Comment une petite association reste organisée quand tout le monde est bénévole

Imaginons une petite fondation, la Fondation Roncieux. Huit personnes la font vivre. Elle finance du matériel chirurgical pour des hôpitaux qui n’en ont pas les moyens, là où un bloc opératoire en état de marche n’a rien d’acquis. La cause est sérieuse. L’équipe est minuscule, et presque personne n’est à plein temps.

Il y a une coordinatrice qui donne environ trois jours par semaine. Toutes les autres personnes donnent quelques heures : une soirée par-ci, un week-end par-là, calés autour d’un emploi. C’est ainsi que fonctionnent la plupart des petites associations. La mission est vaste et les bras sont rares.

Cela crée un problème bien particulier, qui n’a rien à voir avec un manque d’engagement. C’est que la façon dont on organiserait une entreprise ne convient pas à un groupe comme celui-là.

Pourquoi un organigramme classique ne marche pas ici

Un organigramme d’entreprise suppose des personnes à plein temps sur des postes bien délimités. Une personne, une case, un intitulé. Une petite association, c’est l’inverse. Une même personne prend une part de la collecte de fonds, aide à choisir les hôpitaux à soutenir et tient les comptes, le tout dans les mêmes six heures par semaine.

Donnez à cette personne un unique intitulé de poste et vous induisez tout le monde en erreur. « Trésorière » masque le fait qu’elle rédige aussi les lettres de remerciement aux donateurs et siège au comité des subventions. Et quand elle s’éloigne quelques mois, comme le font les bénévoles, personne ne sait très bien ce qui est parti avec elle.

C’est le vrai risque des petites équipes. Tout repose sur une ou deux personnes, et presque rien n’est écrit, parce que rédiger des fiches de poste semble démesuré pour huit personnes qui se connaissent toutes.

Organisez-vous autour de rôles, pas d’intitulés de poste

Le remède est modeste. Cessez de décrire les personnes par un intitulé, et commencez à décrire le travail sous forme de rôles. Un rôle est une responsabilité claire avec un titulaire. Une personne peut en tenir plusieurs. Un rôle peut passer à quelqu’un d’autre sans que personne ne soit réorganisé.

À la Fondation Roncieux, le travail est réparti en quelques petits cercles : un pour les programmes financés, un pour la collecte de fonds, un pour la vie de la fondation. Chaque cercle abrite une poignée de rôles clairement nommés. Choisir les projets à soutenir. Tenir les comptes. S’occuper des donateurs. Animer les réunions pour que chaque voix compte. Chaque rôle appartient à une personne, et la plupart des personnes en tiennent deux ou trois.

Comme les rôles sont petits et nommés, vous embrassez l’ensemble d’un coup d’œil : qui répond de quoi, où se concentre la charge, et ce qui se retrouverait sans titulaire si quelqu’un s’éloignait.

Vous pouvez explorer la carte vous-même sur peerdom.org/fondation-roncieux.

Partager la charge, à découvert

Voici à quoi ressemble la page d’un des membres. Elle est coordinatrice, donne 60 pour cent d’une semaine complète et tient trois rôles répartis dans trois cercles : coordonner la fondation, animer les réunions d’un cercle, et relier un autre cercle au centre. Sa raison d’être ici est écrite en haut, avec ses propres mots.

Personne ici n’est enseveli. Chaque rôle est une tranche de semaine, pas un second emploi. Et comme chaque tranche est visible, le groupe repère quand une personne en porte trop et déplace un rôle avant que la bonne volonté ne s’épuise. Une association vit de bonne volonté, et la bonne volonté dure plus longtemps quand la charge est équitable et que tout le monde peut la voir.

Ce qui se passe quand une personne bénévole s’en va

C’est là que les petites équipes se font mal, et c’est là que les rôles aident le plus. Quand quelqu’un prend du recul, vous ne vous retrouvez pas avec un paquet mystérieux de choses qu’une personne gérait. Vous voyez exactement les rôles qu’elle tenait, et vous confiez chacun à quelqu’un qui a de la place. Le travail est déjà décrit : la personne suivante le reprend sans un mois de devinettes.

La continuité cesse de dépendre d’une seule mémoire. Elle vit dans les rôles, qui restent en place pendant que les personnes tournent.

Que faire si cela ressemble à votre équipe

1. Listez le travail sous forme de petits rôles, pas d’intitulés de poste. Une responsabilité claire pour chacun.
2. Donnez à chaque rôle un titulaire unique, et laissez les personnes en tenir plusieurs.
3. Écrivez une ligne sur ce à quoi sert chaque rôle, pour qu’une nouvelle recrue bénévole puisse le reprendre à froid.
4. Gardez le tout là où tout le monde le voit, pour que la charge se partage à découvert et que rien ne repose en silence sur une seule personne.

Il n’est pas nécessaire d’être une grande organisation pour bien s’organiser. Une équipe minuscule y gagne davantage, parce qu’elle a moins de marge pour absorber le jour où quelqu’un s’éloigne.

Questions fréquentes

Nous ne sommes qu’une poignée. N’est-ce pas démesuré ? Plus l’équipe est petite, plus cela aide. Avec huit personnes et personne à plein temps, perdre une seule personne peut mettre tout un domaine à l’arrêt. Les rôles garantissent que le travail est décrit et partagé, pour que rien ne dépende de la mémoire d’une seule personne.

Quelle différence entre un rôle et un intitulé de poste ? Un intitulé de poste décrit une personne et sa place. Un rôle décrit une responsabilité et son titulaire. Une personne peut tenir plusieurs rôles, et un rôle peut passer à quelqu’un d’autre sans changer l’intitulé de personne. Dans une équipe où chacun porte plusieurs casquettes, les rôles conviennent et les intitulés non.

En quoi est-ce différent de simplement rédiger des fiches de poste ? Les fiches de poste sont généralement longues, écrites une fois, puis oubliées. Les rôles sont courts, chacun rattaché à une responsabilité et à un titulaire, et gardés visibles pour que toute l’équipe voie qui tient quoi. Le but n’est pas plus de paperasse. C’est une image partagée qui reste à jour.

Qu’est-ce qu’un organigramme vivant ? C’est une carte de votre organisation qui montre les rôles et les responsabilités, et pas seulement des noms et des intitulés, et que l’équipe tient elle-même à jour. Pour une petite association, c’est la différence entre « on le sait tous » et une image que n’importe qui peut regarder, y compris une personne bénévole le jour de son arrivée.

La Fondation Roncieux est un exemple illustratif, et non un client Peerdom réel. Elle représente le type de petite équipe portée par une mission et qui tourne sur du temps bénévole, pour que le schéma soit facile à suivre.