Donner du pouvoir d'agir aux bénévoles et servir une mission porteuse de sens

Pendant la pandémie mondiale de 2020, une église canadienne a traversé des difficultés qui dépassaient largement le virus.

L’église de Hamilton (ce n’est pas son vrai nom*) se caractérisait par une culture de fonctionnement en silos, d’évitement des conflits et de confusion organisationnelle.

Cinq des sept pasteur·e·s à plein temps ont démissionné. Les responsables bénévoles de l’église vieillissaient, tandis que la fréquentation et les dons diminuaient. Personne n’avait une vision claire des différentes composantes de cet écosystème fait de responsables, de personnel salarié et de bénévoles - et encore moins de la façon dont elles s’articulaient.

L’église souffrait d’un chaos à sa tête et d’un désordre organisationnel.

Ces problèmes n’étaient pas, et ne sont toujours pas, propres à Hamilton. De nombreuses organisations non gouvernementales (ONG) religieuses, caritatives ou portées par une mission rencontrent des difficultés liées à la gouvernance, à la complexité opérationnelle et à l’inefficacité bureaucratique.

Heureusement, il existe des ressources pour aider les organisations à mission à développer une culture saine et à accroître leur impact sur le monde. Les outils de cartographie organisationnelle, par exemple, améliorent la visibilité sur l’ensemble des activités et aident les responsables à affronter les défis propres aux organisations à mission ou animées par des bénévoles.

Hamilton, justement, a trouvé dans la carte du travail de Peerdom l’outil qu’il lui fallait pour tracer sa route dans une période difficile.

La carte a notamment permis aux responsables de Hamilton d’imaginer une structure organisationnelle plus efficace et plus efficiente, selon une consultante en culture de travail qui a accompagné Hamilton dans son évolution.

Elena Andrews (ce n’est pas son vrai nom*) explique que la carte de Peerdom « vous permet de regarder l’organisation à travers un nouveau prisme ». Et, ajoute-t-elle, « cela vous permet de voir le potentiel dans les possibilités, dans les barrières et dans les blocages ».

Éclairer une organisation opaque

L’église de Hamilton est une paroisse deux fois centenaire, à l’histoire remarquable. Mais en 2020, elle était sous tension, et pas seulement à cause de la pandémie qui a suspendu les offices religieux partout dans le monde. L’assemblée de Hamilton n’avait cessé de se réduire, jusqu’à environ 250 membres. Le départ des cinq pasteur·e·s a porté un coup supplémentaire à l’organisation.

La crise de gouvernance était amplifiée par le fait que Hamilton était, et demeure, une organisation complexe. Avec 25 salarié·e·s, elle abrite toute une variété de « ministères » : éducation des enfants, accueil des personnes réfugiées, missions internationales. Grâce à une dotation exceptionnellement importante, elle dispose d’un budget de fonctionnement annuel d’environ 3,5 millions de dollars. Plusieurs dizaines de bénévoles interviennent dans les différents ministères et sur d’autres initiatives de l’église.

Mais qui faisait exactement quoi, et comment ces efforts s’articulaient, restait un mystère en 2020. C’est un problème courant dans les organisations à mission qui comptent beaucoup de bénévoles : tant que tout le monde n’a pas accès à une information partagée sur la structure opérationnelle, celle-ci reste compliquée et déroutante.

« Personne n’avait réussi à cartographier l’écosystème », se souvient Elena. « Le nombre de comités et de ministères actifs variait selon la personne à qui l’on posait la question. Les réponses étaient multiples. C’était déroutant. »

Elena a commencé à travailler avec Hamilton en 2020 et a piloté, l’année suivante, une démarche stratégique de revue du fonctionnement de l’église.

Elle a découvert le logiciel de cartographie de Peerdom lors d’une conférence en 2020. « Dès que je l’ai vu, je me suis dit : “Oui ! C’est exactement ce qu’il me faut !” »

Elena et Hamilton ont utilisé Peerdom pour documenter la structure de gouvernance de l’église, ses ministères et ses comités, y compris les rôles de chaque bénévole et de chaque salarié·e. La carte de l’organisation ainsi obtenue a fait apparaître toutes les composantes de l’église, la façon dont elles s’emboîtent et les rôles occupés par ses membres.

Les cercles imbriqués que Peerdom utilise pour représenter les équipes, et la possibilité de les afficher en « vue dépliée », où chaque équipe apparaît isolément des autres, ont ouvert la voie à une planification créative, raconte Elena. Contrairement aux outils d’organigramme classiques, qui reproduisent des hiérarchies descendantes, la carte a permis aux responsables de Hamilton d’envisager d’autres structures de gouvernance, comme la sociocratie.

Suivre les mandats et leur durée

Au-delà de la visibilité dont Hamilton avait tant besoin sur son fonctionnement, la carte de l’organisation a aussi aidé l’église à résoudre un problème classique des organisations bénévoles à gouvernance démocratique.

Hamilton compte de nombreux rôles dont les titulaires, au sein d’un ministère ou d’un comité, sont élu·e·s. Ils et elles exercent ensuite leur mandat pour des durées variables, fixées par les statuts du comité. Avec plus d’une douzaine de ministères - et beaucoup de bénévoles et de membres de l’assemblée actif·ve·s dans plusieurs d’entre eux - suivre la durée des mandats et savoir qui intervient où devient compliqué.

Avec l’application Élections de Peerdom, ils ont trouvé un moyen simple de garder la maîtrise des limites de mandat et de leur durée. Et de savoir qui serait bientôt disponible pour s’engager ailleurs.

L’application Élections signale les rôles électifs par une petite flèche, ce qui les distingue visuellement. Elle propose aussi une vue chronologique qui récapitule tous les rôles électifs et met en évidence les élections à venir ou en retard. L’application facilite la planification des ministères, explique Elena. Elle montre bien que se porter candidat·e à une responsabilité bénévole n’oblige pas à l’exercer à vie. Et elle rappelle aux responsables de Hamilton que différents comités devront élire de nouvelles personnes chaque année.

« On a une vue d’un seul coup d’œil », dit Elena. « On se rend compte que “tiens, le rôle de secrétaire arrive en réélection”, ou “eh bien, les mandats de tous nos anciens arrivent à échéance. On ferait mieux de lancer le processus de nomination des anciens”. »

Vers un usage plus efficient des ressources

Peerdom a aidé Hamilton sur un autre défi commun aux organisations à but non lucratif : repérer et supprimer le gaspillage bureaucratique. Il est facile, pour une ONG, d’embaucher plus que nécessaire quand les financements abondent. Et plus les organisations caritatives et à mission grandissent, plus il devient difficile d’éviter les doublons et l’inflation des structures.

Hamilton en était un cas extrême. Dans une église classique de 250 fidèles, trois ou quatre postes à plein temps suffisent. Hamilton comptait 25 salarié·e·s en 2020. Ce chiffre reflétait les moyens dont elle disposait, dont un important fonds de dotation.

Restait à savoir si Hamilton pouvait fonctionner plus efficacement, se souvient Elena.

« On se demandait si nous étions en sureffectif pour une assemblée de cette taille », raconte Elena.

L’église a fini par rationaliser son fonctionnement. En utilisant la carte Peerdom pour tester différents scénarios et différentes répartitions des rôles, Elena et Hamilton ont pu ramener le nombre de postes de pasteur·e de sept et demi (l’un des postes était à temps partiel) à cinq et demi. Soit une réduction de 27 pour cent.

Vivre les valeurs

Peerdom s’inscrivait dans une démarche plus large visant à faire renaître la vitalité de l’église de Hamilton. L’organisation a également interrogé ses différentes parties prenantes sur les valeurs profondes qui les avaient attirées à Hamilton, et sur ce qui manquait à la paroisse.

L’enquête a notamment fait apparaître un désir de vision partagée. Les personnes interrogées souhaitaient aussi davantage de confiance, d’honnêteté et de communication ouverte. Ces valeurs, communes à beaucoup d’organisations à but non lucratif portées par une mission, ne s’exprimaient pas pleinement à Hamilton, en partie parce que l’église ne disposait pas d’outils efficaces de transparence.

« Peerdom a aidé le personnel de Hamilton et les responsables bénévoles à construire une compréhension mutuelle, de la confiance et de l’ouverture », dit Elena.

Pour Elena, Peerdom et le travail plus large de transformation culturelle ont eu un impact positif à Hamilton.

Elle se souvient d’une conversation, fin 2022, avec l’un des « anciens » de l’église, un laïc investi d’une responsabilité :

« Il est venu me voir aux alentours de Noël et m’a dit : “Hamilton n’est plus le même endroit qu’avant.” Je lui ai demandé : “C’est-à-dire ?” Et il m’a répondu : “Ce n’est pas une chose en particulier. On s’y sent simplement mieux.” »

*Nous avons modifié le nom de l’église et celui de la consultante qui l’a accompagnée, en raison des sujets internes sensibles évoqués dans l’article.