Vier Organisationen fusionieren und ganz neu zusammenarbeiten
Virtual Minds setzt auf Peerdom, um organisationale Klarheit über Teams hinweg zu skalieren. Erfahre, wie transparente Karten die Integration nach der Fusion, Agilität und nachhaltiges Wachstum möglich gemacht haben.
Marius Leichte und das Corporate-Development-Team des AdTech-Unternehmens Virtual Minds betraten im vergangenen Jahr Neuland. Sie standen davor, innerhalb weniger Monate vier Organisationen zu fusionieren.
Hinzu kam, dass Virtual Minds eine rollenbasierte, flachere und beweglichere Form der Zusammenarbeit einführen wollte. Diese neue Arbeitsweise würde das deutsche Unternehmen an die vorderste Front bringen, barg bei dieser Grösse aber auch die Aussicht auf eine chaotische Arbeitskultur. Virtual Minds beschäftigt rund 200 Personen und ist eine Tochtergesellschaft des Medienunternehmens ProSiebenSat.1 Media.
Die doppelte Herausforderung aus Fusion und kulturellem Wandel bedeutete, dass Marius und seine Kolleginnen und Kollegen einer ungewissen Zukunft mit wenigen Wegweisern gegenüberstanden. Genau da kam Peerdom gelegen, sagt Marius, Senior Manager für Corporate Development des Unternehmens.
Die interaktive visuelle Karte machte einzelne Arbeitsaufgaben transparenter und brachte Funktionen mit, um Rollenbeschreibungen zu standardisieren, sagt Marius. Im Ergebnis half das Kartenwerkzeug von Peerdom Virtual Minds dabei, sich in dieser unbekannten Landschaft zurechtzufinden, so Marius.
“Es ist intuitiv”, sagt Marius, der bei Virtual Minds das Team für Organisationsentwicklung leitet. “Es ist das Google Maps unserer Organisation.”
Ein entscheidendes Werkzeug für die Fusion und ein Katalysator für den Wandel
Schon zwei Unternehmen zusammenzubringen ist eine einschüchternde Aufgabe. Herauszufinden, wer tatsächlich an welchen Aufgaben arbeitet, welche Kompetenzen im Haus vorhanden sind und wie sich Rollen zusammenlegen, neu definieren oder streichen lassen, ist schwierig. Das gleichzeitig für vier Organisationen zu tun, war ein noch grösseres Puzzle.
Die Mitarbeitenden waren wegen der Fusion verunsichert, und die durch die Covid-Pandemie erzwungene Remote-Arbeit machte es schwerer als sonst, wirksam zu kommunizieren, erinnert sich Marius.
Peerdom half, diese Probleme zu lösen. Die Arbeitskarte machte neue Kolleginnen und Kollegen miteinander bekannt und schuf Klarheit darüber, wie das frisch fusionierte Unternehmen rollenbasiert zusammenarbeiten würde. Sie wirkte damit als Katalysator, während Virtual Minds sich auf eine dezentralere Form der Entscheidungsfindung zubewegte.
Klassische Unternehmensstrukturen definieren Stellen über Titel und Befehlsketten. Virtual Minds wollte die Arbeit stattdessen in konkretere Aufgaben zerlegen, bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördern und den Mitarbeitenden an der Front mehr Entscheidungen innerhalb ihrer Rollen ermöglichen. Dieses rollenbasierte Design einzuführen, noch dazu mitten in einer Fusion, machte es unverzichtbar, jeder Person zu zeigen, was die Veränderungen für ihre eigene Arbeit konkret bedeuten würden, sagt Marius.
Die Transparenz, die die Arbeitskarte und die Profile aller Kolleginnen und Kollegen über Rollen, Ziele, Verantwortlichkeiten, Projekte und Beziehungen schaffen, war für die gelungene Transformation bei Virtual Minds wichtig, sagt er.
Flexibilität und Standardisierung in Balance
Eine der Herausforderungen dabei, Arbeit als Sammlung von Rollen über selbstorganisierte Teams hinweg neu zu denken, ist die Gefahr des Chaos, sobald Organisationen gross werden. Wenn Einzelne und Teams ihre Rollen und Verantwortlichkeiten autonom definieren, kann daraus Verwirrung entstehen, weil dieselben Aufgaben oder Rollen unterschiedlich benannt werden. Das gilt auch, wenn zwei verschiedene Unternehmen zusammengeführt werden - zwei Rollen können verschieden aussehen und sind in Wahrheit dieselbe. Rollen nicht zusammenzuführen heisst, eine Gelegenheit zum Lernen und zum Wissenstransfer zwischen Kolleginnen und Kollegen zu verpassen.
Marius und sein Team kannten diese Schwierigkeit und hatten sie bei anderen Unternehmen beobachtet, die einen rollenbasierten Organisationsansatz eingeführt hatten. “Je grösser man wird, desto eher wird ein Durcheinander daraus”, sagt er.
Marius sagt, einige Funktionen von Peerdom hätten Virtual Minds geholfen, eine chaotische Arbeitskarte zu vermeiden. Die Karte halte Flexibilität und Standardisierung in Balance und mache wachsende Komplexität beherrschbar, sagt er. Virtual Minds nutzt die Möglichkeit, Rollen zu “spiegeln”, um eine standardisierte Rolle mit einheitlicher Begrifflichkeit schnell zu duplizieren. Für mehr als 50 Teammitglieder hat Virtual Minds gespiegelte Rollen eingesetzt und verbindet damit Menschen aus der ganzen Organisation über ihre gemeinsamen Verantwortlichkeiten.
Zudem, merkt Marius an, halfen die Zugriffsstufen von Peerdom dabei, einzuschränken, wer die Arbeitskarte von Virtual Minds bearbeiten darf. Das senkt das Risiko unbeabsichtigter und verwirrender Umstrukturierungen.
Ein Game-Changer
Nach dem Abschluss der Vierfach-Fusion und dem Wechsel zu einem rollenbasierten Arbeitsansatz sieht Virtual Minds die ersten positiven Wirkungen der neuen Arbeitsweise. So konnte das Unternehmen Initiativen und Projekte starten, die vorher nicht möglich gewesen wären, sagt Marius. Dazu gehört, grössere technische und geschäftliche Herausforderungen besser angehen zu können.
Angesichts der gewaltigen Herausforderungen, vor denen Virtual Minds vor einem Jahr stand, war der Erfolg von Fusion und Transformation keineswegs garantiert. Marius ist überzeugt, dass offenes Teilen von Informationen entscheidend dafür war, dass die Mitarbeitenden die neue Organisation und ihre neue Arbeitsweise verstehen konnten. Peerdom und seine intuitive Visualisierung spielten eine wichtige Rolle dabei, diese Transparenz zu ermöglichen, sagt Marius.
Tatsächlich hat die Arbeitskarte bei Virtual Minds viele Fans.
Marius erzählt von einer Person, die die rollenbasierte Transformation im Unternehmen mitgestaltet hat. Eines Tages rief sie ihn an, um ihm und seinem Team dafür zu applaudieren, dass sie sich für Peerdom entschieden und damit die allgemeine Transparenz und die interne Abstimmung bei Virtual Minds gehoben hatten.
“Danke, Leute”, sagte das Teammitglied zu Marius. “Das ist ein Game-Changer.”
Ed Frauenheim ist Autor, Redner und Berater. Er hat mehr als 50 Artikel über herausragende Arbeitskulturen in Fortune veröffentlicht und Bücher mitverfasst, darunter A Great Place to Work For All und Reinventing Masculinity: The Liberating Power of Compassion and Connection.
