Freiwillige stärken und eine sinnstiftende Mission voranbringen

Während der weltweiten Pandemie von 2020 erlebte eine kanadische Kirche Herausforderungen, die weit über das Virus hinausgingen.

Die Hamilton Church (nicht ihr echter Name*) war geprägt von einer Kultur aus Silodenken, Konfliktvermeidung und organisatorischer Unklarheit.

Fünf von sieben vollzeitlich angestellten Pfarrpersonen kündigten. Die ehrenamtlichen Leitungspersonen der Kirche wurden älter, während Gottesdienstbesuch und Spenden zurückgingen. Niemand hatte ein klares Bild von den einzelnen Teilen dieses Ökosystems aus Leitung, Angestellten und Freiwilligen - geschweige denn davon, wie sie zusammenwirkten.

Die Kirche litt unter Führungschaos und organisatorischer Unordnung.

Diese Probleme waren und sind nicht einzigartig für Hamilton. Viele religiöse, gemeinnützige und sinngetriebene Nichtregierungsorganisationen (NGO) kämpfen mit Fragen der Governance, mit operativer Komplexität und mit bürokratischer Ineffizienz.

Zum Glück gibt es für sinngetriebene Organisationen Mittel und Wege, eine gesunde Kultur zu entwickeln und ihre Wirkung in der Welt zu verbessern. Werkzeuge für Organisationskarten zum Beispiel schaffen Durchblick über den gesamten Betrieb und helfen Leitungspersonen, genau jene Herausforderungen zu meistern, die für sinngetriebene oder ehrenamtlich getragene Organisationen typisch sind.

Hamilton etwa fand in Peerdoms Arbeitskarte genau das richtige Werkzeug, um sich in schwierigen Zeiten einen Weg nach vorn zu bahnen.

Vor allem versetzte die Karte die Verantwortlichen von Hamilton in die Lage, sich eine wirksamere und effizientere Organisationsstruktur vorzustellen - so beschreibt es eine Beraterin für Arbeitskultur, die Hamilton bei seiner Entwicklung begleitete.

Elena Andrews (nicht ihr echter Name*) sagt, Peerdoms Karte “erlaubt es dir, die Organisation durch eine neue Linse zu betrachten.” Und das wiederum, sagt sie, “erlaubt es dir, das Potenzial in den Möglichkeiten zu sehen - und ebenso die Barrieren und Blockaden.”

Licht in eine undurchsichtige Organisation bringen

Die Hamilton Church ist eine 200 Jahre alte Kirche mit bemerkenswerter Geschichte. Doch 2020 stand sie unter Druck, und nicht nur wegen der Pandemie, die Gottesdienste rund um die Welt zum Erliegen brachte. Die Gemeinde von Hamilton war geschrumpft, auf rund 250 Mitglieder. Ein weiterer Schlag für die Organisation war der Weggang der fünf Pfarrpersonen.

Verschärft wurde die Führungskrise dadurch, dass Hamilton eine komplexe Organisation war und ist. Mit 25 bezahlten Angestellten unterhält sie ganz unterschiedliche “Dienste”, von Kinderbildung über Flüchtlingshilfe bis zu internationaler Missionsarbeit. Dank einer ungewöhnlich grossen Stiftung verfügt sie über ein jährliches Betriebsbudget von rund 3,5 Millionen Dollar. Mehrere Dutzend Freiwillige arbeiten in verschiedenen Diensten und weiteren Initiativen der Kirche mit.

Was genau alle taten und wie ihre Arbeit zusammenhing, blieb 2020 allerdings ein Rätsel. Das ist ein verbreitetes Problem in sinngetriebenen Organisationen mit vielen Freiwilligen: Solange nicht alle Zugang zu gemeinsamen Informationen über die operative Struktur haben, bleibt sie kompliziert und verwirrend.

“Niemand hatte das Ökosystem je erfolgreich kartiert”, erinnert sich Elena. “Wie viele Ausschüsse und aktive Dienste wir hatten, hing davon ab, wen man fragte. Es gab verschiedenste Antworten. Es war verwirrend.”

Elena begann 2020 mit Hamilton zu arbeiten und leitete im Jahr darauf eine strategische Initiative, um den Betrieb der Kirche zu durchleuchten.

Von Peerdoms Software zum Kartografieren erfuhr sie 2020 an einer Konferenz. “Kaum hatte ich sie gesehen, dachte ich: ‘Ja! Genau das brauche ich!’”

Elena und Hamilton nutzten Peerdom, um die Governance-Struktur, die Dienste und die Ausschüsse der Kirche zu dokumentieren, samt den Rollen jeder freiwilligen und angestellten Person. Die daraus entstandene Organisationskarte machte alle Bestandteile der Kirche sichtbar, zeigte, wie sie zusammenpassen, und wer welche Rollen innehat.

Dass Peerdom Teams über verschachtelte Kreise darstellt und diese Teams wahlweise in einer “erweiterten Ansicht” zeigt, in der jedes Team losgelöst von allen anderen für sich steht, ermöglichte kreatives Planen, sagt Elena. Anders als klassische Werkzeuge für Organigramme, die Hierarchien von oben nach unten abbilden, erlaubte die Karte den Verantwortlichen von Hamilton, sich alternative Governance-Strukturen wie die Soziokratie vorzustellen.

Amtszeiten und Amtsdauer im Blick behalten

Die Organisationskarte verschaffte Hamilton nicht nur den dringend nötigen Durchblick über den eigenen Betrieb, sie half der Kirche auch bei einem Problem, das typisch ist für ehrenamtlich getragene Organisationen mit demokratischer Governance.

Hamilton kennt viele Rollen, in die Mitglieder eines Dienstes oder eines Ausschusses gewählt werden. Sie bekleiden ihr Amt dann unterschiedlich lange, je nach Statuten des Ausschusses. Bei mehr als einem Dutzend Diensten - mit vielen Freiwilligen und Gemeindemitgliedern, die in mehreren davon aktiv sind - ist es kompliziert, Amtsdauern und Zuständigkeiten nachzuhalten.

Mit Peerdoms Wahlen-App fanden sie einen einfachen Weg, Amtszeiten und Amtsdauern im Griff zu behalten. Und sie wussten, wer bald wieder frei wäre, um sich anderswo zu engagieren.

Die Wahlen-App hebt gewählte Rollen mit einem kleinen Pfeil hervor und setzt sie so optisch ab. Sie bietet ausserdem eine Zeitleistenansicht, die alle gewählten Rollen zusammenfasst und anstehende oder überfällige Wahlen sichtbar macht. Die App hilft bei der Planung der Dienste, sagt Elena. Sie macht deutlich, dass eine ehrenamtliche Leitungsaufgabe nicht bedeutet, sie ein Leben lang ausüben zu müssen. Und die Verantwortlichen von Hamilton werden daran erinnert, dass diverse Ausschüsse jedes Jahr neue Leitungspersonen wählen müssen.

“Man sieht alles auf einen Blick”, sagt Elena. “Dir fällt auf: ‘Oh, die Rolle der Schriftführung steht zur Wiederwahl an’ oder ‘Wow, bei allen unseren Ältesten läuft die Amtszeit aus. Wir starten besser das Nominationsverfahren für die Ältesten.’”

Auf der Suche nach einem effizienteren Einsatz der Mittel

Peerdom half Hamilton bei einer weiteren Herausforderung, die viele Non-Profit-Organisationen kennen: bürokratischen Leerlauf erkennen und abstellen. NGO stellen in Zeiten üppiger Finanzierung schnell mehr Leute ein als nötig. Und je grösser gemeinnützige und sinngetriebene Organisationen werden, desto schwieriger wird es, Doppelspurigkeiten und aufgeblähte Abläufe zu verhindern.

Hamilton war ein extremes Beispiel. In einer typischen Kirche mit 250 Gemeindemitgliedern braucht es nur drei oder vier Vollzeitstellen. Hamilton hatte 2020 deren 25. Diese Zahl spiegelte die Mittel wider, über die die Kirche verfügte, darunter ein grosser Treuhandfonds.

Trotzdem war schwer zu beurteilen, ob sich Hamilton effizienter führen liesse, erinnert sich Elena.

“Es gab Gespräche darüber, ob wir für eine Gemeinde dieser Grösse überbesetzt waren”, sagt Elena.

Am Ende verschlankte die Kirche ihren Betrieb. Mit der Peerdom-Karte spielten Elena und Hamilton verschiedene Szenarien und Rollenverteilungen durch und konnten so die Zahl der Pfarrstellen von siebeneinhalb (es hatte eine Teilzeit-Pfarrperson gegeben) auf fünfeinhalb senken. Das entspricht einer Reduktion um 27 Prozent.

Die Werte leben

Peerdom war Teil einer breiteren Initiative, um die Hamilton Church wieder zum Leben zu erwecken. Die Organisation befragte ausserdem verschiedene Anspruchsgruppen nach den tieferen Werten, die sie zu Hamilton geführt hatten, und danach, was der Kirche fehlte.

Eines der Ergebnisse der Umfrage war der Wunsch nach einer gemeinsamen Vision. Die Befragten wünschten sich zudem mehr Vertrauen, mehr Ehrlichkeit und offenere Kommunikation. Diese Werte, typisch für viele sinngetriebene, gemeinnützige Organisationen, waren bei Hamilton nicht vollständig gelebt worden, auch weil der Kirche wirksame Werkzeuge für Transparenz fehlten.

“Peerdom half den Angestellten und der ehrenamtlichen Leitung von Hamilton, gegenseitiges Verständnis, Vertrauen und Offenheit aufzubauen”, sagt Elena.

Elena sagt, Peerdom und die umfassendere Arbeit an der Kultur hätten bei Hamilton spürbar etwas bewirkt.

Sie erinnert sich an ein Gespräch Ende 2022 mit einem der “Ältesten” der Kirche, einer Person aus der Gemeinde mit Leitungsverantwortung:

“Er kam um die Weihnachtszeit auf mich zu und sagte: ‘Hamilton ist nicht mehr derselbe Ort wie früher.’ Ich sagte: ‘Wie meinst du das?’ Und er sagte: ‘Es ist nicht eine einzelne Sache. Es fühlt sich hier einfach besser an.’”

*Wir haben den Namen der Kirche und der Beraterin, die mit ihr gearbeitet hat, geändert, weil im Artikel sensible interne Themen zur Sprache kommen.