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About IdéeSport

IdéeSport is a Swiss non-profit that promotes health and community engagement through physical activity, offering children, teens, and families a wide range of programs across the country. Since its early days, it has expanded its reach significantly, operating over 180 projects in Swiss communities and serving tens of thousands of people annually; especially those from underrepresented backgrounds.

The journey began in 1999 with a pilot sports hall project in Zurich, laying the groundwork for what would become a national initiative to support youth development through movement. By the early 2000s, IdéeSport had formalized into a foundation and began expanding across the German-, French-, and Italian-speaking parts of Switzerland.

By 2018, IdéeSport had brought energy and movement to hundreds of gymnasiums across the country. But inside the organization, things weren’t moving as fast. Structures and processes had stayed the same, stuck in traditional ways.

Stretched Teams, Stifled Innovation

Despite growing demand for its programs, IdéeSport’s internal systems remained rooted in older working models and structures. The formal job titles on paper didn’t reflect the flexible and collaborative reality of the foundation’s day-to-day work. As a result, innovation slowed, and staff felt constrained by rigid hierarchies.

Daiana Barilone, who joined in 2017, quickly saw the disconnect between what was expected and how people actually worked: “It was hard to think outside of what was defined by the expectations of your fixed job position.”

Lucien Bourquin, who joined IdéeSport in early 2018, was immersed in the organization's early journey towards agile transformation. He learned that the organization was in the process of transitioning to a more agile, responsive model. He observed:

Many staff members were already stepping up in unofficial ways, for instance by mentoring peers, improving processes, and coordinating inter-regional initiatives. But this work often remained invisible, unrecognized, and unsupported, leading to workload imbalances and missed opportunities for innovation.

The Turning Point: Mapping What’s Really Happening

In 2018, an organization-wide kick-off event was held to initiate the transition to agile management. After an introduction, team members were asked to vote for committing to making an agile transformation together. To do so, each member had to physically position themselves on one side of a “for vs. against” grid on the ground. The unanimous vote marked a pivotal moment in IdéeSport’s evolution.

Lucien can still recall the moment vividly:

“Everyone ultimately stood on the ‘yes, we’re for agility’ side. It signaled that all employees were engaged from the start. This is a crucial element of the agile mindset. Taking that step physically and visibly affirmed that we’re all on the same side, pulling the same rope together. It served as a powerful symbolic beginning.”

This gave IdéeSport the needed momentum to launch an agility working group, which included around ten people, an external coach, and an internal transformation champion. From this moment forward, the need to break down decision-making bottlenecks and increase responsiveness was clear. Daiana reflected on the early days of the change process:

Introducing A New Way of Working

By 2023, IdéeSport was ready to formalize its agile practices. Drawing inspiration from global self-management frameworks, the organization has adopted a role-based operating system centered on purpose, not hierarchy. The vision was clear: match energy and ability with responsibility and give people the necessary structure to self-organize.

But there was a practical hurdle. Tracking roles, responsibilities, and decision rights through Word and Excel files was slow and confusing. Files remained disconnected and scattered across the foundation’s hard drives. Teams needed something better: something visual, simple, and inclusive.

Lucien described how, in mid-2024, the internal pilot of Peerdom’s role-based org-chart tool made a significant impact. While testing in a free trial, he received proactive support from the Peerdom team. The centralized, interactive visualization was immediately more intuitive than scattered documents, and the human support from Peerdom was critical in maintaining momentum.

Lea Lehmann, who had recently joined, saw the benefits immediately: “It was helpful to just map what is really happening. It showed us that there is so much more work that we do—things that were just invisible before.”

By late 2024, Peerdom was rolled out across all 50+ members. Documentarians in each circle curated and updated their slice of the map, ensuring that everyone had shared, real-time access to the actual work going on across the organization.

An Org Chart Fit for a Dynamic Team

Today, agility isn’t just a term that applies to their physical programs: it can be found infused in their org chart too. The organization runs on a network of self-managed roles organized into approximately 17 circles. These circles fall into three main categories:

• Operations: drive regional programs and direct implementation
• Services: provide finance, HR, IT support, fundraising and communication
• Coordination: keep everything aligned and learning shared

Each regional circle, German-East, German-West, Romandie, and Ticino, uses the same structure. There are no traditional managers. Instead, in addition to their functional roles (blue), people take on team roles (white). Team roles include a team host, HR rep, or economist. These roles vary in intensity, rotate regularly, and role holders are chosen collectively within each team.

All responsibilities are now visible in real time. Instead of emailing back and forth or digging through outdated files, team members can view who does what with a few clicks. Regular national meetings reinforce alignment, and each team has a documentarian role to keep the map of their circle up-to-date.

Temporary working groups for projects, like relaunching the website or piloting a new youth program, are formed easily and dissolve once their mission is complete. Meanwhile, practice groups bring together peers across regions who hold the same expert role (e.g. MidnightSports specialists). This helps them align, set goals, and share expertise.

Idéesport’s new structure doesn’t just look different; it functions differently too. Teams move faster, decision-making is distributed, and collaboration is grounded in clarity. As Lea described:

More Impact with the Same People

The benefits of agility became especially clear during a 2024 budget crisis. Instead of waiting for top-down decisions, all 50 employees helped craft the response. Circles independently generated cost-saving ideas, proposed new revenue streams, and adapted quickly. This was made possible because their new way of working supported decentralized action. Melanie,IdéeSport's communications lead, reflected on this shift:

Today, any team member can propose a project, launch a working group, and bring an idea to life in a matter of days. The result is more innovation, more reach, and more youth served, without additional overhead.

Lucien summed it up: “We can reach more people and promote health more effectively because our agile structure enables us to rapidly implement innovations.”

Lessons from IdéeSport

• Start with visibility. Before changing how work is assigned, look at how it’s actually happening in the shadows.
• Empower the edge. Let the people closest to the work lead the way. Region by region, team by team.
• Innovation comes from clarity. When expectations and roles are clear, people can act with more confidence and creativity.
• You don’t need more people to have more impact. Sometimes, what you need is a new way to unlock potential in your current team.
• Transformations are never “done.” Once you start, the process reveals new layers. With each iteration, agility helps surface and solve what would otherwise stay stuck.

What’s certain is that self-management at IdéeSport means that people’s full talents are now seen and supported. And that, in turn, helps them serve Switzerland’s families and youth with even greater impact.

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Dehnen, Bewegen, Wachsen: IdéeSports Weg zur agilen Organisation

Erfahre, wie eine Schweizer Non-Profit dank rollenbasierter Organisation agiler, innovativer und wirkungsvoller wurde.

Über IdéeSport

IdéeSport ist eine gemeinnützige Organisation mit Sitz in der Schweiz. Sie fördert Gesundheit und gesellschaftliches Engagement durch Bewegung und bietet Kindern, Jugendlichen und Familien im ganzen Land eine breite Palette an Programmen. Seit ihren Anfängen hat die Organisation ihre Präsenz stetig erweitert und ist heute mit über 180 Projekten in Schweizer Gemeinden aktiv.

Die Geschichte begann 1999 mit einem Pilotprojekt in einer Turnhalle in Zürich. Dieses legte den Grundstein für eine nationale Bewegung zur Förderung junger Menschen durch Sport und Begegnung. Anfang der 2000er-Jahre wurde IdéeSport zur Stiftung und begann, sich in der Deutschschweiz, der Romandie und im Tessin zu verankern.

Bewegung nach aussen, Stillstand nach innen

Trotz wachsender Nachfrage nach ihren Angeboten basierten die internen Arbeitsweisen weiterhin auf überholten Modellen. Die offiziellen Funktionsbezeichnungen auf dem Papier entsprachen oft nicht der gelebten, flexiblen Zusammenarbeit im Alltag. Innovationen wurden gebremst, Mitarbeitende fühlten sich durch starre Hierarchien eingeschränkt.

Daiana Barilone, die 2017 zum Team stiess, erkannte rasch die Diskrepanz: «Es war schwierig, über die Erwartungen hinauszudenken, die mit dem eigenen Jobtitel verbunden waren.»

Lucien Bourquin, der Anfang 2018 dazukam, begleitete die ersten Schritte in Richtung agile Transformation. Er erinnert sich:

Viele Mitarbeitende engagierten sich bereits informell: Sie unterstützten Kolleginnen und Kollegen, verbesserten Prozesse und koordinierten bereichsübergreifende Initiativen. Doch diese Arbeit blieb meist unsichtbar – nicht anerkannt, nicht koordiniert, nicht gesteuert. Das führte zu Überlastung und verpassten Chancen für Entwicklung und Innovation.

Der Wendepunkt: Sichtbar machen, was wirklich geschieht

2018 fand ein organisationsweites Kick-off-Event zur agilen Transformation statt. Nach einer Einführung wurden alle Mitarbeitenden gebeten, sich physisch auf einer Bodenmarkierung zwischen «ja» und «nein» zu positionieren. Die einstimmige Zustimmung markierte einen Wendepunkt in der Entwicklung von IdéeSport.

Lucien erinnert sich lebhaft: «Alle standen auf der Seite: ‚Ja, wir wollen Agilität.‘ Das zeigte, dass von Anfang an alle Mitarbeitenden eingebunden und engagiert waren – ein zentraler Bestandteil des agilen Mindsets. Dieser sichtbare und gemeinsame Schritt war ein klares Zeichen: Wir ziehen alle an einem Strang. Er markierte einen kraftvollen und symbolischen Start.»

Daraufhin entstand eine Arbeitsgruppe für Agilität mit etwa zehn Personen, einem externen Coach und einer internen Transformationsbegleitung. Das Ziel war klar: Entscheidungsstaus abbauen und die Reaktionsfähigkeit erhöhen.

Daiana blickt zurück:

Einführung einer neuen Arbeitsweise

2020 war IdéeSport bereit, seine agilen Praktiken zu formalisieren. Inspiriert von globalen Self-Management-Frameworks entwickelte die Organisation ein rollenbasiertes Betriebssystem, das auf Sinn und Zweck statt Hierarchie basiert. Die Vision: Verantwortung soll dort liegen, wo Energie, Motivation und Kompetenz zusammenkommen – und klare Strukturen für Selbstorganisation schaffen.

Doch ein praktisches Problem blieb: Das Nachverfolgen von Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungsrechten mit Word- und Excel-Dateien war langsam und unübersichtlich. Informationen waren verstreut auf Laufwerken.Den Teams fehlte ein visuelles, einfaches und inklusives Werkzeug.

In der Pilotphase 2024 testete IdéeSport das rollenbasierte Organigramm-Tool von Peerdom. Lucien berichtet: „Die zentrale, interaktive Visualisierung war sofort verständlicher als verstreute Dokumente. Die Unterstützung durch das Peerdom-Team hielt die Motivation hoch.“

Lea Lehmann, neu im Team, erkannte den Nutzen sofort: «Es war hilfreich, einfach sichtbar zu machen, was wirklich passiert. Uns wurde klar, wie viel mehr Arbeit geleistet wird – die vorher einfach unsichtbar war.»

Ende 2024 wurde Peerdom für alle 50+ Teammitglieder eingeführt. In jedem Kreis pflegten sogenannte Dokumentationsverantwortliche ihren jeweiligen Bereich der Karte und hielten ihn aktuell – so hatten alle Mitarbeitenden einen gemeinsamen, Echtzeit-Einblick in das, was tatsächlich in der Organisation geschieht.

Ein Organigramm für ein dynamisches Team

Heute ist Agilität nicht nur in den Bewegungsprogrammen spürbar – sie ist auch in der Struktur der Organisation verankert. IdéeSport arbeitet mit einem Netzwerk selbstorganisierter Rollen in rund 17 Kreisen, die sich auf drei Hauptbereiche verteilen:

• Geschäft: Durchführung regionaler Programme
• Dienstleistungen: Finanzen, HR, IT, Fundraising und Kommunikation
• Koordination: strategische Ausrichtung und Organisationsentwicklung

Jeder regionale Kreis (Deutsch-Ost, Deutsch-West, Romandie, Tessin) folgt dem gleichen Aufbau, jedoch ohne klassische Führungskräfte: Neben ihren fachlichen Rollen (blau) übernehmen Mitarbeitende Teamrollen (weiß),etwa als Teamhost, HR-Verantwortliche:r oder Ökonom:in. Diese Rollen rotieren regelmäßig und werden gemeinsam im Team vergeben.

Alle Zuständigkeiten sind heute transparent. Statt E-Mails hin und her zu schicken oder alte Dateien zu durchsuchen, genügt ein Klick, um zu sehen, wer was macht. Nationale Treffen stärken die Ausrichtung, und jede Rolle wird dokumentiert und aktuell gehalten.

Temporäre Projektgruppen, etwa für einen Website-Relaunch oder ein neues Förderprogramm, werden bei Bedarf gebildet und lösen sich nach Erfüllung ihrer Mission wieder auf. Fachgruppen bringen Expert:innen aus allen Regionen zusammen (z. B. MidnightSports-Spezialist:innen) für den Austausch, gemeinsame Zielsetzung und Entwicklung.

IdéeSports neue Struktur sieht nicht nur anders aus – sie funktioniert auch anders: schnellere Abläufe, verteilte Entscheidungen, klare Zusammenarbeit.

Lea bringt es auf den Punkt:

Mehr Wirkung mit denselben Ressourcen

Der Vorteil agiler Strukturen zeigte sich besonders während einer Budgetkrise. Statt auf Entscheidungen von oben zu warten, entwickelten alle 50 Mitarbeitenden gemeinsam Lösungen. Die Kreise erarbeiteten eigenständig Sparvorschläge, identifizierten neue Einnahmequellen und passten sich rasch an. Möglich wurde dies durch dezentrale Handlungsfähigkeit.

Melanie reflektiert:

Heute kann jede:r ein Projekt vorschlagen, eine Arbeitsgruppe lancieren und Ideen in wenigen Tagen neue Ideen umsetzen. Das führt zu mehr Innovation, mehr Reichweite und mehr Wirkung, ohne zusätzliche Ressourcen.

Lucien fasst zusammen: «Wir erreichen mehr Menschen und fördern Gesundheit effektiver, weil unsere agile Struktur Innovationen rasch umsetzbar macht.»

Was wir von IdéeSport lernen können

• Beginne mit Sichtbarkeit. Bevor man Arbeit neu verteilt, sollte man verstehen und festhalten, wie sie tatsächlich schon passiert.

• Bewegung kommt von der Basis. Diejenigen, die der Arbeit am nächsten sind, sollten den Wandel anführen – Team für Team, Region für Region.

• Innovation entsteht durch Klarheit. Wenn Rollen und Erwartungen klar sind, handeln Menschen mutiger und kreativer.

• Mehr Wirkung braucht nicht mehr Menschen. Oft genügt ein neuer Rahmen, um das Potenzial im bestehenden Team zu entfalten.

• Transformation ist nie „fertig“. Jede Iteration bringt neue Ebenen zum Vorschein.Agilität hilft, das Verborgene sichtbar zu machen und zu lösen.

Was sicher ist: Selbstorganisation bei IdéeSport bedeutet, dass die vollen Talente der Menschen heute gesehen und gestärkt werden. Und genau das ermöglicht es ihnen, Kinder, Jugendliche und Familien in der Schweiz mit noch grösserer Wirkung zu begleiten.

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Bildquelle: Stiftung IdéeSport