Hoe een kleine stichting georganiseerd blijft als iedereen vrijwilliger is

Stel je een kleine stichting voor die Fondation Roncieux heet. Acht mensen houden haar draaiende. Ze financiert chirurgische apparatuur voor ziekenhuizen die dat zelf niet kunnen betalen, op plekken waar een werkende operatiekamer geen vanzelfsprekendheid is. De zaak is serieus. Het team is piepklein, en bijna niemand werkt er fulltime.

Er is een coördinator die er ongeveer drie dagen per week in steekt. De rest geeft een paar uur: hier een avond, daar een weekend, ingepast naast een gewone baan. Zo draaien de meeste kleine stichtingen. De missie is groot en de handen zijn schaars.

Dat levert een eigen soort probleem op, en het heeft niets met gebrek aan inzet te maken. Het is dat de manier waarop je een bedrijf zou organiseren niet past bij zo’n groep.

Waarom een gewoon organogram hier niet werkt

Een bedrijfsorganogram gaat uit van fulltimers met een duidelijke functie. Eén persoon, één hokje, één titel. Bij een kleine stichting is het net andersom. Eén persoon doet een stukje van de fondsenwerving, denkt mee over welke ziekenhuizen steun krijgen en houdt de boekhouding bij, allemaal binnen dezelfde zes uur per week.

Geef die persoon één functietitel en je zet mensen op het verkeerde been. “Penningmeester” verbergt dat diegene ook de bedankbrieven aan donateurs schrijft en in de subsidiecommissie zit. En stapt diegene een paar maanden terug, zoals vrijwilligers nu eenmaal doen, dan weet niemand precies wat er met hem of haar is meeverdwenen.

Dat is het echte risico in een klein team. Alles rust op één of twee mensen, en er staat weinig van op papier, omdat functiebeschrijvingen schrijven overdreven voelt voor acht mensen die elkaar allemaal kennen.

Organiseer rond rollen, niet rond functietitels

De oplossing is klein. Stop met mensen via een titel te beschrijven en begin het werk als rollen te beschrijven. Een rol is één heldere verantwoordelijkheid met een eigenaar. Eén persoon kan er meerdere vervullen. Een rol kan naar iemand anders verhuizen zonder dat er iemand gereorganiseerd wordt.

Bij Fondation Roncieux is het werk verdeeld over een paar kleine cirkels: een voor de programma’s die ze financieren, een voor het ophalen van geld, en een voor het runnen van de stichting. Elke cirkel bevat een handvol rollen met een duidelijke naam. Kiezen welke projecten steun krijgen. De boekhouding bijhouden. Donateurs onderhouden. De vergaderingen zo leiden dat iedereen gehoord wordt. Elke rol hoort bij een persoon, en de meesten vervullen er twee of drie.

Omdat de rollen klein zijn en een naam hebben, overzie je het geheel in één oogopslag: wie waarover gaat, waar de last ligt, en wat er zonder eigenaar zou komen te zitten als iemand wegvalt.

Je kunt de kaart zelf bekijken op peerdom.org/fondation-roncieux.

De last verdelen, in het volle zicht

Zo ziet de pagina van één teamlid eruit. Zij is de coördinator, goed voor 60 procent van een volle week, en ze vervult drie rollen in drie cirkels: de stichting coördineren, de vergaderingen van één cirkel leiden, en een andere cirkel met het midden verbinden. Bovenaan staat in haar eigen woorden waarom ze er is.

Niemand gaat hier kopje-onder. Elke rol is een plak van een week, geen tweede baan. En omdat elke plak zichtbaar is, ziet de groep het wanneer één persoon te veel draagt en kan ze een rol verplaatsen voordat de goede wil opraakt. Een stichting draait op goede wil, en goede wil houdt het langer vol als de last eerlijk verdeeld is en iedereen dat kan zien.

Wat er gebeurt als een vrijwilliger vertrekt

Hier lopen kleine teams meestal de klappen op, en hier helpen rollen het meest. Stapt iemand terug, dan blijf je niet achter met een mistig pakket dingen dat die persoon altijd deed. Je ziet precies welke rollen diegene vervulde en je geeft ze stuk voor stuk aan iemand die ruimte heeft. Het werk is al beschreven, dus de volgende pakt het op zonder een maand lang te moeten gissen.

Continuïteit hangt niet langer af van één persoon die zich herinnert hoe het ging. Ze zit in de rollen, en die blijven staan terwijl de mensen erdoorheen rouleren.

Wat je doet als dit op jouw team lijkt

1. Zet het werk op een rij als kleine rollen, niet als functietitels. Per rol één heldere verantwoordelijkheid.
2. Geef elke rol één eigenaar, en laat mensen er gerust meerdere vervullen.
3. Schrijf bij elke rol één zin waar die voor bedoeld is, zodat een nieuwe vrijwilliger hem koud kan oppakken.
4. Bewaar het ergens waar iedereen het ziet, zodat de last open verdeeld wordt en er niets stilletjes op één persoon rust.

Je hoeft geen grote organisatie te zijn om goed georganiseerd te zijn. Een piepklein team haalt er juist meer uit, want het heeft minder rek om de dag op te vangen waarop iemand wegvalt.

Veelgestelde vragen

We zijn maar een handvol mensen. Is dit niet overdreven? Hoe kleiner het team, hoe meer je eraan hebt. Met acht mensen en geen fulltimers kan het wegvallen van één persoon een heel gebied stilleggen. Rollen zorgen dat het werk beschreven en verdeeld is, zodat niets afhangt van het geheugen van één iemand.

Wat is het verschil tussen een rol en een functietitel? Een functietitel beschrijft een persoon en waar die zit. Een rol beschrijft één verantwoordelijkheid en wie erover gaat. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen, en een rol kan naar iemand anders zonder dat er een titel verandert. In een team waarin iedereen meerdere petten op heeft passen rollen wel en titels niet.

Hoe verschilt dit van gewoon functiebeschrijvingen schrijven? Functiebeschrijvingen zijn meestal lang, worden één keer geschreven en daarna vergeten. Rollen zijn kort, elk gekoppeld aan één verantwoordelijkheid en één eigenaar, en ze blijven zichtbaar zodat het hele team ziet wie wat draagt. Het doel is niet meer papierwerk. Het doel is één gedeeld beeld dat actueel blijft.

Wat is een levend organogram? Het is een kaart van je organisatie die rollen en verantwoordelijkheden laat zien in plaats van alleen namen en titels, en die het team zelf actueel houdt. Voor een kleine stichting is dat het verschil tussen “dat weten we toch allemaal” en een beeld waar iedereen naar kan kijken, ook een nieuwe vrijwilliger op zijn eerste dag.

Fondation Roncieux is een verzonnen voorbeeld, geen echte klant van Peerdom. Het staat voor het soort kleine, missiegedreven team dat op vrijwilligersuren draait, zodat het patroon makkelijk te volgen is.