Euer Unternehmen hat sich in einem Jahr verdoppelt. Die Überlastung sieht man dem Organigramm nicht an.

Stell dir ein Unternehmen namens Collimate vor. Es baut Kamerasysteme, die Teile an Fertigungslinien prüfen. Vor zwei Jahren waren es vierzig Personen. Heute sind es fast hundertachtzig. Das ist das Wachstum, von dem die meisten Gründenden träumen.

Es ist auch das Wachstum, das ein Unternehmen von innen aufreibt, dort, wo niemand hinschaut.

Bei Collimate wollte niemand jemandem das Leben schwer machen. Sie haben weiter eingestellt, weiter ausgeliefert, weiter Ja gesagt. Irgendwo in diesen achtzehn Monaten hat sich die Verteilung der Arbeit von dem entkoppelt, wer sie tatsächlich macht. Von aussen sah das Unternehmen gesund aus. Innen trug eine Handvoll Menschen weit mehr, als je jemand zusammengezählt hatte.

So schadet schnelles Wachstum am häufigsten. Es gibt keinen Zusammenbruch. Die Last türmt sich über Monate auf wenigen Schultern, und oft merkst du es erst, wenn eine dieser Personen kündigt.

Was beim schnellen Wachsen tatsächlich schiefgeht

Wenn ein Unternehmen klein ist, sehen alle alles. Du weisst, wer was macht, weil die Person zwei Tische weiter sitzt. Das Organigramm lebt in den Köpfen, und es stimmt ungefähr.

Wachstum zerlegt das. Ihr stellt schneller ein, als ihr neu aufschreibt, wer wofür zuständig ist. Neue Leute werden auf das gelenkt, was in dieser Woche gerade brennt. Wer früh dabei war, behält die Aufgaben von damals, als das Unternehmen ein Drittel so gross war, und nimmt obendrein weitere dazu. Keine einzelne Entscheidung verursacht das. Arbeit kommt dazu, und nichts wird weggenommen.

Ein paar Monate später sind drei Dinge gleichzeitig wahr, und keines davon steht in einem üblichen Organigramm.

Erstens: Ein paar Leute tragen viel zu viel

Bei Collimate hat eine Teamleitung am Ende zwei Teams begleitet, weil die Leitung des zweiten Teams noch nicht eingestellt war. Auf dem Papier war das vorübergehend. In der Praxis lief es ein halbes Jahr. Eine Person aus der Entwicklung, die früh dazugekommen war, hatte nach und nach fünf getrennte Verantwortlichkeiten übernommen, jede davon am Tag ihrer Übergabe sinnvoll. Zusammen ergaben sie fast zwei volle Stellen auf einer Person.

Auf einem Diagramm aus Kästchen und Titeln siehst du das nicht. Ein Titel sagt „Entwicklung“. Er sagt nicht: „und kümmert sich ausserdem um die Datenpipeline, den Release-Prozess, zwei Kundenintegrationen und ist die einzige Person, die den Kalibrierschritt versteht.“

Zweitens: Dieselbe Aufgabe hat mehr als eine Zuständigkeit

Schnelles Einstellen vergibt dieselbe Aufgabe zweimal. Bei Collimate hatten drei Teams je eine Person, die sie Product Owner nannten, und alle drei gingen davon aus, die Entscheidung liege bei ihnen. Also wurden Entscheidungen dreimal getroffen, oder gar nicht.

Zwei Zuständige fühlen sich wie ein Sicherheitsnetz an. Meistens ist es das Gegenteil. Wenn alle für etwas zuständig sind, ist es am Ende niemand.

Drittens: Für etwas Wichtiges ist niemand zuständig

Dasselbe Problem von der anderen Seite. Ein Team lief monatelang ohne Leitung, weil sich die Einstellung immer wieder verschob. Alle nahmen an, jemand anderes habe es im Griff. Niemand hatte es.

Warum das übliche Organigramm all das verbirgt

Die meisten Unternehmen halten ihre Struktur in einer Folie oder einer Tabelle. Dort stehen Namen, Titel und wer wem berichtet. Sie wurde einmal gezeichnet, stimmte etwa eine Woche lang und beantwortet keine einzige der Fragen von oben.

Sie kann dir nicht sagen, dass eine Person bei 190 Prozent liegt. Sie kann dir nicht sagen, dass eine Aufgabe drei Zuständige hat. Und sie kann dir keine Lücke zeigen, denn ein Diagramm listet nur, was es gibt, nie das, was fehlt.

Also bleibt die Überlastung unsichtbar, bis du sie spürst: Eine Schlüsselperson brennt aus, eine Entscheidung kommt immer wieder nicht zustande, ein Versprechen an die Kundschaft fällt durchs Raster.

Wie du die Überlastung wirklich siehst

Die Antwort ist nicht die nächste Reorganisation. Die Antwort ist Sichtbarkeit. Du brauchst eine Sicht auf euer Unternehmen, die die tatsächliche Arbeit zeigt und nicht nur die Titel, und die sich aktuell hält, ohne dass jemand sie pflegen muss.

Eine lebendige Karte eurer Organisation leistet drei Dinge, die eine Folie nie leisten wird:

• Sie zeigt jede Rolle, die eine Person hält, und wie viel Zeit jede davon beansprucht. Sobald du siehst, dass sich jemand auf fast zwei Stellen summiert, kannst du handeln. Die Überlastung ist keine Überraschung mehr.
• Sie zeigt, wenn dieselbe Rolle an mehreren Stellen auftaucht. Doppelte Zuständigkeit wird zu etwas, das dir auffällt, statt zu etwas, das du in einer Krise entdeckst.
• Sie zeigt die Lücken. Ein Team ohne Leitung. Eine Verantwortlichkeit, die niemand hält. Reparieren kannst du nur, was du siehst.

Auf einer solchen Karte treten die Problemstellen von Collimate auf einen Blick hervor. Die doppelt gebuchte Teamleitung leuchtet auf. Die Person mit fünf Rollen sticht heraus. Das Team ohne Leitung steht sichtbar leer da. Keine Umfrage, keine Beratung. Die Lage war schon vorher real. Sie hatte nur keinen Ort, an dem sie sichtbar werden konnte.

Die ganze Karte von Collimate kannst du dir selbst ansehen, unter peerdom.org/collimate, und jede Person anklicken, um alle ihre Rollen zu sehen und wie viel ihrer Woche jede davon beansprucht.

Was zu tun ist, sobald du es sehen kannst

Die Überlastung zu sehen ist der grösste Teil der Arbeit. Danach zu handeln ist unkompliziert:

1. Finde alle, die sich auf mehr als eine volle Stelle summieren. Sie sind euer Kündigungsrisiko. Gib eine ihrer Rollen an jemanden mit Luft weiter.
2. Finde jede Aufgabe, die an mehr als einer Stelle gehalten wird. Klärt, wer zuständig ist, und lasst die anderen sie zurückgeben.
3. Finde die Lücken. Gib jeder wichtigen Verantwortlichkeit eine klare Zuständigkeit, notfalls eine vorübergehende.
4. Halte die Karte aktuell. Der Gewinn ist nicht das einmalige Aufräumen. Der Gewinn ist, dass du im nächsten Quartal, dreissig Einstellungen später, die Überlastung wieder kommen siehst, solange noch Zeit bleibt zu handeln.

Wachstum ist nicht das Problem. Zu wachsen, ohne je zu prüfen, wie die Arbeit verteilt ist, ist das Problem. Die Unternehmen, die gut skalieren, sind selten die aufgeräumtesten. Es sind die, die das Durcheinander früh bemerken und es angehen, solange es noch klein ist.

Häufige Fragen

Wir wachsen schnell und es fühlt sich chaotisch an. Ist das normal? Ja. Chaos bei schnellem Wachstum heisst fast immer, dass die Arbeit schneller verteilt wurde, als jemand den Überblick behalten hat. Das lässt sich beheben, und es beginnt damit, sichtbar zu machen, wer was macht.

Woran erkenne ich, dass jemand überlastet ist? Zähl alles zusammen, wofür diese Person zuständig ist, nicht nur ihren Jobtitel. Summieren sich die Verantwortlichkeiten einer Person auf mehr als eine volle Stelle, ist sie überlastet, auch wenn keine einzelne Aufgabe nach zu viel aussieht.

Ist das nicht einfach eine Reorganisation? Nein. Eine Reorganisation schiebt die Kästchen hin und her. Hier geht es darum, die Rollen zu sehen, die die Leute ohnehin schon halten, zu finden, wo die Last ungleich liegt, und sie auszugleichen. Meistens strukturierst du gar nichts um. Du siehst es nur zum ersten Mal klar.

Was ist ein lebendiges Organigramm? Es ist eine Karte eures Unternehmens, die Rollen und Verantwortlichkeiten zeigt und nicht nur Namen und Titel, und die die Teams selbst aktuell halten. Weil sie mitverfolgt, was tatsächlich passiert, statt eine Momentaufnahme vom letzten Quartal zu sein, macht sie Überlastung, doppelte Zuständigkeit und Lücken sichtbar, während sie entstehen.

Collimate ist ein erfundenes Beispiel, keine echte Peerdom-Kundschaft. Es steht für die Art schnell wachsender Unternehmen, die uns ständig begegnen, damit das Muster leicht nachvollziehbar wird.