine zweite Gruppe von unterstützenden Rollen, die den operativen Teams als Shared Service zur Verfügung stehen. Zum Beispiel organisiert Loyco, eine Organisation für Personalwesen, Versicherungen und Risikomanagement in der Schweiz, [auf diese Weise] (https://peerdom.org/loyco/map).

Unabhängig davon, wie ihr eure Rollen in diesem ersten Entwurf in Gruppen zusammenfasst, könnt ihr sie in Zukunft jederzeit neu organisieren, um die Zusammenarbeit zu optimieren und an die sich ständig ändernde Realität eurer tatsächlichen Zusammenarbeit anzupassen.

Insbesondere könntet ihr euch auch fragen: Was wäre, wenn wir die Rollen anders aufgeteilt oder gruppiert hätten? Wie würde unsere ideale zukünftige Organisation aussehen? Die Peerdom Entwürfe-App wurde für solche Experimente entwickelt. Mit der Entwürfe-App kannst du deine Karte duplizieren und eine Kopie erstellen, um deine alternative Karte neu zu organisieren und mit ihr zu experimentieren. Du kannst jederzeit auswählen, welcher deiner Entwürfe als Live-Karte veröffentlicht werden soll.

Die Peerdom-Karte bauen, aber wie?

Der Prozess der Erstellung deiner Karte ist eng damit verbunden, wen du einbeziehst und welche Inhalte du abbildest. Wenn du nicht über genügend Informationen verfügst, um eine genaue Karte zu erstellen, solltest du partizipative Übungen in Betracht ziehen, bei denen Rollenbeschreibungen vom gesamten Team erstellt werden.

Rollen-Mapping-Workshops sind eine Möglichkeit, die Aufgabe der Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten zu dezentralisieren und gleichzeitig die Chance zu maximieren, dass sie wirklich das widerspiegeln, was vor Ort geschieht. Bei Peerdom arbeiten wir eng mit Organisationscoaches zusammen, unseren so genannten Companions, die jeweils ihren eigenen Ansatz für die Durchführung eines kollektiven Rollenzuordnungs-Workshops haben. In einer Reihe zukünftiger Artikel werden wir uns mit ihren Strategien befassen, damit ihr eure eigenen durchführen könnt.

Setze ein Zeitlimit und veröffentliche die Karte!

Denke daran, dass du eine Karte veröffentlichst, die sich ständig weiterentwickelt. Es gibt kein perfektes oder fertiges Produkt. Da sich das Terrain (Arbeit und Menschen) im Laufe der Zeit weiterentwickelt, musst du die Karte aktualisieren.

Wir empfehlen daher, eine bestmögliche Annäherung an die aktuelle Realität anzustreben, die ihr mit dem Team teilt, um weitere Verbesserungen anzuregen. Wir empfehlen, eure erste Kartierungsübung auf einige Wochen oder einen Monat zu beschränken, da dies in der Regel ausreicht, um einen Entwurf zu skizzieren und Feedback vom Team zu erhalten.

Ein Beispiel aus der Praxis: Das NGO HEKS/EPER

HEKS/EPER „unterstützt Projekte der Entwicklungszusammenarbeit zur Bekämpfung von Armut und Ungerechtigkeit und setzt sich für ein Leben in Würde für alle Menschen ein“. Sie erstellten eine Arbeitskarte in einem zweistufigen Prozess. Zunächst nahmen sie Kontakt zu einem unserer Begleiter auf und legten in einem Rollenworkshop gemeinsam ihre Rollen und eine Gruppierungsstruktur fest. Eine einzelne Person, die eine organisationsweite Sekretariats-Rolle innehat, war für die Übertragung der Textbeschreibungen aus Excel in die visuelle Darstellung verantwortlich. Laufende Aktualisierungen der Karte werden ebenfalls an diese Person weitergeleitet, die die Karte entsprechend aktualisiert.

Lerne von den Besten

Der beste Weg, um etwas über die Peerdom-Kartografierung zu lernen, ist, sich von anderen inspirieren zu lassen. Im Peerdom-Showcase kannst du Live-Organisationskarten erkunden, um zu sehen, wie andere Rollen definieren und gruppieren, um ihre eigene Arbeitskarte zu erstellen.