Wie sich eine kleine gemeinnützige Organisation organisiert, wenn alle ehrenamtlich arbeiten

Stell dir eine kleine Stiftung namens Fondation Roncieux vor. Acht Menschen führen sie. Sie finanziert chirurgische Ausrüstung für Spitäler, die sie sich nicht leisten können, dort, wo ein funktionierender Operationssaal keine Selbstverständlichkeit ist. Der Zweck ist ernst. Das Team ist winzig, und fast niemand arbeitet Vollzeit.

Es gibt eine Koordination, die etwa drei Tage pro Woche einbringt. Alle anderen bringen ein paar Stunden ein: hier ein Abend, dort ein Wochenende, eingepasst neben dem Hauptberuf. So laufen die meisten kleinen gemeinnützigen Organisationen. Die Aufgabe ist gross und die Hände sind wenige.

Daraus entsteht ein ganz bestimmtes Problem, und es hat nichts mit fehlendem Engagement zu tun. Es liegt daran, dass die Art, wie man ein Unternehmen organisiert, auf eine solche Gruppe nicht passt.

Warum ein übliches Organigramm hier nicht funktioniert

Ein Unternehmensorganigramm setzt Vollzeitkräfte in klar umrissenen Stellen voraus. Eine Person, ein Kästchen, ein Titel. In einer kleinen gemeinnützigen Organisation ist es umgekehrt. Eine Person übernimmt ein Stück Fundraising, hilft bei der Auswahl der unterstützten Spitäler und führt die Buchhaltung, alles innerhalb derselben sechs Stunden pro Woche.

Gibst du dieser Person einen einzigen Jobtitel, führt das in die Irre. „Kassenwesen“ verdeckt, dass dieselbe Person auch die Dankesbriefe an Spendende schreibt und im Vergabeausschuss sitzt. Und wenn sie sich für ein paar Monate zurückzieht, wie das im Ehrenamt eben vorkommt, weiss niemand so recht, was mit ihr gegangen ist.

Das ist das eigentliche Risiko in einem kleinen Team. Alles ruht auf ein oder zwei Personen, und das Wenigste davon ist aufgeschrieben, weil sich Stellenbeschreibungen für acht Menschen, die sich alle kennen, nach Overkill anfühlen.

Organisiert euch um Rollen, nicht um Jobtitel

Die Lösung ist klein. Hör auf, Menschen über einen Titel zu beschreiben, und beschreibe stattdessen die Arbeit als Rollen. Eine Rolle ist eine klare Verantwortlichkeit mit einer Zuständigkeit. Eine Person kann mehrere halten. Eine Rolle kann zu jemand anderem wandern, ohne dass irgendwer reorganisiert wird.

Bei der Fondation Roncieux ist die Arbeit in ein paar kleine Kreise aufgeteilt: einen für die Programme, die sie finanziert, einen fürs Geldsammeln, einen für den Betrieb der Stiftung. Jeder Kreis enthält eine Handvoll klar benannter Rollen. Auswählen, welche Projekte unterstützt werden. Die Buchhaltung führen. Sich um die Spendenden kümmern. Die Sitzungen so leiten, dass alle gehört werden. Jede Rolle gehört einer Person, und die meisten halten zwei oder drei.

Weil die Rollen klein und benannt sind, erfasst du das Ganze auf einen Blick: wer wofür zuständig ist, wo die Last liegt und was ohne Zuständigkeit dastünde, wenn jemand aussteigt.

Die Karte kannst du dir selbst ansehen, unter peerdom.org/fondation-roncieux.

Die Last teilen, für alle sichtbar

So sieht die Seite eines Teammitglieds aus. Sie koordiniert die Stiftung mit 60 Prozent einer vollen Woche und hält drei Rollen in drei Kreisen: die Koordination der Stiftung, die Leitung der Sitzungen in einem Kreis und die Verbindung eines weiteren Kreises zum Zentrum. Warum sie dabei ist, steht ganz oben, in ihren eigenen Worten.

Hier wird niemand begraben. Jede Rolle ist ein Stück einer Woche, kein zweiter Job. Und weil jedes Stück sichtbar ist, merkt die Gruppe, wenn eine Person zu viel hält, und verschiebt eine Rolle, bevor der gute Wille aufgebraucht ist. Eine gemeinnützige Organisation lebt vom guten Willen, und guter Wille hält länger, wenn die Last fair verteilt und für alle sichtbar ist.

Was passiert, wenn eine freiwillige Person geht

Genau hier tun sich kleine Teams sonst weh, und genau hier helfen Rollen am meisten. Zieht sich jemand zurück, bleibt kein geheimnisvolles Bündel an Dingen übrig, um die sich diese eine Person immer gekümmert hat. Du siehst die genauen Rollen, die sie gehalten hat, und gibst jede davon an jemanden mit Luft weiter. Die Arbeit ist bereits beschrieben, die nächste Person übernimmt sie also ohne einen Monat Rätselraten.

Kontinuität hängt nicht mehr daran, dass sich eine Person erinnert, wie etwas lief. Sie steckt in den Rollen, und die bleiben, auch wenn die Menschen darin wechseln.

Was zu tun ist, wenn dir das bekannt vorkommt

1. Schreib die Arbeit als kleine Rollen auf, nicht als Jobtitel. Je eine klare Verantwortlichkeit.
2. Gib jeder Rolle genau eine Zuständigkeit und lass Menschen mehrere halten.
3. Schreib eine Zeile dazu, wofür jede Rolle da ist, damit eine neue freiwillige Person sie ohne Vorwissen übernehmen kann.
4. Leg das an einen Ort, an dem alle es sehen, damit die Last offen geteilt wird und nichts stillschweigend auf einer einzigen Person ruht.

Du musst keine grosse Organisation sein, um dich gut zu organisieren. Ein winziges Team hat sogar mehr davon, weil es weniger Puffer hat für den Tag, an dem jemand aussteigt.

Häufige Fragen

Wir sind nur eine Handvoll Leute. Ist das nicht übertrieben? Je kleiner das Team, desto mehr hilft es. Bei acht Menschen ohne Vollzeitkräfte kann der Ausfall einer Person einen ganzen Bereich lahmlegen. Rollen sorgen dafür, dass die Arbeit beschrieben und geteilt ist, damit nichts vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rolle und einem Jobtitel? Ein Jobtitel beschreibt eine Person und wo sie sitzt. Eine Rolle beschreibt eine Verantwortlichkeit und wer dafür zuständig ist. Eine Person kann mehrere Rollen halten, und eine Rolle kann weitergegeben werden, ohne dass sich irgendein Titel ändert. Für ein Team, in dem alle viele Hüte tragen, passen Rollen und Titel nicht.

Wie unterscheidet sich das davon, einfach Stellenbeschreibungen zu schreiben? Stellenbeschreibungen werden meist lang, einmal geschrieben und dann vergessen. Rollen sind kurz, je an eine Verantwortlichkeit und eine Zuständigkeit gebunden und für alle sichtbar, sodass das ganze Team sieht, wer was hält. Das Ziel ist nicht mehr Papier. Das Ziel ist ein gemeinsames Bild, das aktuell bleibt.

Was ist ein lebendiges Organigramm? Es ist eine Karte eurer Organisation, die Rollen und Verantwortlichkeiten zeigt und nicht nur Namen und Titel, und die das Team selbst aktuell hält. Für eine kleine gemeinnützige Organisation ist das der Unterschied zwischen „wir wissen das doch alle“ und einem Bild, in das jede Person schauen kann, auch eine neue freiwillige Person an ihrem ersten Tag.

Die Fondation Roncieux ist ein erfundenes Beispiel, keine echte Peerdom-Kundschaft. Sie steht für die Art kleiner, von einer Mission getragener Teams, die von freiwillig geschenkter Zeit leben, damit das Muster leicht nachvollziehbar wird.