Die Vorteile der Definition von Job-Rollen anstelle von Job-Positionen

Um eine physische Struktur zu errichten, die Bestand hat, musst du dir die Bausteine gut überlegen. Wenn sie zu klobig und starr sind, bricht die Struktur unter dem Druck äusserer Kräfte zusammen. Architekt/innen und Statiker/innen wissen das und haben Techniken entwickelt, die sicherstellen, dass ein Gebäude dem Druck standhält. Wie können wir dieses Wissen nutzen, um widerstandsfähige konzeptionelle Strukturen wie eine Organisation aufzubauen?

Eine einfache, aber wirkungsvolle Idee ist es, die Bausteine zu überdenken und das Organigramm als eine Ansammlung von Aufgaben und nicht von Positionen zu gestalten. Diese einfach umzusetzende Änderung hat einen grossen Einfluss auf die Agilität und Anpassungsfähigkeit deiner Organisation. Ausserdem können die Mitarbeitenden ihren Job so gestalten, dass er ihren individuellen Stärken und ihrer Motivation entspricht.

Positionsbasierte vs. rollenbasierte Organisationen

Wir alle kennen Stellenpositionen, die Bausteine einer positionsbasierten Organisation. Eine Stelle hat einen Titel (z.B. Senior Data Analyst) und wird von einer einzigen Person besetzt. Jede Stelle hat eine Stellenbeschreibung: eine Liste von Aufgaben, Fähigkeiten und Qualifikationen, die für die Stelle erforderlich sind. Im Gegensatz dazu bestehen Rollenbasierte Organisationen aus Jobrollen. Rollen stellen eine viel feinere Einheit von Arbeit und Verantwortung dar als Stellen.

Stell dir das so vor: Stellen beschreiben Verantwortlichkeiten, die ein breites Spektrum an Kompetenzen umfassen. Eine Senior Data Analystin kann zum Beispiel dafür verantwortlich sein, Teammitglieder einzustellen, Projekte zu koordinieren, Daten zu analysieren und Konflikte im Team zu schlichten. In einer rollenbasierten Organisation würde jede dieser Tätigkeiten eher durch eine eigene Rolle beschrieben werden. Rollen sind wie eine zerlegte Position - sie sind die kleinste, unteilbare autonome Zelle der Entscheidungsfindung.

In einer rollenbasierten Organisation wird jede Person durch das Rollenportfolio definiert, das sie innehat, und nicht durch einen einzelnen Titel. Rollen können auch von mehreren Personen ausgeübt werden. In dem obigen Beispiel hat unsere kleine grüne Person drei Rollen inne: Data Analyst, Copy Translator und Talent Recruiter. Zwei weitere Personen haben die Rolle Data Analyst inne und eine weitere Person die Rolle Talent Recruiter.

Aufbau deiner Organisation mit Positionen vs. Aufbau mit Rollen

Die häufigste Organisationsstruktur, die auf Positionen aufbaut, ist eine hierarchische Pyramide. Bei dieser Art von Organisation befindet sich jede Person an genau einer Position im Organigramm (einem Diagramm, das die Beziehungen zwischen den Bausteinen darstellt).

In einem rollenbasierten Organigramm haben Einzelpersonen mehrere Rollen in der gesamten Organisation inne. Rollen, die regelmässig zusammenarbeiten, werden in Gruppen zusammengefasst. Es ist üblich, eine rollenbasierte Organisation durch eingebettete Kreise darzustellen.

Probleme mit Positionen

1. Positionen sind statisch

Jeder von uns hat schon einmal erlebt, dass er für eine Stelle mit einer Stellenbeschreibung eingestellt wurde, die sich im Laufe der Zeit von seiner tatsächlichen Tätigkeit unterscheidet. Es ist normal, dass sich deine Arbeit im Laufe der Zeit weiterentwickelt, aber die Stellenbeschreibungen entwickeln sich selten mit ihr.

Stellenbeschreibungen sind ausserdem oft von Anfang an ungenau. Sie werden oft von HR-Teams oder Manager/innen geschrieben, die sich einen idealen Kandidaten oder Kandidatin für die Stelle vorstellen. Allerdings stimmen diese idealisierte Beschreibung und der tatsächliche Kandidat bzw. Kandidatin nur selten perfekt überein. Diese Diskrepanz wird bei der Einstellung nicht immer korrigiert, so dass die Stellenbeschreibung sofort veraltet ist.

2. Positionen sind „Single Points of Failure“

Wenn eine Führungskraft das Unternehmen verlässt, ist der erste Reflex, die vakante Stelle zu ersetzen, auch wenn es schwierig sein könnte, jemanden zu finden, der diese Lücke füllt. Da Positionen einen einzelnen Punkt in der Pyramide darstellen, können Störungen kaskadenartige Auswirkungen auf die über und unter der Position verbundenen Personen haben. Gleichzeitig kann eine Neubesetzung der Stelle das Problem nicht lösen, da die Stellenbeschreibung möglicherweise nicht das widerspiegelt, was diese Person tatsächlich täglich tut (siehe Punkt 1).

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3. Stellenbeschreibungen werden in der Regel nicht auf sinnvolle Weise weitergegeben

Stellenbeschreibungen bleiben oft zwischen dem Bewerber/innen und dem Personalverantwortlichen. Sie werden nur selten veröffentlicht, damit andere Teammitglieder sie bei der Entscheidungsfindung zu Rate ziehen können. Wenn sich die Zuständigkeiten mit denen anderer Stellen überschneiden, kann dies zu verschwendeter Doppelarbeit führen, da unklar ist, wer was tun soll. Ein Mangel an Transparenz kann auch zu unnötiger Frustration in deinem Team führen, wenn jemand „seine Grenzen überschreitet“, um eine Entscheidung zu treffen - vielleicht sogar ohne es zu wissen.

Rollen sind die Rettung

Die Verwendung von Rollen zur Beschreibung deiner Organisation kann viele der oben genannten Probleme vermeiden und bringt zusätzliche Vorteile mit sich.

1. Rollen sind dynamisch und anpassungsfähig

Das Entfernen oder Hinzufügen einer Position kann komplex, langwierig und kostspielig sein. Da Rollen detaillierter oder „näher“ an der tatsächlichen Arbeit sind, können sie hinzugefügt und entfernt werden, um den sich entwickelnden Bedürfnissen deiner Organisation zu entsprechen. Da die Übernahme einer Rolle weniger zeitaufwendig ist als die einer Position, ist es oft möglich, eine neue Rolle zu besetzen, ohne eine neue Person einzustellen.

Es ist auch einfacher, Rollen zu entfernen. Rollenbasierte Organisationen müssen keine Mitarbeiter/innen entlassen, wenn eine Rolle nicht mehr benötigt wird - die Rolleninhaber/innen haben dann einfach eine Rolle weniger in ihrem Portfolio. Umgekehrt müssen die Beschäftigten nicht kündigen, wenn eine Rolle gestrichen wird. Sie können dies vielmehr als Gelegenheit nutzen, ihre Energie anderweitig einzusetzen.

2. Rollen hängen nicht von einzelnen Personen ab

Wie oben erläutert, hängt die Arbeit in einer positionsbasierten Organisation oft von einer einzelnen Person ab. Wenn diese Person nicht da ist, müssen Entscheidungen möglicherweise verschoben werden und Projekte können stagnieren. Positionen sind also mitabhängig.

In einer rollenbasierten Organisation ist es viel einfacher, solche Engpässe zu vermeiden, weil Rollen leicht von mehreren Personen besetzt werden können. Es ist auch leichter, Rückfälle zu delegieren, da du nicht deine gesamte Arbeit abgibst, sondern nur bestimmte Teile davon. Die Rollen sind also voneinander abhängig.

Diese Flexibilität hilft, wenn jemand ausscheidet. In einer Organisation, die auf Positionen basiert, kann ein Weggang eine grosse Lücke im Organigramm hinterlassen. Im Gegensatz dazu bieten Rollen die Möglichkeit, Schocks abzufedern, indem die Arbeit auf die gesamte verbleibende Belegschaft umverteilt wird. Diese Erkenntnis liegt auch dem Design von geodätischen Kuppeln zugrunde, deren Bausteine so angeordnet sind, dass sie auch dann noch stabil sind, wenn ein Stützbalken entfernt wird.

3. Rollen bieten eine ganzheitliche Sicht auf das, was die Organisation zum Erfolg braucht

Rollen beschreiben die tatsächliche Arbeit genauer und helfen dabei, genau zu bestimmen, wer für was verantwortlich ist. Das erhöht die Transparenz zwischen den Teammitgliedern und erleichtert die unabhängige Zusammenarbeit. Darüber hinaus erzwingt eine deutliche Rollenbeschreibung auch Gespräche darüber, ob eine bestimmte Rolle notwendig ist oder nicht („Brauchen wir wirklich jemanden für ...?“). Mit anderen Worten: Die Pflege eines aktuellen Rollenportfolios informiert die Organisation darüber, was wirklich notwendig ist, um erfolgreich zu sein.

Zusätzlicher Vorteil: Persönliches Wachstum

Arbeitnehmer/innen können während ihrer Betriebszugehörigkeit Aufgaben übernehmen oder aufgeben. Ihr Rollenportfolio kann sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, je nachdem, wie sie sich weiterentwickeln wollen. Das ist etwas ganz anderes als der Aufstieg (oder Abstieg) in einer Stellenpyramide, bei der der einzige mögliche Karriereweg darin besteht, in eine andere, vorher festgelegte Position aufzusteigen (z. B. eine Beförderung vom Verkäufer zum Regionalverkaufsleiter).

Hier ist ein konkretes Beispiel: Nathan begann bei Nichts als Softwareentwickler zu arbeiten. Aus persönlicher Motivation und Interesse übernahm er nach und nach neue Aufgaben und verliess alte, um an unternehmerischen Unternehmungen zu arbeiten. Schliesslich wurde er Business Representative bei Peerdom, wo er Aufgaben in den Bereichen Fundraising, Public Speaking und Geschäftsstrategie übernimmt. Diese Aufgaben haben wenig Überschneidungen mit den Aufgaben, die er bei seiner Einstellung übernommen hat. Eine solche Karriereentwicklung wäre in einer isolierten, positionsbasierten Organisation praktisch unmöglich.

Die persönliche Entwicklung muss nicht immer so extrem sein. Es kann auch einfach bedeuten, dass eine Datenanalystin, die in einem zweisprachigen Haushalt aufgewachsen ist, eine Rolle als Französische Content-Erstellerin übernimmt, um die Kommunikationsarbeit zu unterstützen. Der Punkt ist: Der Einzelne kann seinen Job besser auf seine einzigartigen Stärken und Rollen abstimmen.

Verwende eine Karte, um die Komplexität zu vereinfachen

Wenn du deine Organisation als eine Sammlung von Rollenportfolios beschreibst, wird dein Organigramm komplexer. Wenn zehn Personen zehn einzigartige Rollen innehaben, ergibt das 100 Rollenbeschreibungen statt zehn Stellenbeschreibungen (Positionen). Wenn man dann noch die Möglichkeit hat, sein Rollenportfolio im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln, steigt die Komplexität in die Höhe. Wenn du zum Beispiel drei Rollen aufgibst und zwei Rollen übernimmst, wie sollen deine Kollegen und Kolleginnen das wissen? Wenn sich die Rollenzugehörigkeit ändert, woher weisst du dann, wen du konsultieren musst, um eine Entscheidung für eine Aufgabe zu treffen (denk daran, dass es keinen Chef „über dir“ mehr gibt)?

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen rollenbasierten Organisation ist es, Rollenbeschreibungen und Rolleninhaber/innen aktuell und transparent zu halten. Hier kann die Technologie helfen. Digitale Tools wie Peerdom können dir helfen, Rollen zu beschreiben, zu visualisieren, zu dokumentieren und zu teilen.

Der Wechsel von einem positionsbasierten Organigramm zu einer Rollenkarte erfordert ein wenig Vorlaufzeit. Du musst die Stellenbeschreibungen in kleinere, trennbare Einheiten zerlegen. Aber nachdem du deine neue organisatorische Rollenkarte erstellt hast, hast du eine einfache und leistungsfähige Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, wer derzeit für was verantwortlich ist. Das Wichtigste ist, dass du jetzt eine Organisation aus Bambus gebaut hast: einen widerstandsfähigen Baustein, der sich biegen kann, ohne unter den unkontrollierbaren Winden unserer modernen Welt zu zerbrechen.

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