De weg van IdéeSport naar een wendbare organisatie
Ontdek hoe een Zwitserse non-profit met een rolgebaseerde organisatie meer wendbaarheid, innovatie en maatschappelijke impact in het hele land bereikte.
Over IdéeSport
IdéeSport is een Zwitserse non-profit die gezondheid en maatschappelijke betrokkenheid bevordert via bewegen, en kinderen, jongeren en gezinnen door het hele land een breed aanbod aan programma’s biedt. Sinds de begindagen is het bereik flink gegroeid: de organisatie draait ruim 180 projecten in Zwitserse gemeenten en bereikt jaarlijks tienduizenden mensen, vooral uit ondervertegenwoordigde groepen.
Het begon in 1999 met een pilotproject in een sporthal in Zürich, dat de basis legde voor wat een landelijk initiatief zou worden om jongeren via bewegen te laten groeien. Begin jaren 2000 werd IdéeSport een stichting en breidde ze uit naar het Duits-, Frans- en Italiaanstalige deel van Zwitserland.
In 2018 had IdéeSport energie en beweging gebracht in honderden gymzalen door het hele land. Maar binnen de organisatie ging het minder snel. Structuren en processen waren hetzelfde gebleven, vastgeroest in traditionele patronen.
Overbelaste teams, geremde innovatie
Ondanks de groeiende vraag naar de programma’s bleven de interne systemen van IdéeSport geworteld in oudere werkmodellen en structuren. De formele functietitels op papier weerspiegelden niet de flexibele, samenwerkende praktijk van het dagelijkse werk in de stichting. Daardoor vertraagde innovatie en voelden medewerkers zich ingeperkt door starre hiërarchieën.
Daiana Barilone, die in 2017 bij de organisatie kwam, zag al snel de kloof tussen wat er verwacht werd en hoe mensen echt werkten: “Het was moeilijk om verder te denken dan wat de verwachtingen van je vaste functie voorschreven.”
Lucien Bourquin, die begin 2018 bij IdéeSport begon, stond midden in de eerste stappen richting agile transformatie. Hij merkte dat de organisatie bezig was over te stappen op een wendbaarder, responsiever model. Zijn observatie:
Veel medewerkers namen al op informele wijze het voortouw: ze begeleidden collega’s, verbeterden processen en coördineerden initiatieven tussen de regio’s. Maar dat werk bleef vaak onzichtbaar, ongezien en zonder ondersteuning, wat leidde tot een scheve werkverdeling en gemiste kansen voor innovatie.
Het kantelpunt: in kaart brengen wat er echt gebeurt
In 2018 vond een organisatiebreed kick-offevenement plaats om de overstap naar agile werken in gang te zetten. Na een inleiding werd het team gevraagd te stemmen over de vraag of ze samen de agile transformatie zouden aangaan. Iedereen moest daarvoor letterlijk gaan staan aan één kant van een op de grond getekend vlak met “voor” en “tegen”. De unanieme uitslag markeerde een kantelpunt in de ontwikkeling van IdéeSport.
Lucien herinnert zich het moment nog levendig:
“Uiteindelijk stond iedereen aan de kant van ‘ja, wij zijn voor wendbaarheid’. Dat liet zien dat alle medewerkers vanaf het begin betrokken waren. Dat is een cruciaal onderdeel van de agile mindset. Die stap fysiek en zichtbaar zetten bevestigde dat we allemaal aan dezelfde kant staan en aan hetzelfde touw trekken. Het was een krachtig symbolisch begin.”
Dat gaf IdéeSport de nodige vaart om een werkgroep wendbaarheid op te richten, met een tiental mensen, een externe coach en een interne kartrekker van de transformatie. Vanaf dat moment was duidelijk dat de knelpunten in de besluitvorming moesten verdwijnen en dat de organisatie sneller moest kunnen reageren. Daiana blikt terug op de begintijd van het veranderproces:
Een nieuwe manier van werken
In 2020 was IdéeSport klaar om de agile werkwijze te formaliseren. Geïnspireerd door wereldwijde frameworks voor zelfsturing nam de organisatie een rolgebaseerd besturingssysteem aan dat draait om de bedoeling, niet om hiërarchie. De visie was helder: laat energie en kunde samenvallen met verantwoordelijkheid, en geef mensen de structuur die ze nodig hebben om zichzelf te organiseren.
Maar er was een praktische horde. Rollen, verantwoordelijkheden en beslissingsrechten bijhouden in Word- en Excel-bestanden was traag en verwarrend. Bestanden stonden los van elkaar, verspreid over de harde schijven van de stichting. De teams hadden iets beters nodig: iets visueels, eenvoudigs en inclusiefs.
Lucien vertelde hoe de interne pilot met de rolgebaseerde organogramtool van Peerdom halverwege 2024 veel losmaakte. Tijdens de gratis proefperiode kreeg hij uit zichzelf hulp van het Peerdom-team. De centrale, interactieve visualisatie was meteen intuïtiever dan verspreide documenten, en de menselijke ondersteuning van Peerdom was cruciaal om de vaart erin te houden.
Lea Lehmann, die net was begonnen, zag de voordelen meteen: “Het hielp om gewoon in kaart te brengen wat er echt gebeurt. Het liet ons zien dat we veel meer werk doen dan we dachten, dingen die eerder gewoon onzichtbaar waren.”
Eind 2024 werd Peerdom uitgerold naar alle 50+ medewerkers. In elke cirkel houden documentalisten hun stukje van de kaart bij, zodat iedereen gedeeld en realtime zicht heeft op het werk dat er in de organisatie echt gebeurt.
Een organogram dat past bij een dynamisch team
Wendbaarheid is vandaag niet alleen een woord dat op hun bewegingsprogramma’s slaat: het zit ook in hun organogram. De organisatie draait op een netwerk van zelfsturende rollen, verdeeld over zo’n 17 cirkels. Die cirkels vallen uiteen in drie hoofdcategorieën:
- Geschäft: de regionale programma’s aansturen en rechtstreeks uitvoeren
- Dienstleistungen: financiën, HR, IT-ondersteuning, fondsenwerving en communicatie
- Koordination: alles op één lijn houden en geleerde lessen delen
Elke regionale cirkel (Deutsch-Ost, Deutsch-West, Romandie en Tessin) heeft dezelfde opbouw. Traditionele managers zijn er niet. Naast hun vakinhoudelijke rollen (blauw) nemen mensen teamrollen (wit) op zich, zoals Teamhost, HR-vertegenwoordiger of econoom. Die rollen verschillen in intensiteit, rouleren regelmatig, en wie ze vervult wordt binnen elk team samen bepaald.
Alle verantwoordelijkheden zijn nu realtime zichtbaar. In plaats van heen en weer te mailen of door verouderde bestanden te spitten, zien teamleden met een paar klikken wie wat doet. Regelmatige landelijke bijeenkomsten versterken de afstemming, en elk team heeft een rol als documentalist die de kaart van de eigen cirkel actueel houdt.
Tijdelijke werkgroepen voor projecten, zoals de relaunch van de website of een pilot met een nieuw jongerenprogramma, ontstaan moeiteloos en worden weer opgeheven zodra hun missie volbracht is. Daarnaast brengen praktijkgroepen collega’s uit alle regio’s samen die dezelfde expertrol vervullen (bijvoorbeeld specialisten MidnightSports). Zo stemmen ze af, stellen ze doelen en delen ze hun kennis.
De nieuwe structuur van IdéeSport ziet er niet alleen anders uit; ze werkt ook anders. Teams schakelen sneller, besluitvorming is verdeeld en samenwerken rust op duidelijkheid. Lea verwoordde het zo:
Meer impact met dezelfde mensen
De voordelen van wendbaarheid werden vooral duidelijk tijdens een budgetcrisis. In plaats van te wachten op besluiten van bovenaf, hielpen alle 50 medewerkers het antwoord vorm te geven. Cirkels bedachten zelfstandig besparingsideeën, stelden nieuwe inkomstenbronnen voor en pasten zich snel aan. Dat kon doordat hun nieuwe manier van werken decentraal handelen ondersteunde. Melanie, communicatieverantwoordelijke bij IdéeSport, blikt terug op die omslag:
Vandaag kan elk teamlid een project voorstellen, een werkgroep starten en een idee binnen een paar dagen tot leven brengen. Het resultaat is meer innovatie, meer bereik en meer jongeren die bereikt worden, zonder extra overhead.
Lucien vat het samen: “We bereiken meer mensen en bevorderen gezondheid effectiever, omdat onze agile structuur ons in staat stelt innovaties snel door te voeren.”
Wat we van IdéeSport leren
- Begin bij zichtbaarheid. Voordat je verandert hoe werk verdeeld wordt, kijk je eerst naar hoe het in de schaduw al gebeurt.
- Geef de rand de ruimte. Laat de mensen die het dichtst bij het werk staan voorop gaan. Regio voor regio, team voor team.
- Innovatie komt voort uit duidelijkheid. Als verwachtingen en rollen helder zijn, handelen mensen zelfverzekerder en creatiever.
- Meer impact vraagt niet om meer mensen. Soms heb je gewoon een nieuwe manier nodig om het potentieel van je huidige team te ontsluiten.
- Transformaties zijn nooit “af”. Zodra je begint, legt het proces nieuwe lagen bloot. Bij elke iteratie helpt wendbaarheid om zichtbaar te maken en op te lossen wat anders zou blijven vastzitten.
Wat zeker is: zelfsturing bij IdéeSport betekent dat de volle talenten van mensen nu gezien en ondersteund worden. En dat helpt hen op hun beurt om gezinnen en jongeren in Zwitserland met nog meer impact te bedienen.
Beeldbron: Stiftung IdéeSport
