IdéeSport : le chemin vers l'agilité organisationnelle

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À propos d’IdéeSport

IdéeSport est une organisation suisse à but non lucratif qui promeut la santé et l’engagement citoyen par l’activité physique. Elle propose aux enfants, aux adolescent·e·s et aux familles une large palette de programmes dans tout le pays. Depuis ses débuts, elle a considérablement élargi son rayon d’action : elle mène aujourd’hui plus de 180 projets dans des communes suisses et touche chaque année des dizaines de milliers de personnes, en particulier issues de milieux sous-représentés.

L’aventure a commencé en 1999 avec un projet pilote dans une salle de sport à Zurich, qui a posé les fondations de ce qui allait devenir une initiative nationale de développement de la jeunesse par le mouvement. Au début des années 2000, IdéeSport est devenue une fondation et a commencé à s’implanter en Suisse alémanique, en Suisse romande et en Suisse italienne.

En 2018, IdéeSport avait apporté de l’énergie et du mouvement dans des centaines de salles de gymnastique du pays. Mais à l’intérieur de l’organisation, les choses avançaient moins vite. Les structures et les processus n’avaient pas bougé, prisonniers de méthodes traditionnelles.

Des équipes sous tension, une innovation bridée

Malgré une demande croissante pour ses programmes, les systèmes internes d’IdéeSport restaient ancrés dans des modèles et des structures de travail d’un autre temps. Les intitulés de poste officiels, sur le papier, ne reflétaient pas la réalité souple et collaborative du quotidien de la fondation. Résultat : l’innovation ralentissait et le personnel se sentait à l’étroit dans des hiérarchies rigides.

Daiana Barilone, arrivée en 2017, a rapidement perçu le décalage entre ce qui était attendu et la façon dont les gens travaillaient réellement : « Il était difficile de penser au-delà de ce que définissaient les attentes liées à votre poste figé. »

Lucien Bourquin, qui a rejoint IdéeSport début 2018, a été plongé dans les premiers pas de l’organisation vers la transformation agile. Il a découvert qu’elle était en train de basculer vers un modèle plus agile et plus réactif. Il raconte :

Nous voulions rendre visible ce qui se passait déjà. Tant de contributions étaient apportées en dehors de la description de poste initiale.

Beaucoup de membres du personnel prenaient déjà des initiatives de façon informelle : accompagner des collègues, améliorer des processus, coordonner des projets interrégionaux. Mais ce travail restait souvent invisible, non reconnu et non soutenu, ce qui créait des déséquilibres de charge et faisait manquer des occasions d’innover.

Le tournant : cartographier ce qui se passe vraiment

En 2018, un événement de lancement a réuni toute l’organisation pour amorcer la transition vers un management agile. Après une introduction, chaque membre de l’équipe a été invité à se prononcer sur l’engagement de mener ensemble une transformation agile. Pour cela, chacun·e devait se placer physiquement d’un côté ou de l’autre d’une grille « pour ou contre » tracée au sol. Le vote unanime a marqué un moment charnière dans l’évolution d’IdéeSport.

Copyright: Stiftung IdéeSport

Lucien se souvient encore très précisément de ce moment :

« Tout le monde s’est finalement retrouvé du côté “oui, nous sommes pour l’agilité”. Cela montrait que l’ensemble du personnel était engagé dès le départ. C’est un élément essentiel de l’état d’esprit agile. Faire ce pas physiquement et visiblement, c’était affirmer que nous étions tous du même côté, à tirer sur la même corde. Un début symbolique très puissant. »

Cela a donné à IdéeSport l’élan nécessaire pour lancer un groupe de travail sur l’agilité, réunissant une dizaine de personnes, un coach externe et une personne chargée de porter la transformation en interne. À partir de là, la nécessité de faire sauter les goulots d’étranglement décisionnels et de gagner en réactivité était claire. Daiana revient sur les débuts du processus de changement :

Cela nous a aidés à sortir du cadre. Quand nous avons commencé à penser notre travail en rôles, nous avons pu être plus fluides, plus créatifs.

Une nouvelle façon de travailler

En 2020, IdéeSport était prête à formaliser ses pratiques agiles. En s’inspirant des grands cadres d’auto-organisation, l’organisation a adopté un système de fonctionnement par les rôles, centré sur la raison d’être plutôt que sur la hiérarchie. La vision était limpide : faire coïncider l’énergie et les compétences avec les responsabilités, et donner aux gens la structure nécessaire pour s’auto-organiser.

Restait un obstacle pratique. Suivre les rôles, les responsabilités et les droits de décision dans des fichiers Word et Excel était lent et déroutant. Les fichiers restaient déconnectés les uns des autres et éparpillés sur les disques durs de la fondation. Les équipes avaient besoin de mieux : de quelque chose de visuel, de simple et d’inclusif.

Lucien raconte comment, au milieu de l’année 2024, le pilote interne de l’outil d’organigramme par les rôles de Peerdom a tout changé. Pendant l’essai gratuit, il a reçu un accompagnement proactif de l’équipe Peerdom. La visualisation centralisée et interactive s’est immédiatement révélée plus intuitive que des documents éparpillés, et le soutien humain de Peerdom a été déterminant pour garder l’élan.

Lea Lehmann, arrivée peu de temps auparavant, en a tout de suite vu les bénéfices : « Cela nous a fait du bien de simplement cartographier ce qui se passe vraiment. On a découvert tout ce travail que nous accomplissons et qui, jusque-là, était tout simplement invisible. »

Fin 2024, Peerdom a été déployé auprès des 50 personnes et plus de l’organisation. Dans chaque cercle, des responsables de la documentation entretiennent et mettent à jour leur portion de la carte, pour que tout le monde ait un accès partagé et en temps réel au travail réellement accompli dans l’organisation.

Découvrez l’organigramme par les rôles d’IdéeSport.

Un organigramme à la hauteur d’une équipe dynamique

Aujourd’hui, l’agilité n’est plus seulement un mot qui s’applique aux programmes sportifs : elle irrigue aussi l’organigramme. L’organisation fonctionne avec un réseau de rôles autogérés répartis dans environ 17 cercles. Ces cercles se rangent dans trois grandes catégories :

• Opérations : porter les programmes régionaux et leur mise en œuvre directe
• Services : assurer les finances, les RH, le support informatique, la recherche de fonds et la communication
• Coordination : garder tout le monde aligné et faire circuler les apprentissages

Chaque cercle régional - German-East, German-West, Romandie et Ticino - suit la même structure. Il n’y a pas de managers au sens traditionnel. À la place, en plus de leurs rôles fonctionnels (en bleu), les personnes prennent des rôles d’équipe (en blanc). Parmi ces rôles d’équipe : hôte ou hôtesse d’équipe, référent·e RH ou économe. Leur intensité varie, ils tournent régulièrement, et les titulaires sont choisi·e·s collectivement au sein de chaque équipe.

Découvrez le cercle Opérations d’IdéeSport et ses rôles.

Toutes les responsabilités sont désormais visibles en temps réel. Plutôt que d’échanger des e-mails ou de fouiller dans des fichiers périmés, chacun·e peut voir qui fait quoi en quelques clics. Des réunions nationales régulières renforcent l’alignement, et chaque équipe dispose d’un rôle de responsable de la documentation pour tenir à jour la carte de son cercle.

Des groupes de travail temporaires, créés pour un projet comme la refonte du site web ou le lancement d’un nouveau programme jeunesse, se forment facilement et se dissolvent une fois leur mission accomplie. En parallèle, des groupes de pratique réunissent des collègues de toutes les régions qui occupent le même rôle d’expertise (par exemple les spécialistes de MidnightSports). Cela les aide à s’aligner, à se fixer des objectifs et à partager leur savoir-faire.

La nouvelle structure d’IdéeSport n’a pas seulement changé d’allure : elle fonctionne aussi différemment. Les équipes avancent plus vite, les décisions sont distribuées et la collaboration repose sur la clarté. Comme le décrit Lea :

Notre Carte Peerdom me montre d’un coup d’œil qui participe à un projet et qui contacter. Cela me fait gagner un temps fou.

Plus d’impact, avec les mêmes personnes

Les bénéfices de l’agilité sont apparus au grand jour lors d’une crise budgétaire. Au lieu d’attendre des décisions venues d’en haut, les 50 membres du personnel ont contribué à élaborer la réponse. Les cercles ont généré de façon autonome des idées d’économies, proposé de nouvelles sources de revenus et se sont adaptés rapidement. Tout cela a été possible parce que leur nouvelle façon de travailler rendait l’action décentralisée possible. Melanie, responsable de la communication d’IdéeSport, revient sur ce basculement :

Grâce à nos méthodes de travail agiles, nous n’arrêtons jamais d’apprendre. Nous développons sans cesse de nouvelles façons de penser et trouvons de meilleures manières de relever collectivement les défis. Cela a quelque chose d’évolutif.

Aujourd’hui, n’importe quel membre de l’équipe peut proposer un projet, lancer un groupe de travail et donner vie à une idée en quelques jours. Résultat : plus d’innovation, plus de portée et plus de jeunes accompagnés, sans coûts de structure supplémentaires.

Lucien résume ainsi : « Nous touchons plus de monde et promouvons la santé plus efficacement, parce que notre structure agile nous permet de déployer rapidement les innovations. »

Ce que l’on retient d’IdéeSport

Copyright: Stiftung IdéeSport / Christian Jaeggi

• Commencez par la visibilité. Avant de changer la façon dont le travail est attribué, regardez comment il se fait déjà, dans l’ombre.
• Donnez du pouvoir au terrain. Laissez celles et ceux qui sont au plus près du travail ouvrir la voie. Région par région, équipe par équipe.
• L’innovation naît de la clarté. Quand les attentes et les rôles sont clairs, les gens agissent avec plus d’assurance et de créativité.
• Il ne faut pas plus de monde pour avoir plus d’impact. Parfois, il suffit d’une nouvelle façon de libérer le potentiel de l’équipe actuelle.
• Une transformation n’est jamais « terminée ». Une fois lancée, elle révèle de nouvelles couches. À chaque itération, l’agilité aide à faire remonter et à résoudre ce qui, sans cela, resterait bloqué.

Ce qui est certain, c’est que l’auto-organisation chez IdéeSport permet aujourd’hui de voir et de soutenir tous les talents des personnes. Et cela leur permet, en retour, d’accompagner les familles et la jeunesse de Suisse avec encore plus d’impact.

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Source des images : Stiftung IdéeSport