Tipps, um deine Organisation zum ersten Mal zu kartografieren

Eine Arbeitskarte ist eine lebendige Referenz, die die verschiedenen Ebenen von Beziehungen, Verantwortlichkeiten und Arbeit in deiner Organisation sichtbar macht. Als gemeinsamer Bezugspunkt gibt sie dem ganzen Team Orientierung und stärkt die Zusammenarbeit.

Das leere Blatt überwinden

Ein leeres Blatt hat unendlich viele Möglichkeiten, und genau das kann einen erschlagen. Wo anfangen? Was willst du eigentlich erreichen? Beim Kartografieren deiner Organisation, um Beziehungen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, ist es nicht anders: Kartografie ist eben auch eine Kunst.

In diesem Artikel teilen wir Erkenntnisse und bewährte Vorgehensweisen von über 300 Organisationen, die das leere Blatt bezwungen und ihr erstes interaktives Organigramm veröffentlicht haben. Wir zerlegen den Prozess in vier Grundfragen: warum du deine Organisation kartografieren solltest, wer beim Kartografieren mitmacht, was du kartografieren solltest und wie du dabei vorgehst.

Von nichts zu etwas zu kommen kann einschüchternd wirken, doch mit ein paar Leitplanken ist es leicht, deine Organisation zu kartografieren.

Warum kartografieren

Organisationen verändern sich ständig. Menschen kommen und gehen. Die Arbeit passt sich einem beweglichen Markt an. Beziehungen entstehen formell (etwa zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten) wie informell (etwa beim Feierabendbier). Bei so viel Bewegung hinter den Kulissen ist es schwer, den Überblick zu behalten:

• Wer arbeitet gerade mit wem und woran?
• Wo wird Unterstützung gebraucht?
• Wer hat die Befugnis, welche Entscheidung zu treffen?
• Worauf arbeitet unsere Organisation eigentlich hin?

Ohne Antworten auf diese Fragen werden Mitarbeitende frustriert oder unsicher, weil die Klarheit fehlt, und können ihr Potenzial nicht ausschöpfen, weil Zeit und Energie verpuffen.

Organisationsdiagramme (Organigramme) beantworten einige dieser Fragen, indem sie Beziehungen innerhalb einer Organisation aufzeichnen. Klassische pyramidale Hierarchien etwa listen die Mitglieder der Organisation auf, zeigen über Berichtslinien, wer entscheiden darf, und legen offen, wie die Arbeit funktional aufgeteilt ist, etwa nach Team oder Abteilung.

Ein Organisationsdiagramm von 1930, das die Organisation des Völkerbunds abbildet. (Bild: Martin Grandjean)

Solche Organigramme haben ihre Grenzen. Sie sind meist statische Vereinfachungen, die Mitarbeitende auf eine einzige, feste Position festnageln: einen Jobtitel. In einem früheren Artikel haben wir erklärt, warum Rollen statt Stellen die Schwächen des klassischen Organigramms überwinden. Für einen ausführlicheren Vergleich traditioneller und moderner Ansätze empfehlen wir unseren Leitfaden zu dynamischen und statischen Organigrammen.

Bei Peerdom denken wir das Organigramm neu, als dynamische Arbeitskarte. Eine Arbeitskarte bildet die laufende Arbeit besser ab, richtet das Team aus, hilft, Arbeit sinnvoll zu verteilen, und gibt allen die Informationen, um herauszufinden, wo sie am meisten beitragen können - und zwar so, dass sowohl ihre eigenen Bedürfnisse als auch die der Organisation zu ihrem Recht kommen.

Wen du einbeziehst

Du bist also bereit, loszulegen. Aber wer soll das Kartografieren übernehmen? Welche Möglichkeiten gibt es, wer am Entwurf deiner Karte mitwirkt? Wir haben eine grosse Bandbreite an Vorgehensweisen beobachtet.

Am einen Ende steht ein vollständig zentraler Prozess: Eine einzelne kartografierende Person beschreibt jede Rolle und ihre Verantwortlichkeiten und besetzt sie anschliessend mit Teammitgliedern. Am anderen Ende steht ein vollständig dezentraler Prozess: Alle in der Organisation machen mit, indem sie ihre eigenen Rollen anlegen und beschreiben.

Dazwischen gibt es viele Zwischenformen. Ein kleines Team von Freiwilligen kann das Projekt anführen, oder eine Person pro Team oder Abteilung übernimmt Verantwortung dafür, den eigenen Abschnitt der Karte zu füllen. Für welchen Weg du dich zu Beginn auch entscheidest: Später solltest du immer mehr Menschen einbeziehen. Du willst die Wirklichkeit genau abbilden, deshalb ist es entscheidend, deine Karte mit so vielen Menschen in der Organisation wie möglich abzugleichen.

Das Kartografieren kann von einer einzelnen Person übernommen werden oder vollständig partizipativ ablaufen, sodass alle beitragen.

Was du kartografierst

Jetzt, wo klar ist, wer kartografiert, geht es an die Inhalte deiner Arbeitskarte. Ziel ist es, die Arbeit in Rollen zu verdichten, die aktiv auf den Zweck deiner Organisation einzahlen. Achte darauf, Rollen zu beschreiben, die die heutige Wirklichkeit abbilden, nicht eine idealisierte Zukunft.

Viele Organisationen haben ihre Struktur bereits in irgendeiner Form dokumentiert, etwa in Organigrammen, Tabellen oder einer Zeichnung in PowerPoint. Ist das Dokument aktuell, dann fang dort an. Und falls ihr Rollen und Verantwortlichkeiten zum ersten Mal aufschreibt: keine Sorge. Oft lassen sich schriftliche Spuren eurer Struktur aus anderen Dokumenten zusammensetzen, etwa aus Stellenbeschreibungen, Stelleninseraten oder E-Mail-Signaturen.

Rollen definieren

Fang beim Namen an. Mach möglichst offensichtlich, was die Rolle bewirkt, zum Beispiel Sprechrolle oder Key-Account-Betreuung. Beschreibe dann kurz den Zweck der Rolle und beantworte die Frage “Warum gibt es diese Rolle?”. Der Zweck der Key-Account-Betreuung könnte etwa lauten: “Ein reibungsloses Erlebnis und anhaltenden Erfolg für unsere wichtigsten Kundinnen und Kunden sicherstellen.”

Eine Beispieldefinition einer Sprechende-Rolle mit Titel, Zweck und Verantwortlichkeiten.

Wir werden oft gefragt, wie detailliert Rollen und Verantwortlichkeiten beschrieben sein sollten. Als Faustregel gilt: nur so viel beschreiben, wie es braucht, damit sich alle im Team einig sind, was gemeint ist. Vermeide Beschreibungen, die zu viel Auslegungsspielraum lassen, denn das führt zu verwischter Verantwortung, Missverständnissen oder Konflikten. Umgekehrt erstickt eine Überbeschreibung kreatives Problemlösen und erzeugt Rollenbeschreibungen, die kaum zu pflegen sind.

Manchmal ergeben sich die Verantwortlichkeiten schon eindeutig aus dem Rollentitel. In anderen Fällen willst du mehr ins Detail gehen. Du kannst jederzeit mit einer minimalen Beschreibung starten und später ausbauen, während deine Karte wächst.

Rollen besetzen

Jede Person in deiner Organisation kann mehrere Rollen innehaben. Und Rollen können mehrere Rolleninhabende haben. Wenn du Menschen auf Rollen gesetzt hast, bitte unbedingt alle zu prüfen, ob ihre persönliche Sammlung an Rollen (ihr Rollenportfolio) ihre laufende Arbeit vollständig abbildet.

Rollen gruppieren

Nachdem du alle Rollen erfasst hast, kommt die Struktur dazu. Gruppen von Rollen bringen jene zusammen, die häufig miteinander arbeiten. Das beschleunigt die Kommunikation und erleichtert das Lernen zwischen Kolleginnen und Kollegen mit sich ergänzendem Wissen. Ein paar Ideen, wie du Rollen gruppieren kannst:

1. Rollen funktional zu Themen bündeln. Alle Rollen rund um interne oder externe Kommunikation liessen sich etwa in einer Gruppe Kommunikation zusammenfassen. Funktionale Aufteilungen sind zwar genau das, was Organigramme als Teams darstellen, doch sie führen meist zu Informationssilos. Eine Arbeitskarte erlaubt es dagegen einer einzelnen Person, mehrere Rollen über Gruppen hinweg zu halten, sodass Informationen frei durch die Organisation fliessen. Das bricht Silos auf und fördert ein vernetztes Geflecht von Teams.
2. Rollen über eine Shared-Service- oder Hub-Spoke-Struktur gruppieren. Hier wird die Organisation in kleine Gruppen operativer Rollen aufgeteilt, die das Kerngeschäft und den Markt direkt bedienen, und in eine zweite Gruppe unterstützender Rollen, die den operativen Teams als gemeinsamer Service dienen. Loyco etwa, eine Organisation aus der Schweiz für HR, Versicherung und Risikomanagement, ist so aufgebaut.

Die BetaCodex-Struktur gruppiert Shared-Service-Rollen im Zentrum und operative oder Projektteams an der Peripherie. Das ist eines von vielen Modellen, nach denen du deine Rollen gruppieren kannst. Mehr dazu in unserem Leitfaden zu Beta Codex und dem Pfirsich-Modell. Bildnachweis: BetaCodex.

Wie auch immer du deine Rollen in diesem ersten Entwurf zu Gruppen bündelst: Du kannst später jederzeit umbauen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und der sich ständig verändernden Realität eurer Arbeit gerecht zu werden.

Frag dich auch ruhig: Was wäre, wenn wir die Rollen anders geschnitten oder gruppiert hätten? Wie sähe unsere ideale Organisation der Zukunft aus? Genau für solche Experimente ist die Entwürfe-App von Peerdom gemacht. Mit ihr duplizierst du deine Karte in eine Kopie und kannst in dieser Parallelversion frei umbauen und ausprobieren. Du entscheidest jederzeit, welchen deiner Entwürfe du als Live-Karte veröffentlichst.

Wie du kartografierst

Wie du deine Karte erstellst, hängt eng damit zusammen, wen du einbeziehst und welche Inhalte du erfasst. Wenn dir Informationen für eine stimmige Karte fehlen, denk über partizipative Formate nach, in denen das ganze Team die Rollenbeschreibungen zusammenträgt.

Rollen-Workshops sind eine Möglichkeit, das Definieren von Rollen und Verantwortlichkeiten zu dezentralisieren und gleichzeitig die Chance zu erhöhen, dass sie wirklich abbilden, was in der Praxis passiert. Bei Peerdom arbeiten wir eng mit Organisationscoaches zusammen, unseren sogenannten Companions, die jeweils ihre ganz eigene Herangehensweise an einen gemeinsamen Rollen-Workshop haben. In kommenden Artikeln tauchen wir in ihre Vorgehensweisen ein, damit du deinen eigenen Workshop durchführen kannst.

Deine Karte entwickelt sich ständig weiter, hab also keine Scheu, dir eine Frist zu setzen, früh zu veröffentlichen und Schritt für Schritt besser zu werden.

Setz dir eine Frist und veröffentliche

Denk daran: Du veröffentlichst eine Karte, die sich ständig weiterentwickeln wird. Es gibt kein perfektes, kein fertiges Ergebnis. Wenn sich das Gelände verändert, also die Arbeit und die Menschen, musst du nachziehen.

Wir empfehlen deshalb, die bestmögliche Annäherung an die heutige Wirklichkeit anzupeilen und sie mit dem Team zu teilen, um weitere Verbesserungen anzustossen. Begrenze dein erstes Kartografieren am besten auf ein paar Wochen bis einen Monat; das reicht meist, um einen Entwurf zu skizzieren und Rückmeldungen aus dem Team einzuholen.

Ein Beispiel aus der Praxis: die NGO HEKS/EPER

HEKS/EPER “unterstützt Projekte der Entwicklungszusammenarbeit gegen Armut und Ungerechtigkeit und setzt sich für ein Leben in Würde für alle Menschen ein”. Die Organisation hat ihre Arbeitskarte in zwei Schritten erstellt. Zuerst wandte sie sich an einen unserer Companions und definierte in einem Rollen-Workshop gemeinsam die Rollen und eine Gruppenstruktur. Eine einzelne Person mit einer organisationsweiten Rolle Sekretariat war dafür zuständig, die Textbeschreibungen aus Excel in die visuelle Darstellung zu übertragen. Auch laufende Aktualisierungen der Karte gehen an diese Rolle, die die Karte entsprechend nachführt.

Von den Besten lernen

Am besten lernt man das Kartografieren, indem man sich bei anderen inspirieren lässt. Im Peerdom Showcase kannst du echte Organisationskarten erkunden und sehen, wie andere ihre Rollen definieren und gruppieren, um ihre eigene Arbeitskarte zu bauen.