Vrijwilligers versterken en een missiegedreven kerk vooruithelpen

Tijdens de wereldwijde pandemie van 2020 kreeg een Canadese kerk te maken met uitdagingen die veel verder reikten dan het virus.

Hamilton Church (niet de echte naam*) werd gekenmerkt door een cultuur van verkokering, conflictvermijding en organisatorische verwarring.

Vijf van de zeven voltijdpredikanten namen ontslag. De vrijwillige leiders van de kerk werden ouder, terwijl het kerkbezoek en de donaties terugliepen. Niemand had een helder beeld van de verschillende onderdelen van het kerkelijke ecosysteem van leiders, medewerkers en vrijwilligers - laat staan van hoe die samenwerkten.

De kerk leed onder chaotisch leiderschap en organisatorische wanorde.

Die problemen waren - en zijn - niet uniek voor Hamilton. Veel religieuze, liefdadige en missiegedreven niet-gouvernementele organisaties (ngo’s) worstelen met bestuur, operationele complexiteit en bureaucratische inefficiëntie.

Gelukkig bestaan er hulpmiddelen waarmee organisaties met een maatschappelijk doel een gezonde cultuur kunnen opbouwen en hun impact op de wereld kunnen vergroten. Tools om je organisatie in kaart te brengen, bijvoorbeeld, maken het werk beter zichtbaar en helpen leiders omgaan met uitdagingen die eigen zijn aan organisaties met een missie of met veel vrijwilligers.

Hamilton vond in de werkkaart van Peerdom precies het juiste hulpmiddel om in moeilijke tijden een weg vooruit uit te stippelen.

De kaart stelde de leiders van Hamilton vooral in staat zich een effectievere, efficiëntere organisatiestructuur voor te stellen, aldus een consultant in werkcultuur die Hamilton bij die ontwikkeling begeleidde.

Elena Andrews (niet haar echte naam*) zegt dat je met de kaart van Peerdom “de organisatie door een nieuwe lens bekijkt”. En dat, zegt ze, “laat je het potentieel zien in de mogelijkheden, én in de barrières en de blokkades”.

Licht op een ondoorzichtige organisatie

Hamilton Church is een 200 jaar oude kerk met een opmerkelijke geschiedenis. Maar in 2020 stond de kerk onder druk, en niet alleen door de pandemie die wereldwijd de erediensten stillegde. De gemeente van Hamilton was gekrompen tot zo’n 250 leden. Het vertrek van de vijf predikanten was een extra klap voor de organisatie.

De leiderschapscrisis werd versterkt doordat Hamilton een complexe organisatie was, en nog steeds is. Met 25 betaalde medewerkers kent de kerk allerlei “bedieningen”, zoals kindereducatie, vluchtelingenhulp en internationaal zendingswerk. Dankzij een ongewoon groot legaat beschikt ze over een jaarlijks exploitatiebudget van zo’n 3,5 miljoen dollar. Enkele tientallen vrijwilligers werken in verschillende bedieningen en aan andere initiatieven van de kerk.

Wat iedereen precies deed en hoe al die inspanningen samenhingen, was in 2020 echter een raadsel. Dat is een veelvoorkomend probleem in organisaties met een missie en veel vrijwilligers: zolang niet iedereen toegang krijgt tot gedeelde informatie over de operationele structuur, blijft het ingewikkeld en verwarrend.

“Niemand was erin geslaagd het ecosysteem in kaart te brengen”, herinnert Elena zich. “Het aantal commissies en actieve bedieningen dat we hadden, verschilde naargelang wie je het vroeg. Je kreeg allerlei antwoorden. Het was verwarrend.”

Elena begon in 2020 met Hamilton te werken en leidde het jaar daarop een strategisch initiatief om de gang van zaken in de kerk tegen het licht te houden.

Op een conferentie in 2020 hoorde ze over de kaartsoftware van Peerdom. “Zodra ik het zag, dacht ik: ‘Ja! Dit is wat ik nodig heb!’”

Elena en Hamilton gebruikten Peerdom om de bestuursstructuur, de bedieningen en de commissies van de kerk vast te leggen, inclusief de rollen van elke vrijwilliger en medewerker. De organisatiekaart die daaruit voortkwam, bracht alle onderdelen van de kerk in beeld, liet zien hoe ze in elkaar passen en welke rollen de leden vervullen.

Dat Peerdom teams weergeeft als geneste cirkels, en dat je die teams ook in een “uitgeklapte weergave” los van elkaar kunt bekijken, maakte creatief plannen mogelijk, zegt Elena. Anders dan traditionele organogramtools, die top-downhiërarchieën weerspiegelen, stelde de kaart de leiders van Hamilton in staat alternatieve bestuursvormen te verkennen, zoals sociocratie.

Zittingstermijnen en ambtsduur bijhouden

Naast de broodnodige zichtbaarheid van het werk binnen Hamilton hielp de organisatiekaart de kerk ook bij een probleem dat typisch is voor democratisch bestuurde vrijwilligersorganisaties.

Hamilton kent veel rollen waarvoor de leden van een bediening of commissie worden gekozen. Ze bekleden hun functie vervolgens voor uiteenlopende termijnen, afhankelijk van het reglement van de commissie. Met meer dan een dozijn bedieningen - en veel vrijwilligers en gemeenteleden die in meer dan één ervan actief zijn - is het ingewikkeld om bij te houden hoelang iemand ergens zit en wie waar betrokken is.

Met de Verkiezingen-app van Peerdom vonden ze een eenvoudige manier om grip te houden op termijnen en zittingsduur. En ze wisten wie binnenkort weer vrij zou zijn om zich elders in te zetten.

De Verkiezingen-app onderscheidt gekozen rollen met een klein pijltje, zodat ze visueel opvallen. De app biedt ook een tijdlijnweergave die alle gekozen rollen samenvat en aankomende of achterstallige verkiezingen uitlicht. Dat helpt bij het plannen van de bedieningen, zegt Elena. Het maakt duidelijk dat wie zich kandidaat stelt voor een leidende vrijwilligersrol, die niet voor het leven hoeft te vervullen. En het herinnert de bestuurders van Hamilton eraan dat verschillende commissies elk jaar nieuwe leiders moeten kiezen.

“Je ziet het in één oogopslag”, zegt Elena. “Je merkt op: ‘O, de rol van griffier komt binnenkort weer ter verkiezing’ of ‘Oei, de termijnen van al onze ouderlingen lopen af. We kunnen maar beter beginnen met het voordragen van nieuwe ouderlingen.’”

Op zoek naar efficiënter gebruik van middelen

Peerdom hielp Hamilton met nog een uitdaging die veel non-profitorganisaties kennen: bureaucratische verspilling opsporen en wegnemen. Ngo’s nemen in tijden van ruime financiering makkelijk meer mensen aan dan nodig is. En naarmate liefdadige organisaties en organisaties met een missie groeien, wordt het lastiger om dubbel werk en een opgeblazen apparaat te voorkomen.

Hamilton was een extreem voorbeeld. Een doorsneekerk met 250 gemeenteleden heeft maar drie of vier voltijdmedewerkers nodig. Hamilton had er in 2020 25 in betaalde dienst. Dat aantal weerspiegelde de middelen waarover de kerk beschikte, waaronder een omvangrijk trustfonds.

Toch was het moeilijk in te schatten of Hamilton efficiënter kon draaien, herinnert Elena zich.

“Er werd gesproken over de vraag of we overbezet waren voor een gemeente van deze omvang”, zegt Elena.

Uiteindelijk stroomlijnde de kerk haar werking. Door met de Peerdom-kaart te experimenteren met verschillende scenario’s en verschillende verdelingen van rollen konden Elena en Hamilton het aantal predikantsposities terugbrengen van zeven en een half (er was een deeltijdpredikant) naar vijf en een half. Dat is een vermindering van 27 procent.

De waarden waarmaken

Peerdom maakte deel uit van een breder initiatief om Hamilton Church nieuw leven in te blazen. De organisatie ondervroeg ook verschillende betrokkenen over de diepere waarden die hen naar Hamilton hadden gebracht, en over wat ze in de kerk misten.

Een van de bevindingen van dat onderzoek was het verlangen naar een gedeelde visie. Respondenten wilden ook meer vertrouwen, eerlijkheid en open communicatie. Die waarden, kenmerkend voor veel non-profitorganisaties met een missie, kwamen bij Hamilton onvoldoende tot uiting, mede doordat de kerk geen effectieve hulpmiddelen voor transparantie had.

“Peerdom hielp de medewerkers en de vrijwillige leiding van Hamilton om wederzijds begrip, vertrouwen en openheid op te bouwen”, zegt Elena.

Volgens Elena hebben Peerdom en het bredere werk aan de cultuurverandering een positieve uitwerking gehad op Hamilton.

Ze herinnert zich een gesprek eind 2022 met een van de “ouderlingen” van de kerk, een leek met een leidinggevende verantwoordelijkheid:

“Rond de kerst kwam hij naar me toe en zei: ‘Hamilton is niet meer dezelfde plek als vroeger.’ Ik zei: ‘Wat bedoel je?’ En hij zei: ‘Het is niet één ding. Het voelt hier gewoon beter.’”

*We hebben de naam van de kerk en die van de consultant die met haar werkte veranderd vanwege de gevoelige interne kwesties die in dit artikel aan bod komen.